Заява про відпустку — це данина правовому звичаю, її написання законом не передбачено. Порядок надання відпусток, передбачений КЗпП та спеціальним законом — Законом про відпустки, — ґрунтується на тому, що вони надаються згідно з графіком, який затверджується адміністрацією за погодженням із профкомом та доводиться до відома всіх працівників. При цьому саме на адміністрацію покладається доведення до працівника дати початку відпустки, що узгоджується сторонами трудового договору в межах визначеного графіком терміну.
Тож заява має використовуватися здебільшого для узгодження дати початку відпустки в межах визначеного графіком терміну або у випадках, коли працівник належить до пільгової категорії, що має право на використання відпустки в зручний час, і бажає таким правом скористатися.
З огляду на таке, якщо працівник не пише заяву про відпустку, підприємство зобов'язане в межах, визначених графіком відпусток, видати наказ про надання йому відпустки, ознайомити з ним працівника за два тижні і забезпечити виплату відпусткових (середньої заробітної плати за час відпустки) за три дні до її початку.
Якщо підприємство хоче обґрунтувати ненадання відпусток працівникові відсутністю заяв, то це не звільняє від відповідальності за порушення законодавства про працю. Адже надання відпустки — не право роботодавця, а обов'язок, і його виконання не залежить від звернення працівника. Так, згідно з ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки, забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці.
Відповідно до ч. 4 ст. 10 Закону про відпустки, щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. Тож дані щодо початку і закінчення робочого року кожного працівника мають враховуватися при складанні графіка відпусток, а самі відпустки — надаватися згідно із затвердженим графіком. Відповідно, для відділу кадрів підставою для видання наказу про надання відпустки є графік відпусток.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор