Нацполіція запитує документи про бронювання працівників: поради роботодавцям від редакції

1. Чому поліція почала перевіряти бронювання працівників? 
2. Чи треба відповідати на такі листи?
3. Які ситуації фіктивного працевлаштування та бронювання вже знаходила поліція?
4. Чи має Нацполіція право запитувати кадрові документи?
5. Чи не порушують такі запити захист персональних даних працівників? 
6. Як документи передавати і як само?
7. Що робити підприємству після отримання листа?

Чому поліція почала перевіряти бронювання працівників? 

За інформацією роботодавців, поліція розпочала запитувати у них перелік заброньованих працівників, кадрові документи, табелі обліку робочого часу та матеріали, на підставі яких підприємству надали статус критично важливого. Такі звернення пояснюються перевіркою можливого фіктивного працевлаштування для оформлення бронювання.

Чи треба відповідати на такі листи?

У деяких листах, про які повідомляють роботодавці, відсутні номер кримінального провадження, кваліфікація можливого правопорушення, дані слідчого або конкретний строк для відповіді.

Відсутність номера кримінального провадження чи кваліфікації сама по собі не доводить незаконність запиту. Однак підприємство має перевірити, чи зазначено в листі орган-заявник, посадову особу та її повноваження, конкретний перелік запитуваних документів або відомостей, мету їх отримання і правову підставу запиту.

Також слід пам'ятати, що формулювання «надати в найкоротший термін» не визначає конкретної дати для передання документів.

Приклад запиту від національної поліції до підприємства

Як бачимо, поліція цікавиться такими документами:

• перелік працівників, щодо яких оформлювали бронювання у 2023–2026 роках;
• накази або розпорядження про прийняття на роботу;
• письмові трудові договори чи контракти — за наявності;
• табелі обліку використання робочого часу;
• документи, що підтверджують критичність підприємства відповідно до постанови КМУ від 27.01.2023 №76.

Такий лист не варто залишати без відповіді. Підприємству слід перевірити його справжність, з’ясувати підстави запиту та надати обґрунтовану відповідь. 

Які ситуації фіктивного працевлаштування та бронювання вже знаходила поліція?

Тема фіктивного працевлаштування та незаконного бронювання вже фігурувала в офіційних повідомленнях Нацполіції.

Випадок 1

29 січня 2026 року Департамент стратегічних розслідувань Нацполіції повідомив про викриття 31 корупційної схеми та схеми ухилення від військової служби. Із них шість стосувалися фіктивного працевлаштування для бронювання або навчання, самовільного залишення частини, коригування даних у системі «Оберіг» та інших способів ухилення від служби.

Серед викритих схем поліція назвала:

• 12 схем оформлення фіктивних діагнозів і рішень ВЛК;
• 6 схем, пов’язаних із фіктивним працевлаштуванням для бронювання або навчання, самовільним залишенням частини та коригуванням даних у системі «Оберіг»;
• 3 схеми незаконного перетину державного кордону.

За даними Нацполіції, підозру отримали 52 особи.

Суми винагород за вирішення таких питань, за інформацією поліції, коливалися від 1 000 до 15 000 доларів США.

Випадок 2

17 березня 2026 року поліція Києва повідомила про підозру підприємцю, який обіцяв зняти військовозобов’язаного з розшуку та забезпечити фіктивне працевлаштування на критично важливе підприємство з подальшим бронюванням.

Випадок 3

26 червня 2026 року Нацполіція спільно зі СБУ повідомила про 7 викритих схем ухилення від мобілізації в різних регіонах України. Серед них — незаконне оформлення відстрочок через фіктивне працевлаштування до закладу освіти.

Чи має Нацполіція право запитувати кадрові документи?

Підпункт 2 пункту 6 Положення про Національну поліцію надає Нацполіції право одержувати від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, їх посадових осіб, громадян та їх об’єднань інформацію, документи й матеріали, необхідні для виконання покладених на неї завдань. Якщо документи витребовують у межах кримінального провадження, процесуальною підставою може бути частина друга статті 93 КПК України.

Тобто, отримати кадрові документи у поліції право є. Але надаватися такі документи роботодавцями мають в порядку, встановленому законодавством.

Нацполіція має звернутися офіційно, надати принаймні листа, який дає змогу встановити, хто саме звертається, у межах яких повноважень, які документи або дані потрібні та для якої мети. Якщо слідство потребує примусового доступу до документів або їх вилучення, застосовують процедуру тимчасового доступу на підставі ухвали слідчого судді чи суду.

Чи не порушують такі запити захист персональних даних працівників? 

Накази про прийняття на роботу, табелі, трудові договори, контракти, розрахункові документи та відомості про бронювання містять персональні дані, якщо за ними можна ідентифікувати працівника.

Персональними даними є відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яку ідентифіковано або можна ідентифікувати. Таке визначення містить абзац десятий статті 2 Закону України «Про захист персональних даних» №2297-VI.

Роботодавець, який визначає мету обробки персональних даних працівників, склад кадрових документів і порядок їх використання, є володільцем персональних даних. Розпорядником є особа, яка обробляє такі дані від імені володільця на підставі закону або письмового договору.

Передання поліції копій кадрових документів є поширенням персональних даних, тобто передачею відомостей про працівника іншій особі. За загальним правилом персональні дані поширюють за згодою працівника. Без згоди їх можна передати лише у випадках, визначених законом, за умови, що це необхідно в інтересах національної безпеки, економічного добробуту або прав людини. Це передбачено частинами першою та другою статті 14 Закону №2297-VI.

Частина перша статті 16 Закону №2297-VI визначає, що порядок доступу третьої особи до персональних даних установлюють умовами згоди працівника або вимогами закону. Отримання листа від Нацполіції не звільняє роботодавця від обов’язку перевірити норму закону, на підставі якої запитують доступ до даних.

Як документи передавати і як само?

Роботодавець не повинен одразу передавати весь масив документів щодо всіх працівників, якщо зі змісту запиту неможливо встановити:

• точний перелік потрібних документів;
• коло працівників, яких стосується запит;
• період, за який витребовують інформацію;
• мету витребування кожного виду документа.

Підприємство не може відмовитися від виконання норм законодавства. Водночас до передання документів роботодавець має з’ясувати:

• хто саме витребовує документи;
• у межах якого кримінального провадження або іншої процедури надіслано запит;
• яких працівників і періодів стосується запит;
• навіщо потрібен кожен вид документа;
• яким способом потрібно передати інформацію;
• який строк установлено для відповіді.

Що робити підприємству після отримання листа?

Як ми зазначили вище, лист поліції не слід залишати без відповіді. Водночас не потрібно одразу передавати весь кадровий архів щодо всіх заброньованих працівників.

Перед підготовкою відповіді підприємству варто діяти за таким алгоритмом:

1. перевірити реквізити звернення; 
2. встановити правову та процесуальну підставу запиту; 
3. визначити обсяг запитуваних відомостей; 
4. надати обґрунтовану відповідь. Якщо в листі бракує відомостей для передання документів, підприємство може попросити уточнити правову підставу запиту, перелік працівників, перелік документів, строк і спосіб їх надання.
5. залучити юриста або адвоката. Фахівець допоможе оцінити процесуальну підставу запиту, визначити допустимий обсяг передання персональних даних, підготувати відповідь і зменшити ризик передання зайвих документів.