Обов'язки та відповідальність касира на підприємстві

Посада касира

На початку нагадаємо, що за організацію бухобліку на підприємстві відповідає його керівник (це прямо передбачено ст. 8 Закону про бухоблік). Йому ж дозволено вирішувати питання організації бухобліку на підприємстві. Отже, хто буде здійснювати облік операцій з готівкою та  складати відповідні первинні документи, вирішує керівник підприємства.  

Зрозуміло, що, якщо підприємство планує здійснювати готівкові операції, бажано мати у своєму штаті посаду касира. Така посада може бути у штатному розкладі в кількості одиниць, що необхідна підприємству.  Але це зовсім не обов’язково.  

Наприклад, у листі НБУ від 14.02.2012 р. №11-117/708-1645 зазначається: «у разі відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно, як керівник підприємства».

Отже, якщо керівник готовий взяти на себе виконання обов’язків касира, створювати штатну одиницю касира і наймати додаткового працівника немає потреби. 

Також, на підприємствах, у яких обсяг касових операцій невеликий, посада касира може суміщуватись з іншими посадами – найчастіше це посада бухгалтера.  Така можливість передбачена п. 4.8 Положення №637.

У такому разі працівник називається бухгалтером-касиром.  За змістом трудових функцій, що виконує такий працівник -  це буде суміщення посад бухгалтера та касира. Про суміщення посад ми докладно написали у  консультації>>

У даному випадку працівник за своєю згодою виконує поряд із своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, додаткову роботу за іншою посадою без звільнення від своєї основної роботи на одному і тому ж підприємстві протягом встановленої на підприємстві тривалості робочого дня. І отримує за це доплату, розмір якої встановлюється або колективним договором на підприємстві (за його наявності), або на договірній основі між бухгалтером та керівником підприємства. 

Старший касир на підприємстві

Якщо на підприємстві передбачається не одна одиниця посади касира, варто передбачити посаду старшого касира. Старший касир веде книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей за формою додатка 6 до Положення №637 (п. 4.6 Положення №637).

Перед початком робочого дня старший касир видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під підпис у цій книзі обліку. Касири в кінці робочого дня складають звіт про одержану і видану готівку за відповідними касовими документами і здають залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Отже, залишок готівки на кінець дня виводиться лише старшим касиром у касовій книзі за формою додатка 5 до Положення №637. 

Приміщення каси

Чи обов'язково повинно бути на підприємстві окреме приміщення каси? Ні, такої вимоги у Положенні №637 немає. 

Відповідно до п. 1.2 Положення №637 каса - приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Місцем здійснення розрахунків може бути і окреме робоче місце касира. Задача керівника – облаштувати приміщення чи робоче місяце касира таким чином, щоб створити надійне зберігання готівкових коштів  (п. 4.1 Положення №637). 

При цьому зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать підприємству, забороняється.  Тож, якщо касою вважатиметься робоче місце касира, слід попередити його про те, що на цьому місці не повинно бути власних коштів самого касира.  

Матеріальна відповідальність касира

Керівник підприємства укладає з кожним касиром договір про повну матеріальну відповідальність. Зразок такого договору ви можете знайти тут>>   

Також керівник (або інша уповноважена особа) ознайомлює касира під підпис із вимогами Положення №637 (п. 4.7 Положення №637). Таке ознайомлення краще оформити окремим документом, оскільки наказ про прийняття працівника на посаду касира може оформлюватись раніше фактичного початку роботи – наприклад, наказ про зарахування касира на цю посаду з 01.12.2017 р. може бути складено 28.11.2017 р. Лише після того, як касир поставить цей підпис, він стає відповідальним за свої помилки під час застосування норм Положення №637.

Але повну матеріальну відповідальність касир несе з дати укладання із ним договору про повну матеріальну відповідальність. До цього моменту на нього, як і на інших працівників поширюється лише обмежена середнім місячним заробітком матеріальна відповідальність за ст.132 КЗпП.

Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи (а відповідно, і передовіряти доручені йому цінності) іншим особам (п. 4.8 Положення №637). Зокрема, це стосується здавання виручки до банку: досить поширені ситуації, коли готівку до банку здає керівник або інший працівник підприємства, крім касира, хоча це входить в його прямі трудові обов’язки. Більш докладно про це читайте тут>> 

Касир як матеріально відповідальна особа не приймає участі у проведенні інвентаризації каси. Перед початком інвентаризації касир дає дає розписку в тому, що до початку проведення інвентаризації всі кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками;  всі  видаткові  і  прибуткові  документи  здані до бухгалтерії. Розписка міститься прямо в акті інвентаризації каси за формою додатку 7 до Положення №637. Більш докладно про інвентаризацію каси ми писали в аналітиці>>

Тимчасове виконання обовязків касира 

Відповідно до п. 4.8 Положення №637, на підприємствах, які мають одного касира, у разі необхідності тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира (якщо такий договір не був укладений з таким працівником раніше). Про це теж йдеться у листі НБУ №11-117/708-1645. 

Таку тимчасову заміну ми докладно розглядали тут>>

Якщо про відсутність касира відомо заздалегідь (відпустка, відрядження тощо), керівник видає письмовий наказ, за яким виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира. У разі зміни матеріально відповідальної особи – касира – обов'язково проводиться інвентаризація каси відповідно до  п. 7 Положення №879. Касир, що залишає свої обов’язки, приймає участь у «переданні справ» - до початку інвентаризації каси він повинен написати розписку та виконати всі умові, що зазначаються в ній.

У разі, якщо про відсутність касира заздалегідь не було відомо (наприклад, хвороба, прогул тощо), то можливі два варіанти оформлення передання цінностей, що були під його відповідальністю, без присутності самого касира:

• Керівник наказом призначає спеціальну комісію, у присутності якої проводиться інвентаризація каси;
• Цінності перераховуться у присутності самого керівника та головного бухгалтера.

Наказом керівника призначається інший касир, який перераховує цінності, що йому передаються. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб. Якщо дані акту відрізняються від облікових даних, ця ситуація вирішується так само, як і у звичайному випадку інвентаризації каси. 

На підставі всіх вищезазначених документів новий касир приступає до виконання своїх обов’язків і приймає цінності під свою матеріальну відповідальність.

Щоденні обов’язки касира

Щодня касир приймає та видає готівку за касовими документами. Приймання та видача готівки здійснюється за такою схемою:

1) Якщо на підприємстві є старший касир та касир (касири), до початку робочого дня старший касир видає іншим касирам готівку для роботи протягом дня (див. перший розділ цього матеріалу), під підпис у книзі обліку (додаток 6 до Положення №637);

2) Бухгалтер (не касир!) складає прибуткові касові ордери (ПКО) або видаткові касові ордери (ВКО)  – п. 3.10 Положення №637. Щодо видаткових відомостей чітко в Положенні  №637 не зазначено, але, на думку автора, їх теж має складати бухгалтер, а не касир – адже бухгалтер має інформацію про те, кому і скільки коштів належить до виплати. Якщо на підприємстві посада касира суміщена з посадою бухгалтера, це може робити бухгалтер-касир;

3) Касир приймає готівку до каси та видає її з каси за правильно оформленими ПКО, видатковими відомостями  та ВКО. Так, документи на видачу готівки (РКО та видаткові відомості) мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник  підприємства,  який  на це уповноважений керівником.  А приймання  готівки  в  каси  проводиться за ПКО, підписаними головним бухгалтером або  особою, уповноваженою керівником підприємства. Під час одержання цих документів касир зобов'язаний перевірити наявність і справжність на документах відповідних підписів; правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; наявність перелічених у документах додатків. У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи для відповідного оформлення – п. 3.12 Положення №637;

4) Видача касових ордерів і видаткових відомостей на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.  Це означає, що касові документи з бухгалтерії до каси повинні переміщуватися працівниками підприємства, зокрема касиром або бухгалтером;

5) У разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за ВКО або видатковою відомістю касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у ВКО або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами) – п. 3.5 Положення №637. На практиці деякі бухгалтерські програми роздруковують ВКО, у якому одержана сума словами вже надрукована заздалегідь. Формально це порушення вимог п. 3.5 Положення №637, хоча на практиці контролери не вважають такі ВКО заповненими з порушенням; 

6) Якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа. При цьому дані паспорту та сума словами у відомості не зазначаються;

7) Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості – п. 3.6 Положення №637. Можлива видача готівки іншій особі за довіреністю. Більш докладно – тут>>

8) Одразу ж після одержання або видачі готівки касир підписує касові ордери чи видаткові відомості, а на доданих до них документах ставиться відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік) – п. 3.12 Положення №637.

9) Здавання до банку та одержання з банку готівки здійснює касир особисто -  це випливає з правила п. 3.10 Положення №637. Так, у касових ордерах, які оформляються при здаванні готівки до банку, отриманні готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється. Це означає, що така готівка не може видаватися іншій особі, ніж касир, оскільки гроші видаються не «під звіт», а призначені для передання банку чи отримуються з банку. Касир несе матеріальну відповідальність за готівку від моменту її одержання в банку і до моменту її здавання в касу банка, тож обов’язок транспортування готівки з банку і до банку – це обов’язок касира. Керівник повинен створити касиру належні безпечні умови для виконання цих дій – п. 4.1 Положення №637.

10) Після закінчення робочого дня всі надходження і видачі готівки касир відображає у касовій книзі за формою додатка 5 до Положення №637, а також формує звіт касира за день. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги - «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - «Звіт касира», є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі – звіт касира. Перші і другі примірники мають однакові номери (п. 4.2 Положення №637). Касир може вести касову книгу також і в електронному вигляді. Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії  звіт касира з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Якщо на підприємстві є старший касир та касир (касири), касири складають звіт про одержані та витрачені кошти і здають його старшому касиру (див. другий розділ цього матеріалу).