• Посилання скопійовано

Витяг про підтвердження інвалідності надано в електронному вигляді: чи треба засвідчувати копію PDF-файлу?

Витяг з рішення експертної команди щодо інвалідності фізособа може отримати як в електронному вигляді на електронну пошту, так і в паперовому вигляді – на звичайну пошту. Що в обох випадках має надати працівник роботодавцю для застосування ставки ЄСВ 8,41%?

Витяг про підтвердження інвалідності надано в електронному вигляді: чи треба засвідчувати копію PDF-файлу?

Коментар до листа ДПСУ від 04.07.2025 №722/2/99-00-24-03-01-02

Для застосування пільгової ставки ЄСВ у розмірі 8,41% до зарплати працівника з інвалідністю роботодавець повинен отримати від нього документ, що підтверджує інвалідність.

Згідно з абзацом сьомим пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції №449, підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до Постанови №1338, або копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності, видана до 1 січня 2025 року.

Якщо інвалідність була встановлена або підтверджена з 1 січня 2025 року, таким документом є тільки витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи. От про нього зараз ми і поговоримо.

 

Варіанти отримання витягу працівником

Цей витяг, засвідчений електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я, видається після проходження особою відповідного оцінювання і надходить у форматі PDF на електронну пошту особи.

За відсутності електронної пошти витяг надсилається протягом п’яти календарних днів засобами поштового зв’язку рекомендованим листом із повідомленням про вручення на адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) фізособи.

Втім, і витяг, і рекомендації у зв’язку з ухваленим рішенням, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю (у разі встановлення інвалідності), на запит фізособи можуть бути роздруковані та надані їй у паперовій формі.

Тобто працівник наразі має варіанти, у якій формі він бажає отримати витяг. Та чи вплине цей вибір на те, в якій формі він надасть цей витяг роботодавцю? І взагалі – що треба надати, копію чи оригінал витягу?

 

Копія витягу та її засвідчення

Наразі Інструкція №449 вимагає наявності в роботодавця саме копії витягу, хоча і не говорить, хто саме має засвідчити цю копію – роботодавець чи працівник. Отже, в них обох є право це зробити.

Таким чином, працівник має право надати як оригінал витягу, так і його копію.

 

Варіант 1. Якщо працівник має електронний витяг

Якщо працівник отримав на електронну пошту витяг в електронному вигляді, він може переслати його роботодавцю. Це буде оригінал документа (адже електронний витяг має ту саму силу, що і паперовий!).

Увага! Податківці в коментованому листі вважають, що копія електронного витягу не потрібна!

За їх словами, такого електронного витягу роботодавцю вже достатньо для того, щоб застосовувати ставку ЄСВ 8,41%. Це дуже логічно і сподобається більшості роботодавців – дійсно, документ про інвалідність є, на ньому електронна печатка, яка засвідчує його дійсність.

Однак в Інструкції №449 все ж таки говориться про копію, а не про оригінал! Тому якщо ви як роботодавець не бажаєте ризикувати (лист податківців не скасовує норм наказу Мінфіну), краще мати копію. Тобто якщо ви отримали оригінал в електронному вигляді, то його варто роздрукувати і засвідчити.

Зверніть увагу! Копію електронного витягу може роздрукувати та надати і сам працівник (не надсилаючи роботодавцю оригіналу витягу). ДПСУ в коментованому листі вважає, що такої роздруківки теж достатньо.

А в разі якщо дуже хочеться перевірити справжність документа, можна попросити у працівника протокол перевірки. Що це таке і як його отримати, докладно розповідає МОЗ за посиланням.

Важливо! Попри те, що Інструкція №449 чітко вимагає належно засвідченої копії, податківці про таке належне засвідчення в коментованому листі мовчать. На нашу думку, про вимогу засвідчення копії забувати не варто!

Алгоритм засвідчення копію витягу роботодавцем:

  1. працівник надає відповідальній особі роботодавця (зазвичай працівникові відділу кадрів) оригінал документа, що підтверджує інвалідність;
  2. відповідальна особа робить з оригіналу копію;
  3. на копії уповноважена особа підприємства (директор, начальник відділу кадрів) робить засвідчувальний напис, наприклад: «Згідно з оригіналом»;
  4. нижче зазначаються посада, особистий підпис, ПІБ особи, яка засвідчила копію, а також дата засвідчення;
  5. якщо підприємство використовує печатку, її відбиток ставиться на копії.

Засвідчена у такий спосіб копія зберігається в особовій справі працівника і є підставою для застосування ставки ЄСВ 8,41% та доказовою базою під час перевірок контролюючими органами.

Алгоритм засвідчення копії самим працівником аналогічний – тобто він сам робить копію з оригіналу і сам робить засвідчувальний напис, проставляє дату, власний підпис та ПІБ.

 

Варіант 2. Якщо працівник має паперовий витяг

У такому разі він навряд чи віддасть назавжди роботодавцю оригінал документа. Проте він може зробити з нього копію і засвідчити її у порядку, зазначеному вище. Або надати оригінал роботодавцю для того, щоб уповноважена на це особа роботодавця зробила з нього копію.

Важливо! У коментованому листі у податківців запитали, що робити в тій ситуації, коли працівник має тільки паперовий витяг і він відмовляється надати його роботодавцю. Якщо дотримуватися норм Інструкції №449, податківці мали б відповісти, що немає підтвердного документа – немає і ставки ЄСВ 8,41%.

Саме так вони і відповіли, додавши, що чинне законодавство не зобов’язує роботодавця вимагати від працівника надання такого витягу. Позиція податківців цілком зрозуміла, бо 22% ЄСВ для них краще, ніж 8,41%. 

 

Дата застосування ставки ЄСВ 8,41%

Наостанок нагадаємо, що нарахування ЄСВ за ставкою 8,41% здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності.

Отже, якщо вам надали підтвердний документ із запізненням – коригувати нарахування ЄСВ за попередні місяці з дати встановлення (продовження) інвалідності буде не потрібно. І штрафувати вас за таку завищену ставку ЄСВ ніхто не буде.

Читайте більше про підтвердження статусу працівників з інвалідністю у 2025 році:

Автор: Бикова Ганна

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Праця та соціальний захист/ЄСВ, соціальний захист

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі новини рубрики «ЄСВ, соціальний захист»