Бухоблік: вести чи не вести?
Оскільки ФОП на єдиному податку – це здебільшого податковий статус, тож, як правило, насамперед такі підприємці орієнтуються на роз’яснення від податківців.
Вони наголошують: приватні підприємці не зобов'язані вести бухгалтерський облік, хіба що за власним бажанням для цілей внутрішнього контролю. Під державне регулювання такий облік не підпадає.
Норми Закону №996, П(С)БО на облік приватного підприємця не поширюються. Те саме стосується фінансової звітності, яка базується на даних бухгалтерського обліку. На відміну від бухгалтерського обліку підприємець зобов'язаний вести облік власної діяльності у Книзі обліку (про що далі).
Отже, за власним бажанням ФОП може вести бухгалтерський облік. Але законом це не вимагається. Тому підприємець вирішує для себе самостійно, як вести такий облік. За основу він може взяти норми зазначеного Закону №996 та стандартів бухобліку (національних або міжнародних), але може придумати і свої правила. До того ж вести такий облік він може як самостійно, так і найнявши для цього окрему особу (бухгалтера-працівника або аутсорсера).
Оскільки базою для оподаткування у фізосіб-«єдинників» є отриманий дохід (понесені витрати таку базу не зменшують), порядок ведення бухобліку не вплине на суму сплаченого єдиного податку. Тобто, дійсно, бухгалтерський облік фізособи-«єдинники» можуть вести виключно з метою власного контролю за підприємницькою діяльністю.
В деяких випадках підприємці наймають бухгалтерів для ведення первинної документації, Книги обліку і складання податкової звітності.
У такому разі слід пам’ятати про особливості делегування таких обов’язків. Зокрема:
- ведення Книг обліку наразі передбачено лише для підприємців. Податківці наполягають на тому, що ПКУ і наказами Мінфіну, якими затверджено порядок ведення цих Книг, не передбачено ведення цих Книг найманими працівниками підприємців. Скоріш за все, аналогічної точки зору вони дотримуватимуться і в разі, якщо бухоблік у підприємця веде особа за договором ЦПХ;
- складання первинних документів та, за потреби, й податкових накладних/розрахунків коригування можна доручити й іншій найманій особі. Але треба одразу визначитись із правом підпису. Зокрема, для підпису ПН/РК такій особі слід оформити електронний цифровий підпис;
- те саме стосується і подання податкової звітності. Як свідчить практика, здебільшого зараз підприємці звітують в електронній формі. Отже, той, хто складатиме і підписуватиме таку звітність, повинен мати ЕЦП. А про право такого підпису, делеговане іншій особі, слід повідомити податківців. Як це зробити, податківці розповідали тут.
Облік доходів і витрат: що вимагає ПКУ?
Якщо ведення бухобліку не є обов’язковим, то ведення певного податкового обліку – так.
Податківці у своїх роз’ясненнях щодо ведення обліку підприємцями грунтуються п. 44.1 ПКУ. За ним для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Усе про фізосіб-підприємців –
у вашій поштовій скриньці!
Нова тематична розсилка від редакції. Ви точно нічого не пропустите
ПІДПИСАТИСЬХочете подивитись,як це виглядає?
Але для спрощеної системи оподаткування правила ведення обліку встановлені окремими статтями ПКУ.
Відповідно до пп. 296.1.1 ПКУ фізособи-«єдинники» (які не є платниками ПДВ) ведуть Книгу обліку доходів. В ній щоденно за підсумками робочого дня відображають отримані доходи. Фізособи-«єдинники», які є платниками ПДВ, ведуть Книгу обліку доходів і витрат. Інших документів для ведення обліку фізособами-єдинниками розд. XІV ПКУ не передбачено.
Тим не менш, ґрунтуючись на нормі п. 44.1 ПКУ, податківці стверджують про обов’язкове зберігання первинних документів, на підставі яких заповнюються відповідні Книги обліку. Тож, аби не натрапити на штрафи при перевірках, «єдинникам»-неплатникам ПДВ краще зберігати первинні документи щодо отриманих сум доходів, а «єдинникам»-платникам ПДВ ще й мати первинні документи щодо понесених витрат.
Детальніші, які ще документи мають право вимагати податківці при перевірках та на підставі яких норм ПКУ, - читайте у нашій аналітиці.
Хто з підприємців та як має вести товарний облік ми розповідали ось тут.
Документи про понесені витрати у «єдинників»-платників ПДВ
Оскільки III група - платники ПДВ повинні вести Книгу обліку доходів і витрат, то зрозуміло, що їм без первинних документів, на підставі яких в цій Книзі відображаються витрати, не обійтися. Але ПКУ не містить переліку витрат, облік яких повинні вести такі підприємці.
Тому орієнтуватися потрібно на Порядок заповнення такої Книги. Він затверджений наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. №579. За ним в цій Книзі мають бути відображені відомості про:
- витрати, пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) без ПДВ;
- суми ввізного мита;
- суми непрямих податків (в даному випадку – ПДВ) у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг), які не відшкодовуються платникам податку;
- транспортно-заготівельні витрати;
- інші витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням товарів (робіт, послуг) і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях;
- витрати на оплату праці у разі використання праці найманих осіб;
- суму сплаченого ЄСВ (як за себе, так і за найманих працівників);
- суму інших витрат, які понесені у зв’язку з провадженням господарської діяльності платника податку, зокрема витрат на зв’язок, сплату орендних та комунальних платежів тощо.
Відповідно у єдинника ІІІ групи – платника ПДВ мають бути первинні документи щодо цих витрат та договори (або інші підтвердні документи). Не забуваємо й про те, що визначення того, що таке первинні документи, в ПКУ немає. Натомість таке визначення є в Законі №996, стаття 9 якого встановлює обов’язкові реквізити, які повинні бути у кожному первинному документі.
Строк зберігання первинних документів – 1095 календарних днів
Первинні документи зберігаються не менш як 1095 днів з дня подання декларації «єдинника» або іншої податкової звітності, для складення якої вони використовуються.
За не зберігання первинних документів до платників єдиного податку можуть бути застосовані штрафи відповідно до п. 121.1 ПКУ. Зокрема, за незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю, передбачено штраф у розмірі 510 грн.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень. Про це ми писали тут та тут.
Крім цього, підприємцю загрожуватимуть і адміністративні санкції.
За ст. 164-1 КпАП за неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів та витрат суб’єктами господарювання, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу у розмірі від 3 до 8 нмдг (від 51 до 136 грн).
Дії, передбачені ч. 1 ст. 164 КпАП, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративною стягненню за те саме порушення, - тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі від п’яти до восьми неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 85 до 136 грн).
За не зберігання первинних документів до єдинників можуть бути застосовані штрафи відповідно до ст. 121 ПКУ у розмірі 510 грн.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Якщо у ФОП є наймані працівники, то мають бути й первинні документи щодо їх зарплати
Окрема категорія «первинки» - це документи щодо найманих працівників.
Держпраці у свої роз’ясненнях доводило, що відповідно до чинного законодавства підприємець, який використовує найману працю, є роботодавцем (або власником підприємства). Тому на нього покладається обов’язок щодо ведення всіх передбачених законодавством документів про працю, зокрема:
- відомості про нарахування та виплату зарплати найманим працівникам;
- табелі використання робочого часу працівників та інші.
Про це ми писали тут та тут. Про кадрові документи, які мають бути у наявності у підприємця, ми писали також ось тут.
Після нарахування зарплати та ЄСВ на неї, а також утримання з неї сум ПДФО й військового збору визначається сума зарплати до виплати працівнику. Така виплата може здійснюватися як готівкою, так і на карткові рахунки працівників.
Щодо виплати зарплати через касу Положення №148 не вимагає ведення касової книги та наявності ліміту каси для фізосіб-підприємців.
Але наразі не має нового роз’яснення НБУ щодо обов’язку складати касові документи фізособами-підприємцями за новим Положенням №148. Старе роз’яснення щодо звільнення від ведення касових документів можна передивитися ось тут. За ним касових документів фізособи-підприємці можуть не вести.
При перевірках Держпраці та ДФС можуть попросити первинні документи щодо виплати зарплати. Якщо зарплата виплачується готівкою, таким документом може бути ВКО та видаткова відомість. Тому радимо видаткові касові ордери на виплату зарплати працівників складати та зберігати. Це буде підтвердженням фактичної її виплати. Якщо виплата зарплати здійснюється за видатковою відомістю, то має бути в наявності ще й вона. Як складати видатковий касовий ордер при виплаті зарплати за відомістю ми розповідали ось тут.
Якщо ж зарплату підприємець-роботодавець буде перераховувати на карткові рахунки, то у наявності мають бути платіжні доручення та виписки банку щодо такого перерахування.
А як складати ВКО та ПКО у різних випадках читайте тут та тут.
Звісно, при наявності працівників фізособі-роботодавцю слід ще щомісяця звітувати з ЄСВ та щокварталу подавати ф. №1ДФ (щодо утриманого та сплаченого ПДФО та військового збору).