Основне місце роботи і сумісництво
Згідно з пп. 12 п. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ основне місце роботи – це місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування на її підставі.
Тобто зараз це вже не те місце, де зберігається паперова трудова книжка! Про те, яким буде робоче місце, основним чи сумісництвом, працівник вирішує сам.
Також п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закону «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» встановлено, що застрахована особа зобов'язана повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).
Тобто основне місце роботи може бути лише одне, а всі інші місця роботи повинні мати статус сумісництва, про що роботодавець має бути поінформований працівником!
А як роботодавця повідомити? Заявою про прийняття на роботу, звісно. З неї починається все: наказ про прийняття на роботу, визначення графіка роботи та розміру оплати праці, ведення табелю обліку робочого часу, нарахування зарплати, оплата листків непрацездатності і, нарешті, складання «зарплатної» звітності.
Докладніше про це йдеться у листі Мінекономіки від 07.10.2021 №4712-06/49022-07.
Цей лист був виданий не випадково. Адже в 2021 році були запроваджені електронні трудові книжки, роль який відіграє витяг з Реєстру застрахованих осіб. Його веде ПФУ, зокрема, на підставі «зарплатної» звітності, яку подають роботодавці.
Паперові трудові книжки не зникли зовсім. За бажанням працівників роботодавці роблять в них записи. А старі паперові трудові книжки потрібно оцифрувати – про це ми докладно розповідали тут.
Проте наявність паперової трудової книжки чи її відсутність зараз не визначає основне місце роботи чи сумісництво!
Сумісники у єдиній звітності
Втім, в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ деякі графи додатків й досі говорять про наявність трудової книжки працівника в роботодавця. На практиці зараз це означає лише одне: основне це місце роботи чи ні.
Так, у додатку Д1 є графа 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)». Заповнювати її слід таким чином: якщо ви показуєте дані про сумісника, то в цій графі ставите «0». Якщо ж йдеться про працівника за основним місцем роботи, в цій графі ставите «1».
А як бути, якщо сумісник внутрішній? Тобто в одного роботодавця він займає дві посади: одну за основним місцем роботи, а другу за сумісництвом?
У такому випадку у графі 11 додатка Д5 проставляється ознака «01». Це означатиме, що працівник є внутрішнім сумісником.
Сумісники мають ті самі права і гарантії, які встановлені КЗпП для працівників за основним місцем роботи. Зокрема, це стосується і мінімальних гарантій з оплати праці.
Тому, коли ми відображаємо сумісників в єдиній звітності, то звертаємо увагу на три моменти:
- Чи є в них доплата до мінімального розміру заробітної плати?
- Чи потрібно за них платити мінімальний страховий внесок?
- Як оподатковується їх дохід ПДФО та ВЗ?
Доплата до мінімального розміру заробітної плати. Ця гарантія діє як для працівників за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. Тож якщо оклад працівника менше за МЗП (зараз 8000 грн), то рядок про доплату до мінімального розміру оплати праці може бути як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом!
Проте не забувайте: якщо працівнику встановлено за посадою неповний робочий час, то і ця гарантія (МЗП) застосовується пропорційно до відпрацьованого працівником робочого часу.
Наприклад, якщо у працівника за сумісництвом оклад 10000 грн, але він працює 0,5 звичайної норми робочого часу, то за місяць йому нарахують лише 5000 грн. І жодних доплат до 8000 грн, – адже оклад працівника вже є більшим за МЗП!
Те саме стосується і внутрішніх сумісників. Цілком можлива ситуація, коли працівнику нараховують дві зарплати, в сумі вони більші за 8000 грн, але розглядати ці зарплати слід не разом, а окремо.
Наприклад, якщо у працівника - внутрішнього сумісника дві посади, за основною оклад 10000 грн, а за сумісництвом 5000 грн, то за сумісництвом доведеться доплатити до МЗП. Причому не 3000 грн (різницю між окладом та МЗП), а різницю, пораховану пропорційно до фактично відпрацьованого робочого часу за сумісництвом!
Відповідно, цю доплату до МЗП треба буде показати й у звітності.
І тут ми доходимо до загального правила.
З тими працівниками, які працюють у роботодавця лише на одній посаді, досить легко: їх відображають у додатках Д1 та 4ДФ за однією посадою. У додатку Д1 при цьому вказується, основне це місце роботи чи ні (в додатку 4ДФ ця інформація не зазначається).
А от дані про внутрішніх сумісників в додатку Д1 треба показувати в розрізі посад. Тобто окремо за основним місцем роботи (у графі 21 ознака «1»), окремо за внутрішнім сумісництвом (у графі 21 ознака «0»).
Отже, для внутрішніх сумісників окремо відображатиметься доплата до МЗП – за основним місцем роботи та/або за сумісництвом. Звісно, за наявності таких доплат.
Доплата до мінімального страхового внеску
Вона здійснюється лише за основним місцем роботи (і то не в усіх випадках). Отже, друге загальне правило.
Доплата до мінімального розміру ЄСВ за зовнішніх сумісників не здійснюється. Відповідно, і в єдиній звітності її в рядках про сумісників (будь-яких) не буде.
Для внутрішніх сумісників нарахування ЄСВ здійснюється на сумарний дохід працівника. Тому доплата до мінімального розміру ЄСВ буде лише в разі, якщо сумарний дохід менший за МЗП.
Саме такого висновку дійшла ДПСУ у своїй консультації у ЗІР: якщо працівник протягом календарного місяця працював на одному підприємстві як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, та отримав загальну суму доходу менше розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки ЄСВ.
Гаразд, з ЄСВ розібралися: нараховується окремо за кожною посадою.
А що з ПДФО та ВЗ?
А ось тут працює третє загальне правило.
Оподаткований дохід однієї фізособи визначається в цілому за місяць, з видів доходів.
Отже, з метою нарахування ПДФО та ВЗ не важливо, скільки посад у податкового агента працівник обіймає, одну чи декілька. Якщо це внутрішній сумісник, то доходи треба буде сумувати за їх видами і показувати разом.