Крок 1. Встановити норми робочого часу для працівників на 2023 рік
Відповідно до ст. 50 КЗпП нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень.
Зараз на час війни за Законом №2136 тривалість робочого часу у період дії воєнного стану може бути збільшена до 60 годин на тиждень для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури (в оборонній сфері, сфері забезпечення життєдіяльності населення тощо). Зверніть увагу, що це правило не стосується праці неповнолітніх, щодо них застосовуються базові довоєнні правила (про що далі).
Відповідно до ч. 1 ст. 51 КЗпП скорочена тривалість робочого часу встановлюється:
1) для працівників віком від 16 до 18 років – 36 годин на тиждень, для осіб віком від 15 до 16 років (учнів віком від 14 до 15 років, які працюють в період канікул) – 24 години на тиждень.
Тривалість робочого часу учнів, які працюють протягом навчального року у вільний від навчання час, не може перевищувати половини максимальної тривалості робочого часу, передбаченої в абзаці першому цього пункту для осіб відповідного віку;
2) для працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці, – не більше ніж 36 годин на тиждень.
Скорочена тривалість робочого часу може встановлюватись за рахунок власних коштів на підприємствах і в організаціях для жінок, які мають дітей віком до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю.
За ст. 6 Закону №2136 для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури (в оборонній сфері, сфері забезпечення життєдіяльності населення тощо), яким відповідно до законодавства встановлюється скорочена тривалість робочого часу, тривалість робочого часу у період дії воєнного стану не може перевищувати 40 годин на тиждень. Але, як ми зазначили вище, такий виняток не стосується праці неповнолітніх.
Дію воєнного стану наразі продовжено до 19 лютого 2023 р. У період дії воєнного стану не застосовуються, зокрема, норми статей 71-73 КЗпП (святкові і неробочі дні).
На практиці це означає, що офіційних днів відпочинку у вигляді святкових та неробочих днів в Україні зараз немає. Але графік роботи та час відпочинку протягом року встановлює роботодавець за домовленістю з працівниками.
Тому, чи дотримуватися традицій і не працювати у святкові та неробочі дні, або, якщо є необхідність, виводити людей у такі дні на роботу – кожен керівник підприємства чи фізособа-роботодавець вирішують самостійно при затвердженні норм тривалості робочого часу на 2023 рік.
Законодавством не встановлено єдиної норми тривалості робочого часу на рік. Ця норма може бути на кожному підприємстві різною, залежно від того, який робочий тиждень встановлений (п’ятиденний чи шестиденний), яка тривалість щоденної роботи, коли встановлені вихідні дні.
У зв’язку з цим, і до війни, і зараз, на підприємствах, в установах і організаціях норма тривалості робочого часу на рік визначається самостійно з дотриманням наведених нами вище правил та вимог.
Один з прикладів, як можуть виглядати встановлені на підприємстві норми робочого часу для кожного місяця 2023 року, ми наводили в нашій статті тут.
Крок 2. Скласти графік відпусток на 2023 рік
Складання графіку відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки.
Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана і у випадку, коли на підприємстві працює, наприклад, три людини. Таке роз’яснення міститься у листі Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. №191/10/136-15.
Тобто складання такого графіку є обов’язковим для усіх роботодавців.
Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1984 р. №213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.
Проте краще скласти такий графік у грудні 2022 року, щоб вже у січні 2023 року працівники мали можливість піти у відпустку згідно з цим графіком.
Особливо важливо мати цей графік юрособам, які створюють резерв відпусток, адже при цьому без цього графіку не обійтися. Докладно про створення цього резерву, а також про те, кому складати цей резерв обов’язково, ми розповімо в окремій статті. Зараз лише зазначимо, що перше нарахування цього резерву відбувається саме у січні. Тож, у цьому місяці на підприємстві вже має бути графік відпусток.
Про те, як скласти такий графік, ми докладно розповідали тут.
Крок 3. Переглянути і в разі потреби переробити штатний розпис.
Статтею 3-1 Закону про оплату праці встановлено основні вимоги та умови щодо оплати праці працівників.
По-перше, розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим ніж розмір мінімальної заробітної плати. Але при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру не враховуються:
- доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров’я, за роботу в нічний та понаднормовий час, роз’їзний характер робіт,
- премії до святкових і ювілейних дат.
По-друге, всі решта складові зарплати працівника (крім тих, що згадані в п. 1) — враховуються!
По-третє, працівнику мають нарахувати всі складові його заробітної плати. Якщо отримана в результаті нарахована заробітна плата (за мінусом винятків з першого правила) менша ніж розмір мінімальної заробітної плати, має бути проведена доплата до її рівня.
По-четверте, якщо працівник не виконує місячну норму праці, мінімальний розмір оплати його праці виконується пропорційно до виконаної норми праці.
І насамкінець: будь-які суми середнього заробітку не враховуються до заробітної плати для забезпечення її мінімального рівня.
На оплату праці впливає і розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб. Адже згідно зі ст. 6 Закону про оплату праці, мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, встановлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року. У 2023 році він не може бути меншим ніж 2684 грн.
Втім, при погодинній оплаті праці працює інше правило: погодинну ставку для посади працівника слід встановлювати не нижче ніж розмір мінімальної зарплати у погодинному розмірі. Тобто при такій формі оплати працівникові встановлюється не оклад в розмірі не меншому ніж 2684 грн на місяць, а годинна тарифна ставка не менше ніж 40,46 грн за годину.
Проте все ж таки більшість роботодавців (якщо вони не є бюджетниками) у січні штатні розписи можуть не змінювати, оскільки розмір мінімальної місячної зарплати залишиться на рівні жовтня 2022 року. А роботодавці, які не бажають здійснювати обов’язкову доплату, вже встановили оклади на рівні мінімальної зарплати 6700 і вище. Їм простіше, щоб оклад дорівнював не прожитковому мінімуму, а мінімальній зарплаті.
Як правильно оформити зміни до штатного розпису і чи треба його затверджувати заново, ми докладно розповідали тут. А приклади документів, якими оформлюються такі зміни, ви можете знайти у порадах від Держпраці.
Крок 4. Застосувати показник мінімальної зарплати
Усього існує 5 найважливіших правил застосування встановленого державою показника мінімальної зарплати (всі вони випливають з норм ст. 3-1 Закону про оплату праці).
Правило перше. Розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим ніж розмір мінімальної заробітної плати. Але при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру не враховуються:
- доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров’я, за роботу в нічний та понаднормовий час, роз’їзний характер робіт,
- премії до святкових і ювілейних дат.
Правило друге. Виплати, які не враховуються, ми вже навели у першому правилі. Відповідно всі решта складових зарплати працівника – враховуються!
Правило третє. Працівнику мають нарахувати всі складові його заробітної плати. Якщо отримана в результаті нарахована заробітна плата (за мінусом винятків з першого правила) менша за розмір мінімальної заробітної плати, має бути проведена доплата до її рівня.
Правило четверте. Якщо працівник не виконує місячну норму праці, мінімальний розмір оплати його праці виконується пропорційно до виконаної норми праці.
Правило п’яте. Будь-які суми середнього заробітку не враховуються до заробітної плати для забезпечення її мінімального рівня.
Проте на оплату праці впливає і розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб. Адже згідно зі ст. 6 Закону про оплату праці: мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, встановлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року.
Отже, розмір окладу протягом року можна і не переглядати. Але якщо оклад менший за мінімальну зарплату, працівнику доведеться робити доплату – пропорційно виконанню ним норми робочого часу. Саме тому роботодавці, як правило, встановлюють мінімальний оклад працівника на рівні місячного розміру мінімальної зарплати. В 2023 році не планується його змінювати, і за поточною редакцією Закону про Держбюджет він дорівнює 6700 грн.
Втім, при погодинній оплаті праці працює інше правило: погодинну ставку для посади працівника слід встановлювати не нижче за розмір мінімальної зарплати у погодинному розміру. Тобто тут мінімум, який слід виконувати, вже не 6700 гривень за місяць, а 40,46 гривень - за годину.
Крок 5. Створити резерв оплати відпусток на 2023 рік
Після того, як роботодавець визначив графік відпусток та розміри зарплат на 2023 рік, він має всю необхідну інформацію для розрахунку резерву на оплату відпусток на цей рік.
Про обов’язковість нарахування резерву зазначається аж у двох П(С)БО:
- п. 13 П(С)БО 11 «Зобов’язання» (тут зазначається саме імперативна норма, забезпечення створюють (для відшкодування подальших (майбутніх) операційних витрат на виплату відпусток працівникам);
- п. 7 П(С)БО 26 «Виплати працівникам» виплати за невідпрацьований час, які підлягають накопиченню, визнають зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді.
Мінфін також нагадує про обов’язковість створення резерву відпусток:
- лист Мінфіну від 09.06.2006 р. № 31-34000-20-25/12321;
- лист Мінфіну від 20.08.2009 р. № 31-34000-20-5/22614;
- лист Мінфіну від 23.01.2014 р. № 31-08410-07-10/1550.
Суми створених забезпечень визначаються щомісяця і визнаються витратами. Як наслідок, резерв на оплату відпусток стосується витрат звітного року.
Таке забезпечення створюється на підставі графіка відпусток, запланованих у звітному році. Іншими словами, за рахунок резерву нараховують оплату поточних відпусток разом із нарахованим ЄСВ (або компенсацію за невикористану відпустку при звільненні).
Тому, скажімо, якщо підприємство у 2022 році не створювало резерву (проте було зобов'язане зробити це!), й у відпустку працівники не ходили, витрат, пов'язаних з оплатою відпусток, за цей період підприємство не має. При визначенні податку на прибуток заниження податкових зобов'язань теж немає. Але якщо працівники за затвердженими графіками протягом 2022 року ходили у відпустки, то їм виплачувалися відпусткові, які датою нарахування відображались у витратах. Проте такі суми повинні були погашатися за рахунок створеного резерву і лише в разі його недостатності – списуватися на витрати.
Під час перевірки податківці можуть визнати заниження податкового зобов'язання через неправильне відображення витрат в окремих кварталах року, і на це буде вказано у ППР. Адже створення резерву передбачає рівномірне визнання витрат на оплату відпусток. Якщо цього не зробити, то витрати визнаватимуться за фактом надання відпусток. Це порушує правило (і дату) визнання витрат.
З цього правила, звісно, є винятки. Резерв можуть не створювати:
- ФОПи (оскільки вони не ведуть бухгалтерський облік за Законом про бухоблік і дія НП(С)БО на них не поширюється);
- мікропідприємства – юридичні особи, які визнані такими відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні";
- підприємства, які ведуть спрощений бухгалтерський облік доходів та витрат відповідно до податкового законодавства;
- непідприємницькі товариства (п. 7 НП(С)БО 25).
Увага! Право не створювати резерв прямо пов’язане з правом складати скорочену фінансову звітність. А хоча до П(С)БО 25 зміни поки що не внесли, в Порядку подання фінзвітності вони вже є. З переліку тих, хто подає скорочену фінзвітність, спрощенців вилучили. Ми про це писали тут.
Отже, найближчим часом і у П(С)БО 25 перелік тих, хто може не створювати резерв, скоротиться. Відповідні зміни вже є в проєкті, про який ми писали тут.
Докладно про те, як розраховується резерв, як він відображається у бухгалтерському обліку та які матиме податкові наслідки, ми розповідали тут.
І наприкінці – про податки!
Щоби порахувати майбутні витрати, роботодавцю треба знати не лише розмір зарплат та відпускних, а і те, скільки податків з них доведеться заплатити.
Докладно про ЄСВ, ПДФО та ВЗ, які будемо платити в 2023 році із зарплат та інших доходів працівників, читайте в нашій статті тут.