Надання відпусток за попередні роки під час війни: позиція Мінекономіки

Коментар до листа Мінекономіки від 24.05.2023 р. № 4707-05/23798-09

У листі, що коментується, фахівці Мінекономіки розглянули 4 питання з надання відпусток, а саме:

1. про заборону ненадання щорічних відпусток протягом двох років підряд;
2. про графік відпусток;
3. про термін давності надання відпусток;
4. про те, як розраховують відпусткові чи компенсацію за невикористані дні відпусток.

Всі ці питання не нові, і ми їх неодноразово висвітлювали у наших новинах та аналітичних статтях. Проте цього разу розглянемо їх у світлі воєнного стану, який триває в Україні. 

Заборона ненадання відпусток протягом двох років підряд - що під час війни?

Всі, напевно, пам’ятають, як схвилювала працівників та роботодавців у минулому 2022 році заборона надавати відпустки тривалістю більш як 24 календарні дні (внесена Законом № 2136). Вона наробила стільки галасу, що законотворці її швидко пом’якшили. Право обмежити працівника у використанні відпусток роботодавці ще мають (див. ст. 12 Закону № 2136). Але наразі це право, а не обов’язок.

Натомість у листі, що коментується, незважаючи на те, що він датований від 2023 року, процитовано частину 5 ст. 11 Закону про відпустки. Тобто базова норма, будь-яких поправок на воєнний стан. У чому ж проблема? А ось в чому. 

За базовою нормою Закону про відпустки заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд. 

Але за «воєнною» нормою Закону № 2136 під час дії воєнного стану ця базова норма не застосовується! 

Отже, зараз заборони не надавати відпустки повної тривалості немає. 

На жаль, невідомо, про що саме запитували у Мінекономіки, найімовірніше, ще про довоєнний час. Але у читачів може скластися враження, що ця норма діє і тепер, у період дії воєнного стану, а це не так. На жаль, незрозуміло, чому про це не зазначили в листі. 

Тож наголосимо ще раз: у період дії воєнного стану призупинено заборону ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років підряд!

Чи потрібен графік відпусток і чи треба його дотримуватися під час війни?

Дуже багато запитань надходить про графік відпусток та його дотримання в контексті обмежених прав працівників під час воєнного стану.

Фахівці Мінекономіки в коментованому листі зазначили, що, незважаючи на війну, щорічна відпустка має надаватися вчасно згідно із затвердженим графіком відпусток. Таку саму позицію фахівці міністерства висловлювали і в першому коментарі до Закону № 2136. 

Тобто графік відпусток має бути, його потрібно узгодити з працівниками і його потрібно дотримуватися. Навіть якщо працівники працюють дистанційно. 

Докладна стаття про графік відпусток на 2023 рік міститься тут. 

Щоправда, дехто з роботодавців вирішив, що під час війни кадрову документацію можна вести не так ретельно, як у мирний час. «Допомогла» цьому норма ст. 7 Закону № 2136, в якій зазначено, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. 

Дехто з роботодавців може вирішити, що без графіка відпусток у період дії воєнного стану можна і обійтися. Але зверніть увагу: по-перше, послаблення у веденні кадрової документації допускається роботодавцями лише у районах активних бойових дій, а по-друге, йдеться про оплачувані відпустки (тобто про зарплатні витрати) і про облік робочого часу працівників (відпустки обов’язково табелюються). Тож позиція автора збігається з думкою фахівців Мінекономіки – графіком відпусток нехтувати не можна. 

До того ж Федерація профспілок та Держпраці у своїх роз’ясненнях серед обов’язкових документів у період дії воєнного стану згадують і графік відпусток. 

Про це можна прочитати тут:

• Кадрові документи, які необхідно вести роботодавцю як у мирний час, так і під час воєнного стану. Є різниця?
• Які кадрові документи необхідно вести під час війни та де їх зберігати?

Термін давності відпусток: невикористані «згоряють»? 

Це питання теж гостро постало в період дії воєнного стану. Починаючи з березня 2022 року і навіть тепер існують міфи про те, що і компенсувати у разі звільнення можна лише 24 дні основної щорічної відпустки. Або ще «краще», - що компенсується відпустка у разі звільнення лише тоді, коли за поточний рік працівник відгуляв 24 дні. То виходить, якщо роботодавець у відпустку не відпустив, то і компенсації не буде? Звісно, ні, і якщо хтось з роботодавців так робить, це хитрість і самоуправство. 

Нагадаємо коротко базові правила: 

• компенсуються при звільненні всі не використані працівником дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
• під щорічними відпустками розуміється основна відпустка, додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, додаткова відпустка за особливий характер праці, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
• у жодному нормативному акті не зазначається, що щорічна основна відпустки чи інші відпустки, які компенсуються при звільненні, має строк давності;
• а от решта видів відпусток – при навчанні, по вагітності та пологах тощо компенсації не підлягають і не переносяться на майбутні періоди. 

Так само зазначено і в коментованому листі: якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку в минулому році або за кілька попередніх років, він має право використати її, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні відпусток (як цього і під час війни вимагає ст. 24 Закону про відпустки).

Нагадаємо, якщо не компенсуєте повною мірою в день звільнення кошти за дні невикористаної щорічної відпустки, у свою дію вступає ст. 117 КЗпП. 

У разі невиплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців. 

Звільнити роботодавця від відповідальності за таке порушення може лише доведений форс-мажор – бойові дії, окупація території, де мала бути проведена виплата, смерть роботодавця або працівників, які мали її здійснити, тощо. Тобто війна сама собою не звільняє від виконання обов’язків роботодавця: якщо можливість виплатити є – платити треба вчасно. А скористатися ч. 4 ст. 10 Закону № 2136 і відтермінувати виплату можуть лише ті, хто справді через війну не міг зробити виплату вчасно і може це довести. 

Розрахунок відпусткових за Порядком №100 за попередні періоди

У коментованому листі фахівці міністерства наголосили, що правила розрахунку середньої зарплати, які існують нині, діють і для розрахунку щорічних відпусткових за минулі роки. 

Йдеться про те, що середня заробітна плата для розрахунку відпусткових визначається виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки (абзац 1 пункту 2 Порядку №100).

Тобто якщо є відпустки, які працівник не використав, наприклад за 2013 рік, і йде у відпустку у червні 2023 року або ж звільняється у червні 2023 року, то для розрахунку відпусткових чи компенсації за невикористану відпустку розрахунковий період буде червень 2022 - травень 2023 рр., і решта правил будуть використані такі, що діють на момент розрахунку. Жодних інших варіантів бути не може, і згадувати, а як ми рахували відпусткові у 2013 році, бухгалтеру не треба.  

Зокрема, діє і таке правило. Якщо працівник весь розрахунковий період був у відпустці без збереження зарплати або у простої (з оплатою 2/3 окладу) і в нього відсутній розрахунковий період, то розрахунок потрібно буде робити з окладу, який встановлено за посадою станом на червень 2023 року. А якщо оклад менше від розміру мінімальної зарплати, то розрахунок потрібно проводити з мінімальної зарплати, встановленої станом на червень 2023 року, тобто з 6700,00 грн. І в жодному разі розрахунок не робимо на підставі окладу або МЗП за 2013 рік. 

Приклад. Розрахунок середнього заробітку, якщо відсутній розрахунковий період і встановлено погодинну оплату праці

Працівникові встановлено погодинну оплату праці. За годину оплата праці становить 40,46 грн (на рівні МЗП за годину). Працівник починаючи з березня 2022 р. перебуває у відпустці без збереження зарплати. У червні 2023 р. працівник звільняється. За попередні роки є 27 днів невикористаної щорічної основної відпустки. Із працівником укладено трудовий договір на умовах повної зайнятості, 40-годинний робочий тиждень з вихідними у суботу та неділю. 

Як у такому випадку визначити середньоденну зарплату? Принцип та підхід до вирішення такої проблеми фахівці Мінекономіки пропонують у своєму листі від 14.02.2022 р. № 4711-06/7143-09. Ним і скористаємось під час розрахунку. 

Тобто якщо в розрахунковому періоді у працівника відсутня заробітна плата для обчислення середньої зарплати, то потрібно розмір його посадового окладу порівняти з розміром мінімальної зарплати на час розрахунку.

Працівникам, оплата праці яких здійснюється за погодинною тарифною ставкою, для порівняння з розміром мінімальної заробітної плати потрібно визначити розмір місячної зарплати. Для цього потрібно годинну тарифну ставку помножити на норму робочого часу в місяці розрахунку середньої зарплати.

У червні 2023 року встановлено норму тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні - 176 годин.

1. Вийдемо на місячну заробітну плату:

40,46 грн × 176 год. = 7120,96 грн.

Порівнюємо розраховану величину (7120,96 грн) з МЗП у червні 2023 року (6700,00 грн).

Оскільки 7120,96 більше 6700,00, середньоденну зарплату рахуватимемо виходячи з 7120,96.

2. Визначаємо умовний розрахунковий період:

Червень 2022 року − травень 2023 року.

3. Загальна кількість календарних днів в умовному розрахунковому періоді − 365 (святкові і неробочі не віднімаємо, оскільки їх немає в період дії воєнного стану).
4. Визначаємо середньоденну зарплату:

7120,96 грн × 12 міс. : 365 к. дн. = 234,11 грн.

5. Розрахуємо суму компенсації відпусткових:

234,11 грн × 87к. дн. = 6320,97 грн.