Особова картка працівника (форма №П-2) у 2026 році: добровільне ведення та практичні рекомендації

1. Особові картки – вести чи не вести?
2. Для чого потрібна особова картка, якщо не для військового обліку?
3. Чи можна вести особову картку в електронній формі?
4. На яких фізосіб особові картки оформлювати, а на кого не потрібно?
5. В який строк слід заповнити особову картку №П-2?
6. Чи обов’язково мати фотокартку працівника в особовій картці?
7. Алгоритм заповнення форми №П-2
8. Як змінити дані в особовій картці?
9. Що робити, якщо не вистачає місця в розділі «Відпустки» чи «Призначення та переведення»?

Особові картки – вести чи не вести?

Тривалий час особові картки за формою №П-2 були обов’язковою частиною кадрового обліку будь-якого підприємства. Однак зараз їх ведення здійснюється виключно на добровільних підставах.

Держпраці це пояснює наступним чином:

Типова форма П-2 затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656 (далі – Наказ №495/656).

Як зазначено в преамбулі Наказу №495/656 ця редакція форми №П-2 потрібна для цілей статистики та ведення військового обліку на підприємстві.

Про ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях згідно з типовою формою первинного обліку №П-2 було зазначено і в п. 38 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою КМУ від 07.12.2016 №921. Але він вже не діє!

Зараз діє Порядок організації та ведення військового обліку від 30.12.2022 №1487 і в ньому відсутні вимоги щодо застосування картки №П-2.

Тому Держпраці доходить до висновку: роботодавець має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми №П-2.

Чи є штрафи за неведення особових карток?

Одразу зазначимо, що окремої відповідальності за неведення особових карток чинним законодавством не передбачено.

Для чого потрібна особова картка, якщо не для військового обліку?

Особова картка працівника – це документ з обліку особового складу на підприємстві, у якому видно всю хронологію роботи конкретного працівника.

Вона містить в собі інформацію про:

• Табельний номер працівника
• Вид його роботи (основна чи сумісництво)
• ПІБ, стать, родинний стан та дату народження, місце проживання
• Освіту працівника
• Призначення на посаду та переведення на інші
• Відпустки, надані працівнику
• Дату прийняття на роботу та звільнення

Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, трудова книжка, диплом тощо).

Важливо!

В жодному разі не оформляйте картку №П-2, якщо йдеться про особу, з якою співпраця відбувається за цивільно-правовим договором, оскільки особові картки №П-2 якщо і ведуться, то лише на осіб, з якими укладено трудові договори.

Чим небезпечне складання зайвих особових карток? Якщо кадровик помилково складе картку №П-2 щодо особи, з якою укладено договір ЦПХ, Держпраці чи суд можуть кваліфікувати це як ознаку трудових відносин! А також може визнати, що роботодавець підмінює трудові договори договорами ЦПХ.

Чи можна вести особову картку в електронній формі?

Сьогодні постійно говоримо про діджитацізацію та цифровізацію. І часто в кадровиків виникає запитання: чи можна особову картку №П-2 вести лише в електронній формі, наприклад, в спеціальній програмі для бухгалтерів, у MS Word, MS Excel?

Оскільки ця форма кадрового обліку ведеться виключно за рішенням роботодавця, він визначає і форму ведення. Але є нюанс. У реквізитах типової форми №П-2 зазначено, що працівник повинен у картці №П-2 поставити особистий підпис. І робити це неодноразово: по суті, кожна зміна даних про призначення працівника на посаду та переведення на іншу посаду має підтверджуватися новим підписом працівника. Тому тим, хто бажатиме оформлювати цей документ у електронній формі, треба, щоби програма, у якій це буде реалізовано, враховувала специфіку складання цього документу.

На практиці часто вдаються до часткового заповнення особистих карток №П-2 за допомогою комп’ютерних програм. Зокрема, при прийомі працівника на роботу, дані, які відомі про нього на той момент, вносяться за допомогою комп’ютера і складається електронний документ. Далі цей документ роздруковують і підписують. А зворотну сторону за мірою надходження інформації доповнюють від руки.

На яких фізосіб особові картки оформлювати, а на кого не потрібно?

Якщо ви вже вирішили їх вести, то особові картки слід оформлювати на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами, а саме:

1. з якими укладено строкові трудові договори;
2. які працюють за трудових договором з нефіксованим робочим часом;
3. з надомниками;
4. які працюють за дистанційними трудовими договорами;
5. зі сумісниками внутрішніми та зовнішніми та ін. 

І так: оформлювати особові картки буде потрібно навіть на тих працівників, які прийняті на роботу на досить короткий термін. Наприклад, для працівника, прийнятого на кілька тижнів для заміщення іншого працівника, що пішов у відпустку.

Постійно повторюються запитання від читачів: чи треба знову оформлювати особову картку №П-2, якщо працівник вже колись працював на цьому ж підприємстві і тепер влаштовується знову? Так, потрібно. Оскільки у попередній його картці №П-2 вже є підпис працівника кадрової служби та самого працівника, а також зазначена інформація в графі «Дата і причина звільнення (підстава)», що унеможливлює повторне використання «старої» картки. 

Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників. Оскільки достовірний облік відпусток потрібно здійснювати окремо за кожною посадою. Отже, якщо один і той самий працівник працює у одного роботодавця на двох посадах, на нього заводяться дві окремі особові картки (за кожною посадою). 

В який строк слід заповнити особову картку №П-2?

У особовій картці №П-2 не зазначено строку, протягом якого слід оформити її для новоприйнятого працівника. Проте особову картку заповнюють після видання наказу про прийняття на роботу. 

Раніше, до змін у ст. 48 КЗпП щодо паперових трудових книжок, орієнтувалися на строки у згаданій статті, тобто – 5-7 днів (ст. 48 КЗпП). Це обумовлено було тим, що роботодавець мав ознайомити працівника зі записом про прийняття у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58). Тепер визначеного законом строку немає, тож, роботодавцю потрібно визначити його самостійно.

Чи обов’язково мати фотокартку працівника в особовій картці?

Актуальним залишається запитання щодо вклеювання фотокартки – форма особової картки передбачає її наявність. Раніше відсутність фотографії в особовій картці фахівці Держпраці під час перевірки кваліфікували як її неналежне ведення. Тепер роботодавець може самостійно вирішити, чи потрібна йому наявність фотографії в особовій картці – якщо ні, то можна її із форми видалити.

Щоби працівники не відмовлялися надавати фотокартки, обов’язок нових працівників надавати фотокартки має бути зазначений у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Алгоритм заповнення форми №П-2

Особова картка №П-2 працівника складається з 5 розділів:

I. Загальні відомості;

II. Відомості про військовий облік;

III. Професійна освіта на виробництві (коштом роботодавця);

IV. Призначення та переведення;

V. Відпустки.

Усі вони мають конкретні інформаційні завдання.

Загальні відомості. Тут зазначають паспортні дані (прізвище, ім'я, по батькові), сімейний стан, наводиться інформація про освіту, попереднє місце роботи, стаж роботи, а також місце реєстрації та місце фактичного проживання. Усі ці дані заповнюються на підставі підтвердних документів: паспорта, трудової книжки, наданого працівником диплома. Місце фактичного проживання записується зі слів працівника.

У таблиці п. 10 цього розділу зазначають склад сім'ї, сюди включаються: батьки; чоловік/дружина; діти; опікуни.

Якщо дані з цього розділу змінюються, однією рискою слід закреслити неактуальні дані, а поруч вписати нові. На полі особової картки поряд із оновленими даними або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, що вносить зміни, записує реквізити документа, на підставі якого наводить нові дані, ставить дату і свій підпис (див. таблицю 1).

Таблиця 1. Документи, на підставі яких заповнюють розділ І картки №П-2

Відомості про військовий облік.

Зверніть увагу!

Незважаючи на наявність в ній відомостей про військовий облік особова картка №П-2 вже не є тим документом, за яким ведеться військовий облік на підприємстві. Персональний військовий облік на підприємствах наразі ведеться за списками персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487).

Отже, цей розділ особової картки можна не заповнювати.

Професійна освіта на виробництві. Цей розділ заповнюється тільки у разі отримання працівником освіти за рахунок підприємства: первинна профпідготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації на виробництві як у спеціалізованих закладах, так і на базі інших суб'єктів господарювання.

Призначення і переведення. Перший запис у цьому розділі – запис про прийняття на роботу. Тут слід заповнити всі рядки і обов'язково дати на підпис працівникові.

Сюди вносяться дані про всі посади, які займав певний працівник протягом роботи на підприємстві. Тобто, тут слід робити записи й про тимчасове переведення.

Відпустки. Цей розділ заповнюється безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за свій рахунок та інших. Крім цього, тут зазначається період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка.

Додаткові відомості. У цьому розділі мають знайти відображення дані, які не були зазначені в інших розділах (наприклад, про судимості, статус учасника бойових дій, знання іноземної мови, належність до певної пільгової категорії працівників або інвалідність і документ, на підставі якого працівника віднесено до окремої категорії). Також сюди можуть вноситися виправлення щодо першого і другого розділів картки, наприклад, при зміні прізвища або місця проживання (докладніше про це далі).

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначаються дата і причина звільнення з посиланням на конкретну норму КЗпП.

Зразок. Особова картка працівника при прийнятті на роботу

(Завантажити)

Як змінити дані в особовій картці?

Якщо у працівника відбувається зміна даних, то слід внести доповнення чи уточнення.

Приклад

Якщо відбулась зміна прізвища, то треба після отримання працівником нового паспорта, закреслити колишнє прізвище і поруч або зверху вписати нове.

У графі «Додаткові відомості» слід зазначити, що прізвище змінено на підставі паспорта, вкажіть реквізити наказу та нового паспорта.

Що робити, якщо не вистачає місця в розділі «Відпустки» чи «Призначення та переведення»?

Для продовження особової картки слід:

• взяти нову чисту форму №П-2,
• зверху написати «Продовження особової картки»,
• вказати табельний номер працівника,
• заповнити у Розділі І «Загальні відомості» пункти 1, 2 (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження).

А далі вже вносити ті дані, які не вмістилися у первинній особовій картці.

Нову особову картку зберігайте разом із первинною особовою карткою.