- 1) Підстава для прийняття на роботу
- 2) Доказ у спорах про зміну істотних умов праці та оплати
- 3) Документальне підтвердження при звільненні за скороченням
- 4) Повернення до штатного розпису посади, яку було скорочено
Нагадаємо, що до 28 серпня 2025 року складання штатного розпису та внесення до нього змін для актуалізації було обов’язком роботодавців. З 28 серпня 2025 року кожне підприємство (а тим паче ФОПи) самостійно вирішуватимуть, потрібен їм такий документ чи ні. Але Мінекономіки вважає, що штатний розпис і зараз потрібно мати кожному роботодавцю.
Про те, що зі штатним розписом після 28 серпня 2025 року, читайте у статтях:
- З 28 серпня штатний розпис стане необов'язковим: що робити роботодавцям?
- Обов’язковий штатний розпис скасовується з 28 серпня 2025 року! Що замість нього?
- Штатний розпис треба буде складати і після 28 серпня: позиція Мінекономіки
- Лист Мінекономіки від 19.08.2025 №4701-05/55169-09 «Про надання роз’яснення» (щодо обов’язковості затвердження штатного розпису на підприємстві)
Адвокатка Ганна Лисенко у своєму Телеграм-каналі, зауважила: штатний розпис — це не просто таблиця з посадами та цифрами. Для роботодавця це робочий інструмент управління персоналом, а для юриста — повноцінний доказ у трудових спорах і під час кадрових перевірок.
1) Підстава для прийняття на роботу
Наявність вакантної посади у штатному розписі є передумовою для прийняття нового працівника. Кадрова служба добирає персонал саме на вакантні посади, передбачені штатним розписом. Якщо потрібної посади у штатному розписі немає, роботодавець спершу вносити зміни до розпису (створює нову посаду) і лише потім оформлює прийняття на роботу. Таким чином, штатний розпис формалізує структуру і не дозволяє “довільно” створювати посади без відповідного рішення керівника.
2) Доказ у спорах про зміну істотних умов праці та оплати
Зміна структури підприємства часто тягне за собою зміну істотних умов праці для працівників (ст. 32 КЗпП). Наприклад, зміну посадових обов'язків, перейменування посади або зменшення окладу. У таких справах суди також звертаються до штатного розпису: перевіряють, чи відбулися відповідні зміни у “штатці” (чи змінено назву посади, її категорію, розмір посадового окладу тощо).
Верховний Суд у Постанові від 24.01.2024 у справі №758/8646/20 встановив, що працівника перевели на іншу посаду з меншим окладом саме через введення нової організаційної структури та відповідні зміни у штатному розписі. Водночас у наказі про звільнення було зазначено іншу підставу – відмову від зміни умов оплати праці, встановлених внутрішнім актом (без прив'язки до штатного розпису). Це дало суду підстави критично оцінити дії роботодавця. Таким чином, будь-яке коригування посад чи окладів має бути закріплене у штатному розписі, інакше роботодавцю важко довести законність таких змін.
3) Документальне підтвердження при звільненні за скороченням
Однією з найпоширеніших підстав звільнення є скорочення штату або чисельності (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП). У таких спорах суди обов'язково перевіряють, чи справді відбулися зміни в організації виробництва і праці – зокрема, чи було фактично скорочено посади чи кількість працівників, чи змінилась структура тощо.
Верховний Суд у постановах від 18.08.2021 №659/51/20, від 02.10.2019 №127/1778/18, від 04.03.2021 №753/11171/19, від 31.03.2021 №554/3264/18 неодноразово наголошував, що у справах про вивільнення суди мають здійснювати порівняння штатних розписів: для встановлення реальних змін в організації виробництва і праці; для встановлення реального скорочення чисельності або штату працівників; для встановлення вакантних посад на момент попередження працівника про вивільнення та на момент його звільнення.
4) Повернення до штатного розпису посади, яку було скорочено
У разі прийняття судом рішення про визнання незаконним звільнення за скороченням та поновлення на роботі повернення посади (поновлення на посаді) відбувається:
- або впровадженням посади скороченого працівника шляхом внесення змін у штатний розпис та поновлення працівника на раніше обійманій посаді, тобто видати наказ про внесення змін на підставі рішення суду,
- або шляхом поновлення на рівнозначній посаді (яка є у штатному розписі).
Про це неодноразово писав Верховний Суд у Постановах від 21.05.2025 у справі №357/2597/22, №947/25509/21, №947/9470/21, №947/1843/21.
Таким чином, штатний розпис у 2026 році — це не формальність і не «пережиток минулого», а ключовий юридичний та управлінський документ роботодавця. Саме він лежить в основі законного прийняття, переведення, зміни умов праці та звільнення працівників, а також є одним із головних доказів у трудових спорах і під час перевірок.
***
Читайте також:
- Як підняти посадовий оклад у 2026 році: 6 підстав для підвищення, зразки наказів та чекліст для роботодавця
- Питання штатного розпису врегулюють у КЗпП: новий законопроєкт
- Зарплата в Україні-2026: мінімальний розмір, нарахування, утримання, розрахунок, строки виплати (+8 прикладів)
- Штатний розпис-2026: як правильно формувати?