Нагадаємо, що до листопада 2022 року для тих електронних документів у кадровому діловодстві, які підлягають постійному та тривалому (понад 10 років) зберіганню, вимагалося одразу після завершення їх виконання створювати паперові примірники таких електронних документів (п. 1 глава 6 розд. IV Порядку №1886/5).
Переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років), а також уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які здійснюють засвідчення копій документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, затверджуються розпорядчим документом установи.
Тобто, по суті, самостійного ведення кадрової документації лише в електронній формі не було, і в певних випадках обов’язково відбувалося дублювання цих документів на папері.
Тепер ця норма вже про дещо інше: одразу після завершення виконання/проведення експертизи цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюються їх засвідчені паперові копії. Це потрібно для формування їх у справи в паперовій формі та передавання на архівне зберігання.
Тож підприємства фактично отримали можливість створювати різні види кадрових документів (незалежно від строку їх зберігання – до 10 років чи більше) лише в електронній формі без додаткового паперового примірника. І дублювати кадрові документи, створені в електронній формі, також й у паперовій формі одразу після їх складення та підписання/ознайомлення/візування його (залежно від документа) щоразу для кожного окремого документа не потрібно.
Проте установи на сьогодні відповідно до розділу І Порядку №1886/5 все одно зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.
Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.
Альтернативні способи обміну кадровими документами
Під час дії воєнного стану правила знову змінилися.
Варто згадати про Закон №2136, у ст. 7 якого наведено особливості обміну кадровими документами у роботодавця:
1) дозволяється у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначати роботодавцю самостійно,
2) у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про:
- альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин,
- будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Зверніть увагу, що все це прописано для подій під час війни. Тож це тимчасове вирішення проблеми комунікації роботодавця з працівниками. А головні питання ще попереду, і вирішувати їх доведеться вже контролюючим органам, у т. ч. Держпраці.
Адже після скасування воєнного стану на законодавчому рівні ми знову залишимось зі старими правилами ведення кадрової документації. І що робити після війни, наприклад, з фото заяви? Чи вважатиметься воно за кадровий документ? Чи такі заяви треба буде переписати? Чи це вважатиметься електронним документом?
Електронний документи – правила складання
Не зайвим буде нагадати, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії (ст. 7 Закону №851).
Щодо копій документів, то цією ж статтею передбачено, що електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Увага! Так само цією ж статтею встановлено, що у разі якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Важливо! Нині перевагу мають електронні сервіси комунікації на підприємстві з електронного документообігу. Адже такі сервіси дозволяють надавати доступ за відповідною ідентифікацією особи, яка користується таким сервісом. Також у таких сервісах можуть бути створені власні форми документів чи використовуватись затверджені форми для обміну з працівниками, у т.ч. і подання кадрових документів – заяв на відпустку, погодження графіків відпусток, повідомлення працівника про дату початку відпустки тощо. Але ці кадрові документи повинні мати статус електронного документа за Законом №851 для цілей виконання вимог Порядку №1886/5 щодо ведення документів кадрового обліку в електронному вигляді.
Якщо такої можливості під час війни немає, то цілком реально скористатись приписами ст. 7 Закону №2136.
Втім, як свідчить практика, чимало роботодавців все ж таки вдаються до «подвійного» обліку – обрання одного із способів комунікації за ст. 7 Закону №2136 та одночасно ідентичного за реквізитами та змістом паперового документа. Адже наразі невідомо, які документи потрібно буде подавати за кілька років під час перевірок Держпраці.
Розглянемо цю проблему на прикладі заяв про відпустки: їх під час війни працівники надсилали чимало.
Заява на відпустку – під час війни і після
Якщо йдеться саме про відпустки, то за приписами ст. 10 Закону про відпустки черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує власник або уповноважений ним орган, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.
Як бачимо, подання заяв ці норми не вимагають. Проте у випадках, коли графік відпусток не складався, або якщо працівник хоче змінити період надання відпустки за вже погодженим графіком, або ж якщо йдеться про відпустку, якої у графіку немає і бути не може (декретні відпустки, відпустки без збереження зарплати тощо), – без заяви не обійтися. А як її складати?
Позиція офіційних органів та суду
За роз’ясненням Нацагентства України з питань державної служби від 16.03.2022, нинішні умови в більшості випадків не дають можливості працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.
Оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника. Таким чином, письмові заяви також можливо подавати в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.
У разі коли й електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв'язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів. У такому випадку відповідну заяву, написану на папері і підписану заявником, доцільно сфотографувати і надіслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливість немає, то відповідну заяву можна надіслати у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі №725/4244/18).
В іншій справі від 03.12.2018 №686/21222/16-ц (постанова ВС, працівник, перебуваючи у відпустці за кордоном, вирішив розірвати трудові відносини із роботодавцем із власної ініціативи. У зв'язку з він цим надіслав електронну копію заяви за допомогою мережі Інтернет на електронну адресу роботодавця про надання невикористаної частини відпустки з подальшим звільненням з обійманої посади. Оскільки трудовим законодавством України не врегульовано чіткого порядку листування між працівником та роботодавцем, він керувався нормами законодавства про звернення громадян.
ВС нагадав, що відповідно до норм трудового законодавства електронні листи, які містять прохання конкретної особи про надання відпустки із подальшим звільненням, не вважаються належним підтвердженням такого волевиявлення.
За відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв'язку такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа, оскільки надсилання заяви засобами електронного зв'язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.
Висновки
Отже, можна дійти висновку, що навіть після війни і після припинення дії Закону №2136 роботодавців не буде позбавлено можливості погодити із працівниками власний спосіб обміну кадровими документами. У тому числі можливості подання заяви на відпустку будь-яким доступним способом електронної комунікації. Цей спосіб встановлюється самими роботодавцями і доводиться до відома працівників. Відповідно, дублювати такі заяви шляхом переписування від руки на папері або роздруком та підписанням буде не обов’язково.
