Відрядження небюджетників за бюджетні кошти
Норми Інструкції №59 визначають порядок скерування у відрядження та відшкодування витрат, здійснених у зв’язку з таким відрядженням, для державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти.
Виходячи з норм БКУ, розпорядник бюджетних коштів може уповноважити одержувача бюджетних коштів на виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, та надати йому кошти бюджету в межах відповідних асигнувань. Одержувач бюджетних коштів використовує такі кошти на підставі плану використання бюджетних коштів, що містить розподіл бюджетних асигнувань, затверджених у кошторисі цього розпорядника бюджетних коштів. При цьому таке використання має здійснюватися із дотриманням вимог бюджетного законодавства.
Тому, якщо суб’єкт господарювання, громадська чи інша організація, яка не має статусу бюджетної установи, є одержувачем бюджетних коштів, у разі скерування працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів у межах виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, він повинен дотримуватися норм Інструкції №59.
Максимальний строк відрядження
Максимальний строк закордонного відрядження 60 календарних днів установлено для бюджетних установ чи підприємств, установ, організацій, що фінансують із держбюджету. Виключення з цього правила встановлює пункт 6 Постанови №98.
Для комерційних підприємств граничної тривалості відряджень (у т. ч. закордонних) законодавством не встановлено. Але якщо відрядження фінансується за бюджетні кошти, слід дотримуватися норм вищезгаданих Інструкції №59 та Постанови №98.
Визначення термінів
Бюджетне призначення — повноваження головного розпорядника бюджетних коштів, надане БКУ, Законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет), яке має кількісні, часові й цільові обмеження та дозволяє надавати бюджетні асигнування.
Бюджетне асигнування — повноваження розпорядника бюджетних коштів, надане відповідно до бюджетного призначення, на взяття бюджетного зобов’язання та здійснення платежів, яке має кількісні, часові та цільові обмеження (розпис бюджету, кошторис, план використання бюджетних коштів).
Розпорядники та одержувачі бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та проводять видатки тільки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом або планом використання бюджетних коштів.
Кошторис — це основний планово-фінансовий документ бюджетної установи, який надає повноваження щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення цілей.
Наказ про відрядження та авансовий звіт
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подають за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ дія цього пункту поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:
а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Тобто, не відзвітувавши за попереднє відрядження, працівник не може отримати коштів на наступне відрядження.
Та й сама процедура документального оформлення відрядження буде порушена, бо працівника скеровують у відрядження за наказом. Наказ на відрядження — це кадровий документ.
У наказі про відрядження зазначають:
- мету;
- завдання — за потреби;
- пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджаєте працівника;
- строк — дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження;
- джерело фінансування витрат на відрядження;
- за потреби інші ключові моменти — вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, якщо їх встановив керівник.
Якщо скеровуєте у відрядження дистанційного працівника, додатково зазначте населений пункт, з якого працівник їде у відрядження.
У наказі також уточніть документ-підставу, що підтверджує зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства.
Із розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють працівників, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку ставлять свої підписи і зазначають дату ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства).
Щоправда, під час війни діють певні спрощення щодо ознайомлення працівників з кадровою документацією. Згідно з нормами ст. 7 Закону №2136, якщо працівник не може поставити підпису на наказі, можна надіслати наказ у будь-який доступний спосіб: на електронну пошту, месенджер тощо. Отримайте підтвердження, що працівник ознайомився з наказом. Також необхідно скласти протокол про ознайомлення.
Або ж ідеальний варіант — підписання документів за допомогою КЕП. Але про електронний документообіг має бути обов’язково обумовлено в Інструкції з діловодства підприємства.
У разі коли відрядженому працівнику виплачується готівка на відрядження, слід врахувати норми п. 19 Положення №148.
Готівка на відрядження
Готівка видається під звіт:
1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;
2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів — на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
3) на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.
Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.
Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України.
Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільгосппродукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.
Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
А отже, враховуючи все вищезазначене, не можна закрити відрядження і відкрити нове, не повертаючись в Україну.
Бюджетні кошти та нецільове використання
Під час перебування працівників у відрядженні за бюджетні кошти слід керуватися саме нормами, зазначеними в Інструкції 59 та Постанові №98, інакше є ризик зіткнутися з проблемою нецільового використання бюджетних коштів.
Нецільовим використанням бюджетних коштів відповідно до ст. 119 БКУ є їх витрачання на цілі, що не відповідають:
- бюджетним призначенням, установленим Законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет);
- напрямам використання бюджетних коштів, визначеним у паспорті бюджетної програми або в порядку використання бюджетних коштів;
- бюджетним асигнуванням (розпису бюджету, кошторису, плану використання бюджетних коштів).
За порушення бюджетного законодавства відповідальність несуть посадові особи юрособи.
На посадових осіб, які винні в порушенні бюджетного законодавства, згідно із законом, покладають цивільну, дисциплінарну у вигляді догани або звільнення, адміністративну або кримінальну відповідальність. Згідно зі статтею 210 ККУ, за нецільове використання бюджетних коштів службовою особою, а так само здійснення видатків бюджету чи надання кредитів з бюджету без установлених бюджетних призначень або з їх перевищенням усупереч БКУ чи закону про Державний бюджет України на відповідний рік, якщо предметом таких дій були бюджетні кошти у великих розмірах, — карають штрафом від 100 до 300 н. м. д. г. або виправними роботами на строк до двох років, або обмеженням волі на строк до трьох років (з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років або без такого).