Відшкодування вартості ПММ працівнику: що з ПДФО?

Рано чи пізно з цим питанням стикається більшість роботодавців. І податківці досить часто консультують на цю тему. Наприклад, нещодавно київські податківці розмістили роз’яснення щодо правил оподаткування відшкодування працівнику витрат на придбання ПММ.

В цьому роз’ясненні наголошено: якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання паливно-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума такого відшкодування підлягає оподаткуванню ПДФО, як додаткове благо.

Це вже не перша спроба податківців визнати відшкодування працівнику витрат, здійснених ним в інтересах роботодавця, оподаткованим доходом. Наскільки податківці праві цього разу?

Звертаємо вашу увагу, що в коментованій консультації нічого не зазначено щодо документального оформлення використання транспортних засобів. Однак очевидно, що оскільки податківці кажуть, що роботодавець використовує ці ПММ у власній господарській діяльності, то це службовий транспорт. Тобто він або належить роботодавцю, або роботодавець користується ним за договором оренди або домовленістю із працівником про використання його автомобіля. 

Також не вказано, чи наказував роботодавець придбавати ПММ цьому працівнику. А це теж важливий фактор, без якого податківці можуть стверджувати, що працівник придбав ці активи з власної ініціативи. А оформленням авансового звіту та відшкодуванням витрат за ним роботодавець та працівник просто замаскували операцію з купівлі-продажу таких ПММ працівником роботодавцю, намагаючись уникнути сплати ПДФО та ВЗ.

Мінфін у УПК №181 щодо відшкодування працівнику витрачених його власних коштів на придбання товарів поставив крапку в питанні оподаткування ПДФО та військовим збором. У ній зроблено висновок, ідентичний висновку Мінфіну, наведеному у листі від 27.02.2019 р. №11220-16-7/5907. Ми про це писали тут. А саме:

• на підставі ст. 21, 29 та 30 КЗпП, якщо працівник в рамках його трудових обов’язків придбає товар, то незалежно від того за власні чи підзвітні кошти він це робить такі відносини слід розглядати як трудові;
• при підтвердженні роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором.

Тобто, навіть, при використанні авто працівника за договором оренди на купівлю ПММ працівником має бути видано відповідний наказ. У такому разі відшкодування точно не оподатковуватиметься ПДФО та ВЗ.

Щодо оподаткування ПДФО та військового збору при використанні авто працівників для потреб підприємства

Якщо авто, для якого придбавалися ПММ, належить працівнику, то крім відшкодування вартості ПММ, він ще, як правило, отримує плату за використання цього авто. А це напряму залежить від обраної форми договірних відносин між роботодавцем та працівником. Докладно про це ми писали тут.

Єдине, на що слід звернути увагу: якщо таке використання буде здійснюватись на підставі договору оренди, то плата за це вважатиметься орендною платою. В розділі І форми №1ДФ такий дохід зараз, згідно з роз’ясненнями податківців, відображається із ознакою доходу «127». Про це ми писали тут. В Звіті з ЄСВ (додаток 4) така орендна плата і сам договір оренди не відображатимуться.

Також слід визначитись з оподаткуванням витрат, які несе роботодавець у зв’язку із експлуатацією такого авто.

Якщо використання автомобіля буде правильно документально оформлене, то оподаткованого доходу в працівника у зв’язку із такими витратами, в т.ч. ПММ, не виникне. Адже в такому випадку цей автомобіль матиме статус службового і надаватиметься працівнику (разом із пальним) виключно в службових цілях. 

Якщо ні (і працівник буде використовувати автомобіль крім службових, ще й у власних цілях, незважаючи на договір), і податківці цей факт встановлять, то є ризик, що вони визнають і вартість такого пального додатковим благом працівника. А от ЄСВ не буде виникати незалежно від договірних відносин та порядку використання авто.