Закриття кордонів: наслідки для працівника і роботодавця

Ситуація перша: працівник перебуває за кордоном у відрядженні

Про заплановане закриття кордонів Уряд попереджав не за один день. Тож і роботодавець, і працівник мали подбати про переривання відрядження і повернення працівника додому. Досить велика кількість українців встигла це зробити. Проте так пощастило не всім. Адже кількість бажаючих повернутися в Україну була великою, а кількість рейсів – обмеженою. Далеко не всі змогли повернутися в Україну автотранспортом. 

Що робити в такій ситуації?

Незважаючи на те, що коронавірус – це новітня загроза, ситуації зі затримкою у відрядженні бували й раніше. Тож певна практика вирішення цього питання вже існує.

На жаль, КЗпП про це не говорить нічого, але Інструкція №59 (яку небюджетні підприємства можуть застосовувати як рекомендацію) говорить наступне: «З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі. 

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати». 

Розглянемо ці норми. 

На підприємстві вже існує наказ (розпорядження) про закордонне відрядження. В ньому зазначено строки такого відрядження (і воно почалося до закриття кордонів). За цими строками працівник вже має повернутися. Але не може. 

У такій ситуації працівник має повідомити роботодавця про свою затримку. Адже після закінчення відрядження він має повернутися на робоче місце, а тривала відсутність на робочому місці вважається прогулом. Повідомити можна і по телефону, і електронною поштою. Головне, щоб роботодавець знав про ситуацію, яка виникла. І про те, коли працівник планує (якщо такі плани є) повернутися. І чи потрібна йому, зокрема, матеріальна допомога. Адже не всі працівники мають можливість жити за кордоном за власний рахунок.

Далі, коли працівник повернеться, він має написати доповідну (або пояснювальну) записку. До неї докласти усі документи, які зможе зібрати – повідомлення перевізників про скасування рейсів, на які раніше були придбані квитки, розклад рейсів, які були і щодо відсутності квитків на них (або електронну чергу тощо). Указ Президента про закриття кордонів можна знайти тут.

Звісно, що такі причини є поважними. Тому на підставі наданих документів керівник підприємства приймає рішення про продовження терміну відрядження. Тобто строки відрядження переглядаються вже після повернення працівника на роботу. І в такому випадку працівник отримує за весь період відрядження і добові, і витрати на проживання, і оплату проїзду.

Але рішення про продовження відрядження не обов’язково приймати після повернення. Таке рішення керівник може прийняти і зараз, коли працівник перебуває за кордоном (тобто не на підставі форс-мажору, а просто за власним рішенням). Наприклад, для того, щоб вже зараз переслати на картку працівника додатковий аванс на таке відрядження і зарплату за час такої затримки. Зі зарплатою на час такої вимушеної затримки за кордоном слід поводитись особливо обережно. Адже строки її виплати ніхто не скасовував. Тому з тим, оплачуємо ми працівнику цей період чи ні (а він може тривати і кілька місяців), треба визначитись просто зараз!

Звісно, тим, хто користується під час закордонного відрядження корпоративною карткою, зручніше – головне, не забувати вчасно поповнювати корпоративний рахунок. А ось зарплату за допомогою корпоративної картки виплачувати не можна. Про це ми писали тут.

Податкові наслідки. Зарплата за час такої затримки оподатковуватиметься на загальних підставах, тут жодних нюансів немає.

Фінансування витрат за час затримки у відрядженні не буде оподаткованим доходом працівника, якщо:

1. це погоджено з роботодавцем;
2. дати на транспортних квитках не співпадають з датами, визначеними у наказі про відрядження,
3. за умови наявності підтвердних документів, передбачених абз. 2 – 3 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Про це ми писали тут.

Ситуація друга: працівник  перебуває за кодоном у неслужбовій поїздці

Могло бути і таке: працівник до закриття кордонів взяв відпустку і поїхав у закордонну поїздку. А тепер не може повернутися. 

І ось ця ситуація для працівника значно гірша. Адже жоден акт трудового законодавства його в цьому випадку не захищає. Навпаки – роботодавець визначає для нього робоче місце і виконання трудових обов’язків передбачає, зокрема, перебування на цьому робочому місці. А тривала відсутність без поважних причин – це прогул, який може закінчитись звільненням. І роботодавець буде тут по-своєму правий. Адже він працівника за кордон не посилав і подбати про повернення додому  та вихід на роботу – це  обов’язок працівника. 

З іншого боку, давайте уважно розберемось із тим, що таке прогул.  Адже не дарма в нашій попередній статті ми не радили застосовувати цю підставу для звільнення під час карантину та інших заходів з боротьби з коронавірусом.

Відповідно до п. 4 ст. 40 КЗпП власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір з працівником у разі вчинення ним прогулу без поважних причин, у т.ч. у разі відсутності працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня.

Відсутність працівника на роботі без поважних причин є порушенням трудової дисципліни, за що ст. 147 КЗпП передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності і застосування таких видів дисциплінарного стягнення, як догана та звільнення.

Звільнення за вчинення прогулу повинне здійснюватися зі суворим додержанням правил, встановлених для застосування дисциплінарних стягнень. Як радять юристи, роботодавець має вжити заходів для з’ясування причин відсутності працівника на роботі. Зазвичай, процедура розпочинається після доповідної записки безпосереднього керівника відсутнього працівника щодо факту відсутності. Роботодавець на свій розсуд може вчинити низку дій для з’ясування причин відсутності працівника, а саме:

• зателефонувати працівнику та членам його родини,
• відвідати за місцем державної реєстрації чи фактичного проживання,
• надіслати лист із повідомленням про врученням з пропозицією надати пояснення щодо відсутності тощо.

Відсутність працівника може бути зафіксована автоматизованою пропускною системою або відповідною позначкою у табелі, якщо облік використання робочого часу ведеться за допомогою табеля та (або) відсутністю позначень у журналі, в яких працівники ставлять свій підпис при приході на роботу тощо. Необхідно задокументувати факт відсутності працівника на роботі за допомогою акта про відсутність на робочому місці, підписаного комісією, що складається не менше, ніж з трьох осіб.

До прийняття рішення про накладення такого дисциплінарного стягнення, як звільнення, роботодавець повинен витребувати від працівника письмових пояснень після появи працівника на роботі. У разі відмови працівника від надання письмових пояснень щодо причин прогулу, необхідно скласти відповідний акт. Пропозиції щодо надання письмових пояснень причин відсутності на роботі можна зробити і під час відвідування працівника за місцем проживання.

Відповідно до ст. 148 КЗпП дисциплінарне стягнення застосовується роботодавцем безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку. За наявності на підприємстві первинної профспілкової організації, членом якої є працівник, для його звільнення за прогул необхідна згода органу первинної профспілкової організації.

Звільнення працівника оформляється наказом про звільнення за прогул, який готують на підставі наказу про накладення дисциплінарного стягнення та протоколу профспілкового органу. Якщо працівник, який вчинив прогул, так і не з’явився на роботі, він звільняється останнім днем фактичного виконання ним трудових обов’язків з виданням наказу про звільнення більш пізньою датою.

У день видання наказу про звільнення працівника необхідно направити йому копію наказу про звільнення, лист з пропозицією з’явитися за трудовою книжкою та отриманням усіх належних йому виплат (бажано з повідомленням про вручення та описом вкладення).

Зверніть увагу! Процедура – це важливо, але головне в цьому те, що закриття кордону суд (до якого працівник може звернутися) може визнати поважною причиною, через яку працівник не зміг повернутися з відпустки. Як наслідок, працівника може бути поновлено на роботі, а за час вимушеного прогулу йому буде сплачено середній заробіток, але не більше одного року (ст. 235 КЗпП).

Тому, щоб не спорити із працівником, можна надати йому на період затримки оплачувану або неоплачувану відпустку. Адже зараз саме діє карантин, на час якого Закон №530 таке право роботодавцю надав. Проте на таку відпустку потрібна згода працівника. 

А передати заяву на відпустку працівник з-за кордону навряд чи зможе. І електронне листування із працівниками освоїли ще не всі роботодавці. Ось тут теж все залежить від вміння роботодавця та працівника домовлятися між собою. Адже якщо немає бажання проставляти працівнику прогули, роботодавець може скласти наказ і по фото такої заяви, переданому електронною поштою чи іншими засобами інтернет-звязку (а потім, після повернення працівника, додати до такого наказу свіжу письмову заяву). Проте обов’язку надати таку відпустку у роботодавця в цьому випадку немає.