Як ми повідомляли у цій новині, Мінфін своїм наказом від 10.01.2024 №10 додав до рахунку 30 «Готівка» два нові субрахунки, які призначені для окремого обліку готівки, отриманої із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО). З 23 лютого діє відповідний Наказ №10.
Що змінилося
Отже, тепер рахунок 30 «Готівка» має чотири субрахунки, наведені в Інструкції №291:
- 301 «Готівка в національній валюті»;
- 302 «Готівка в іноземній валюті»;
- 308 «Готівка в національній валюті за операціями, проведеними із застосуванням РРО»;
- 309 «Готівка в іноземній валюті за операціями, проведеними із застосуванням РРО».
Чому Мінфін додав саме субрахунки 308 та 309, а не 303 та 304, залишається таємницею, і логіка цього рішення теж незрозуміла. Нагадаємо, що субрахунки використовуються підприємствами виходячи з потреб управління, контролю, аналізу й звітності та можуть ними доповнюватися введенням нових субрахунків (рахунків другого, третього порядків) із збереженням кодів (номерів) субрахунків цього Плану рахунків (див. розділ І Інструкції №291). За потреби підприємства можуть додавати «свої» субрахунки на додачу до тих, що передбачені Інструкцією №291.
Відповідно до ст. 5 Закону про валюту усі готівкові розрахунки на території України проводяться виключно у гривні, крім розрахунків за:
- операціями банків з надання банківських та інших фінансових послуг на підставі банківської ліцензії;
- операціями з надання фінансових послуг, визначених п. 1 – 5 ч. 2 та ч. 3 ст. 9 Закону про валюту, що надаються небанківськими фінансовими установами та операторами поштового зв’язку, які мають ліцензію Нацбанку на здійснення валютних операцій;
Зокрема, це стосується готівкових валютно-обмінних операцій, тому субрахунок 309 і призначений для тих суб’єктів, які займаються обміном валют. Решта СГ можуть приймати тільки гривні при здійсненні розрахункових операцій, і вони обліковуватимуть гривневу виручку на субрахунку 308, який тепер буде спеціально призначений для обліку розрахункових операцій. Про нього далі й поговоримо.
Що треба зробити
Раніше для обліку всієї гривневої готівки існував один субрахунок – 301 «Готівка в національній валюті», на якому обліковувалася готівка і в касі підприємства, й у скриньках всіх РРО. Питання аналітичного обліку готівки в касі та в РРО кожне підприємство вирішувало на власний розсуд – хто відкривав окремі субрахунки першого та другого порядків (303, 3011, 3012 тощо), а хто обходився тільки аналітичним обліком на субрахунку 301 в розрізі кас і РРО. Рух готівки між касами та РРО відображався в обліку залежно від цього вибору: Дт 3011 Кт 3012, Дт 301/каса Кт 301/РРО тощо. Інструкція №291 не вимагала окремого обліку готівки в касах та в РРО, тож підприємство могло і взагалі не вести аналітичний облік у розрізі кас. Таким чином, на субрахунку 301 можна було вести облік усієї готівки загалом, і тоді виокремити розрахункові операції від інших можна було тільки вручну.
Тепер на ту дату, коли наберуть чинності зміни до Інструкції №291, потрібно буде перевести залишок готівки, що зберігається у місцях проведення розрахунків із застосуванням РРО/ПРРО, на новий субрахунок: Дт 308 Кт 301. Для достовірності суми цього запису рекомендуємо провести інвентаризацію готівки, яка на початок робочого дня зберігається в касах та місцях проведення готівкових розрахунків. Якщо підприємство вирішило обійтися без інвентаризації, то в цьому випадку потрібно оформити бухгалтерську довідку, у якій навести бухгалтерські записи з формування залишку на субрахунку 308.
Якщо ви хочете провести інвентаризацію з метою підтвердження залишку на субрахунку 308, але не встигаєте це зробити на дату набрання чинності змінами до Інструкції №291, можна буде провести її на декілька днів пізніше. Штрафних санкцій за це немає (див. наступний розділ цього матеріалу).
Надалі вся готівка, що перебуває та надходить у місцях проведення розрахунків із застосуванням РРО/ПРРО, обліковуватиметься окремо від готівки у касах, в яких ведеться касова книга та застосовуються касові ордери. Тепер на субрахунках 301 та 308 будуть різні схеми бухгалтерських проведень.
Субрахунок 301 за дебетом і кредитом кореспондуватиме тільки з рахунками обліку розрахунків з контрагентами (субрах. 361, 372, 377, 671, 672, 685 тощо) та з рахунками каси і банку (субрах. 301, 308, 311).
Субрахунок 308 за дебетом кореспондує тільки з кредитом дохідних субрахунків 701, 702, 703 (іноді можливий рахунок 71), а за кредитом – з дебетом субрахунку головної каси (301) або з рахунком обліку коштів в дорозі (333). Дебетовий оборот за субрахунком 308 повинен відповідати даним Z-звітів РРО/ПРРО.
Нагадаємо, що відповідно до п. 11 Положення №148 готівка оприбутковується до кас:
- на підставі прибуткового касового ордера, якщо це не розрахункова операція і не застосовується РРО/ПРРО. Така готівка оприбутковується на субрахунок 301 у кореспонденції з рахунком обліку розрахунків з контрагентами;
- на підставі Z-звіту РРО/ПРРО, якщо це готівкова виручка від продажу товарів, робіт, послуг і її проведено через РРО/ПРРО. Ця готівка оприбутковується на субрахунок 308 у кореспонденції з рахунками обліку доходів.
А якщо нічого не робити?
Чи обов’язково переходити на використання субрахунку 308? Якщо він тепер передбачений Інструкцією №291, то так, вимоги інструкції треба виконувати. Але якщо СГ не буде обліковувати готівкову виручку на окремому субрахунку, це ніяк не вплине на показники фінансової звітності та на суму податків, тож і не буде підстав для штрафів.
Зауважимо, що існує адміністративна відповідальність: згідно зі ст. 164-2 КУпАП відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.). Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із правопорушень, зазначених у ч. 1 ст. 164-2 КУпАП, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн).
Адмінсанкції за цією статтею накладають органи державного фінансового контролю, до завдання яких не входить контроль ведення бухобліку на підприємствах приватного сектору економіки. Вони контролюють достовірність бухобліку в міністерствах та інших органах виконавчої влади, державних фондах, фондах загальнообов’язкового державного соціального страхування, бюджетних установах і суб’єктах господарювання державного сектору економіки, у тому числі суб’єктах господарювання, у статутному капіталі яких 50 і більше відсотків акцій (часток) належить суб’єктам господарювання державного сектору економіки, а також на підприємствах, в установах та організаціях, які отримують (отримували у періоді, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів, державних фондів та фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування або використовують (використовували у періоді, який перевіряється) державне чи комунальне майно (ст. 234-1 КУпАП, ст. 2 Закону №2939). Тож приватним підприємствам, які не згадані у ст. 2 Закону №2939, не загрожує відповідальність за незастосування субрахунку 308, якщо фінансова та податкова звітність складені правильно.
Втім, ми не рекомендуємо свідомо порушувати вимоги Інструкції №291. Щоразу під час податкових перевірок чи аудиту доведеться пояснювати, чому підприємство не використовує субрахунок 308. Причина «тому що ми не хочемо» навряд чи буде сприйнята як поважна, та й увага перевіряльників буде посилена – адже їм доведеться впевнитися в тому, що такий вибір не вплинув на показники звітності і суми податків.
Приклад. Підприємство має магазин роздрібної торгівлі, у якому застосовується РРО, та головну касу. На початок дня в головній касі було 16600 грн, у скриньці РРО – 138400 грн, всього 155000 грн. Підприємство відкрило новий субрахунок для обліку готівки в магазині та перевело на нього залишок готівки у РРО – 138400 грн. Протягом дня магазин вторгував ще 123000 грн та 220000 грн передав інкасаторам. Наприкінці дня 36400 грн передано з магазину до головної каси, з якої було виплачено зарплату в сумі 42300 грн та видано аванс на відрядження в сумі 9250 грн. Також цього дня працівник повернув до головної каси видану йому поворотну фіндопомогу в сумі 1630 грн. Облік цих операцій показано у таблиці.
Облік касових операцій на субрахунках 301 та 308
| Зміст господарської операції | Д-т | К-т | Сума, грн |
| Загальний залишок готівки в головній касі та у скриньці РРО | 301 | х | 155000 |
| Переведення залишку готівки у скриньці РРО на новий субрахунок 308 на підставі бухгалтерської довідки | 308 | 301 | 138400 |
| Отримано готівкову виручку із застосуванням РРО за даними Z-звітів | 308 | 70 | 123000 |
| Проведено інкасацію готівки в магазині, передано готівку інкасатору, оформлено чек службової видачі готівки | 33 | 308 | 220000 |
| Інкасовану готівку зараховано на рахунок у банку – за даними банківської виписки | 311 | 33 | 220000 |
| Готівку з магазину передано до головної каси підприємства, оформлено прибутковий касовий ордер | 301 | 308 | 36400 |
| Виплачено заробітну плату з головної каси – на підставі відомості та видаткового касового ордера | 661 | 301 | 42300 |
| Видано аванс на відрядження з головної каси – на підставі видаткового касового ордера | 372 | 301 | 9250 |
| Повернуто до каси раніше надану фінансову допомогу, оформлено прибутковий касовий ордер | 301 | 377 | 1630 |
| Залишок готівки в головній касі | 301 | х | 3080 |
| Залишок готівки в РРО | 308 | х | 5000 |