Чи може виїхати за кордон заброньований працівник?
Згідно з даними Прикордонної служби України, це можливо. Це підтверджує і п. 2‑14 Правил №57.
Для виїзду чоловік має надати:
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
- витяг з наказу Міністерства економіки (наразі — згідно з додатком 3 до Порядку №76);
- документи про відрядження такої особи за кордон.
Проте законодавство України не покладає на Державну прикордонну службу України обов’язку ведення вичерпного переліку документів, необхідних для перетину державного кордону. Тому рішення про те, чи достатньо наданих документів для виїзду, прийматимуть самі прикордонники, під час виїзду.
Зокрема, зрозуміло, що основним документом, який підтверджує факт скерування у відрядження, буде відповідний наказ по підприємству. Типової форми його для небюджетних юросіб не встановлено, тому його можна скласти у довільній формі, але з дотриманням правил вітчизняного діловодства.
Запрошення від партнера на переговори, наприклад, не зазначено як документ, обов’язковий для перетину кордону, хоча якщо він буде, можливо, це допоможе уникнути зайвих запитань щодо мети поїздки.
Якщо працівник їде у відрядження за кордон на власному автомобілі, звісно ж, він мусить мати і документи на цей автомобіль.
У відрядження — автомобілем
Якщо ви вирішили виїхати з України на власному автомобілі, для початку перевірте, чи маєте всі необхідні документи на авто. Зі собою потрібно мати:
1) посвідчення водія;
2) свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу, оформлене на ім’я водія або пасажира;
3) розпізнавальний знак України на авто (UA), розміщення якого не є обов’язковим за наявності позначення UA на номерному знакові;
4) договір обов’язкового страхування цивільної відповідальності власників транспортних засобів «Зелена картка».
Крім того, на автомобілі має бути державний номерний знак, що містить латинські літери (індивідуальний номерний знак діє тільки на території України).
Відповідно до роз’яснення МВС України від 28.08.2023
Якими документами оформлювати відрядження?
Перелік документів, якими оформлюють відрядження, про який ми написали в «ДК» №20/2019, майже не змінився. Вам, як і раніше, потрібні:
- наказ про відрядження;
- плановий кошторис витрат (щоб забезпечити працівника авансом);
- авансовий звіт працівника.
Раніше це був обов’язковий мінімум. Проте у 2023 році ситуація змінилася, адже авансовий звіт тепер працівники зобов’язані надавати (за ПКУ) не за кожним відрядженням, а лише у двох випадках:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).
Також закон визначив випадок, коли авансовий звіт не подають!
Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їхні реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат і за відсутності оподатковуваного доходу авансовий звіт не складає і не подає.
Хоча, звісно, ви можете встановити у себе на підприємстві правило, що авансовий звіт, як і раніше, мають подавати всі працівники після повернення з відрядження, без винятків.
Докладно про нові правила складання авансового звіту ми розповіли в «ДК» №30/2023.
Що ще, крім зазначеного мінімуму, може знадобитися?
По-перше, документи, які підтверджують витрати, здійснені під час відрядження. Подає працівник авансовий звіт чи не подає, але якщо витрати були, їх треба підтвердити. Тому навіть у разі, якщо працівник авансового звіту не подає, але використав кошти підприємства або власні кошти під час відрядження (і вимагає їх відшкодувати), він має надати оригінали первинних документів про витрати. Наприклад, транспортні квитки, щоб підтвердити витрати на проїзд, рахунки/квитанції з готелів, щоб підтвердити витрати на проживання тощо. Якщо ці документи складені іноземною мовою, то на запит представника контролюючого органу роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує їх переклад за власний кошт (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).
Зверніть увагу і на добові — нині їх суму розраховують:
- у межах країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.
Увага! Крім первинних документів, які підтверджують понесені витрати, потрібні ще й розрахункові документи — саме вони підтверджують те, що працівник не лише скористався якимись послугами або товарами, а й сплатив за них (тобто витратив підзвітні або власні кошти).
У ситуації, коли, наприклад, підприємство саме бронює й оплачує готель для працівника, то від нього потрібен лише рахунок або квитанція з готелю, що він цими послугами скористався. Розрахунковий документ підприємство має — виписку банку з рахунку підприємства.
А от у ситуації, коли працівник сам оплачує проїзд і проживання, потрібні розрахункові документи, що сам працівник сплатив (фіскальні чеки, квитанції, виписка з банківського рахунку працівника тощо).
Який спосіб оплати таких витрат обрати (чи сплачує підприємство, чи працівник сам придбаває всі потрібні йому послуги за підзвітні кошти), вирішуватиме керівник. Тобто обидва варіанти наразі не заборонені.
По-друге, не зайвим буває і звіт про відрядження — це такий документ у довільній формі, де працівник доповідає керівникові, який скерував його у відрядження, про те, чи була і як досягнута мета відрядження, про хід та результати виконання службового завдання. Хоча у разі якщо у відрядження їде сам керівник, такий документ, звісно, не потрібен.
Запрошення від партнера за кордоном приїхати на переговори, наприклад, або для участі в якомусь іншому заході (конференції, зборах тощо) теж підтверджуватиме службову мету закордонної поїздки.