Коментар до листа ДПСУ від 04.07.2025 №722/2/99-00-24-03-01-02
Для застосування пільгової ставки ЄСВ у розмірі 8,41% до зарплати працівника з інвалідністю роботодавець повинен отримати від нього документ, що підтверджує інвалідність.
Згідно з абзацом сьомим пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції №449, підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до Постанови №1338, або копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності, видана до 1 січня 2025 року.
Якщо інвалідність була встановлена або підтверджена з 1 січня 2025 року, таким документом є тільки витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи. От про нього зараз ми і поговоримо.
Варіанти отримання витягу працівником
Цей витяг, засвідчений електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я, видається після проходження особою відповідного оцінювання і надходить у форматі PDF на електронну пошту особи.
За відсутності електронної пошти витяг надсилається протягом п’яти календарних днів засобами поштового зв’язку рекомендованим листом із повідомленням про вручення на адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) фізособи.
Втім, і витяг, і рекомендації у зв’язку з ухваленим рішенням, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю (у разі встановлення інвалідності), на запит фізособи можуть бути роздруковані та надані їй у паперовій формі.
Тобто працівник наразі має варіанти, у якій формі він бажає отримати витяг. Та чи вплине цей вибір на те, в якій формі він надасть цей витяг роботодавцю? І взагалі – що треба надати, копію чи оригінал витягу?
Копія витягу та її засвідчення
Наразі Інструкція №449 вимагає наявності в роботодавця саме копії витягу, хоча і не говорить, хто саме має засвідчити цю копію – роботодавець чи працівник. Отже, в них обох є право це зробити.
Таким чином, працівник має право надати як оригінал витягу, так і його копію.
Варіант 1. Якщо працівник має електронний витяг
Якщо працівник отримав на електронну пошту витяг в електронному вигляді, він може переслати його роботодавцю. Це буде оригінал документа (адже електронний витяг має ту саму силу, що і паперовий!).
Увага! Податківці в коментованому листі вважають, що копія електронного витягу не потрібна!
За їх словами, такого електронного витягу роботодавцю вже достатньо для того, щоб застосовувати ставку ЄСВ 8,41%. Це дуже логічно і сподобається більшості роботодавців – дійсно, документ про інвалідність є, на ньому електронна печатка, яка засвідчує його дійсність.
Однак в Інструкції №449 все ж таки говориться про копію, а не про оригінал! Тому якщо ви як роботодавець не бажаєте ризикувати (лист податківців не скасовує норм наказу Мінфіну), краще мати копію. Тобто якщо ви отримали оригінал в електронному вигляді, то його варто роздрукувати і засвідчити.
Зверніть увагу! Копію електронного витягу може роздрукувати та надати і сам працівник (не надсилаючи роботодавцю оригіналу витягу). ДПСУ в коментованому листі вважає, що такої роздруківки теж достатньо.
А в разі якщо дуже хочеться перевірити справжність документа, можна попросити у працівника протокол перевірки. Що це таке і як його отримати, докладно розповідає МОЗ за посиланням.
Важливо! Попри те, що Інструкція №449 чітко вимагає належно засвідченої копії, податківці про таке належне засвідчення в коментованому листі мовчать. На нашу думку, про вимогу засвідчення копії забувати не варто!
Алгоритм засвідчення копію витягу роботодавцем:
- працівник надає відповідальній особі роботодавця (зазвичай працівникові відділу кадрів) оригінал документа, що підтверджує інвалідність;
- відповідальна особа робить з оригіналу копію;
- на копії уповноважена особа підприємства (директор, начальник відділу кадрів) робить засвідчувальний напис, наприклад: «Згідно з оригіналом»;
- нижче зазначаються посада, особистий підпис, ПІБ особи, яка засвідчила копію, а також дата засвідчення;
- якщо підприємство використовує печатку, її відбиток ставиться на копії.
Засвідчена у такий спосіб копія зберігається в особовій справі працівника і є підставою для застосування ставки ЄСВ 8,41% та доказовою базою під час перевірок контролюючими органами.
Алгоритм засвідчення копії самим працівником аналогічний – тобто він сам робить копію з оригіналу і сам робить засвідчувальний напис, проставляє дату, власний підпис та ПІБ.
Варіант 2. Якщо працівник має паперовий витяг
У такому разі він навряд чи віддасть назавжди роботодавцю оригінал документа. Проте він може зробити з нього копію і засвідчити її у порядку, зазначеному вище. Або надати оригінал роботодавцю для того, щоб уповноважена на це особа роботодавця зробила з нього копію.
Важливо! У коментованому листі у податківців запитали, що робити в тій ситуації, коли працівник має тільки паперовий витяг і він відмовляється надати його роботодавцю. Якщо дотримуватися норм Інструкції №449, податківці мали б відповісти, що немає підтвердного документа – немає і ставки ЄСВ 8,41%.
Саме так вони і відповіли, додавши, що чинне законодавство не зобов’язує роботодавця вимагати від працівника надання такого витягу. Позиція податківців цілком зрозуміла, бо 22% ЄСВ для них краще, ніж 8,41%.
Дата застосування ставки ЄСВ 8,41%
Наостанок нагадаємо, що нарахування ЄСВ за ставкою 8,41% здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності.
Отже, якщо вам надали підтвердний документ із запізненням – коригувати нарахування ЄСВ за попередні місяці з дати встановлення (продовження) інвалідності буде не потрібно. І штрафувати вас за таку завищену ставку ЄСВ ніхто не буде.
Читайте більше про підтвердження статусу працівників з інвалідністю у 2025 році:
- Застосування ставки ЄСВ на рівні 8,41% у 2025 році: за яких умов та підстав?
- Застосування ставки ЄСВ до зарплати працівника при встановленні інвалідності
- Працівник з інвалідністю: як підтвердити цей статус у 2025 році?
- Працівник має довідку МСЕК про інвалідність: чи достатньо для застосування ставки ЄСВ 8,41%?
- З 20 червня діють зміни до Інструкції про нарахування ЄСВ щодо документів для підтвердження інвалідності
- Підтвердження інвалідності для нарахування ЄСВ у розмірі 8,41% з 20 червня: що врахувати бухгалтеру?
- Чи підтверджує право на ставку 8,41% ЄСВ довідка від ПФУ про пенсію особи з інвалідністю?
- Як надавати щорічну основну відпустку працівникам з інвалідністю у 2025 році?