«Зарплатний» звіт за 1 квартал 2022 року під час війни: на що звернути увагу?

Коли та за якою формою звітуємо? 

На початку наголосимо на основних правилах. 

«Зарплатним» звітом ми в цій статті називаємо Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску. 

Його діюча форма, а також Порядок його заповнення та подання до ДПС затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4 (останні зміни вносилися наказом Мінфіну від 19.05.2021 р. №278 і про них ми писали тут). 

Тобто, на сьогодні це вже відома форма звіту, яку роботодавці вже складали за 3 та 4 квартали 2021 року. Новацій щодо самої форми або як її складати, у 1 кварталі 2022 року не відбулося.  

Граничний строк подання цього звіту теж знайомий – 40 календарних днів після закінчення звітного періоду (кварталу). Тож, останній день подання цього звіту за 1 квартал 2022 року це 10 травня 2022 року. 

І, так само, як і для решта податкових звітів, щодо цього діє два правила: 

• Оскільки (принаймні) до 31 травня в Україні триває карантин, то до цієї дати діє мораторій на фінансові штрафи та пеню за неподання/несвоєчасне подання цього звіту і несплату/несвоєчасну сплату ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Але тут є свої правила, яким майже два роки: якщо карантин не подовжать, то мораторій одразу скасують; адмінштрафи не скасовані і банки вимагають сплати цих платежів при виплаті/перерахуванні зарплати.. Словом, усі минулорічні нюанси, про які ми вже багато говорили, залишаються,
• Під час дії воєнного стану теж є звільнення від відповідальності за зазначені вище порушення. На таке виключення депутати пішли, зайвий раз підтверджуючи, що війна то є форс-мажор. Але: обов’язок платити ПДФО, ВЗ та ЄСВ за працівників не скасовано (виключення становлять лише роботодавці-єдинники щодо мобілізованих працівників)! Тому скористатися цим виключенням можуть лише ті платники податків, яким виконати цей обов’язок дійсно завадила війна (не працював банк, не було електроенергії тощо). І як тільки загроза минула, можливість виконати обов’язок з’явилася – цей обов’язок треба виконати, не чекаючи закінчення війни! Ми про це повідомляли тут.  

Однак це вже відомо і застосовується не перший місяць. 

А є два основних напрямки змін, за якими ми уважно слідкуємо. 

По-перше, депутати вже вдруге намагаються зробити цей звіт щомісячним. Про цю перспективу ми писали тут, але й досі вона не стала законом. 

По-друге, форма та сама, але війна призвела до новацій у трудових та цивільно-правових відносинах. Ми намагалися відповідати на запитання наших читачів і слідкувати за роз’ясненнями податківців. І вирішили звести їх у одну статтю. 

Зв'язок із працівником втрачено

Ситуацію, коли вам пощастило, ваше підприємство працює і всі живі та здорові, ми розглядати в цій статті не будемо. Адже в такій ситуації ви складаєте «зарплатний» звіт так само, як і в минулому році. Змінилися лише розміри мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму станом на 1 січня. Але про наслідки цього ми вже повідомляли раніше тут.

Далі ми розглядатимемо лише нові ситуації, спричинені війною.

І перша з таких ситуацій, з якою стикнулося багато роботодавців, така: працівник раптом перестав виходити на роботу і зв'язок із ним втрачено.  Такі ситуації непоодинокі з кінця лютого, і зрозуміло, що, оскільки військові дії тривають, такі ситуації траплятимуться і надалі.

Зауважимо, що думка Уряду і контролерів з цього приводу неоднозначна.

В перший місяць війни вони намагалися захистити інтереси працівників і зберегти їх робочі місця. Тому наполягали, хоча в законодавстві неявка через початок війни не зазначена як поважна причина відсутності на робочому місці, все ж таки варто таких працівників не звільняти.

Зазначений час неявки працівника у табелі обліку використання робочого часу  рекомендували  відмічати умовним позначенням «І» – інші причини неявок або «НЗ» – неявка з нез’ясованих причин.

Такої ж позиції дотримувалася й Держпраці.

Проте наприкінці квітня ставлення до таких неявок дещо змінилося. Наразі йдеться про бюджетників: Кабмін заборонив працівникам держпідприємств сектору економіки працювати з-за кордону. У разі перебування таких працівників в робочий час за кордоном без рішення про відрядження до них може бути застосоване дисциплінарне стягнення (тобто, догана або звільнення)! 

Це, звісно, ще не автоматичне звільнення, але, як бачимо, право звільнити такого працівника за прогул (!) у керівництва держпідприємств вже є. 

Таким чином, можливі два варіанти: 

1. Працівник частину 1 кварталу 2022 року сумлінно працював і йому вчасно було нараховано й виплачено зарплату. Цю частину даних відображаємо у звіті за фактом;
2. Але частину 1 кварталу 2022 року він був відсутній на роботі без поважної причини (інші неявки) та не виходить на зв'язок. За цей період він нарахувань не отримає і податки за цей період за нього платити не треба. 

Зауважимо: якщо ви отримали інформацію від працівника, що він в евакуації (в Україні або за кордоном), але він має можливість працювати дистанційно, ви можете оформити це наказом і зберегти працівнику і робоче місце, і зарплату. Однак тут у вас є право вибору – працівник ініціатор запровадження дистанційного режиму роботи, проте на це потрібна згода роботодавця! Якщо роботодавець не згоден, то може поставити перед працівником досить суворий вибір – або повернутися на робоче місце, або його звільнять за прогули (чи призупинять трудовий договір, про що далі). 

Приклад 1. У 1 кварталі працівник відпрацював до 11 березня, а потім зник і не виходить на зв'язок. Оклад працівника 6500 грн. 

Йому нараховано по 6500 грн. за січень та лютий. А за березень йому нараховано 6500 / 22 х 8 = 2363,63 грн. (умовно з 22 робочих днів він відпрацював лише 8).  Як показати це в «зарплатному» звіті?

Щодо ЄСВ у звіті відображається: 

• У податковому розрахунку в рядку 1 та 1.1 нарахована зарплата окремо за кожен місяць (графи 1, 2 – сума 6500,00 грн., в графі 3 – 2363,63 грн.).  При цьому доплата до мінімальної зарплати в березні не нараховується (оскільки він був відпрацьований не повністю). 
• Але, якщо це основне місце роботи і працівник не має інвалідності, то ЄСВ в цьому випадку треба за березень нарахувати у мінімальному розмірі. Тобто, буде заповнено рядки 2 і 2.5 (графа 3) на суму різниці між мінімальною зарплатою 6500,00 грн. та фактично нарахованою зарплатою: 4136,37 грн. 
• А далі в рядку 3.1 відображаємо в розрізі місяців нараховані суми ЄСВ на фактично нараховану зарплату (в графах 1,2 – по 1430,00 грн., в графі 3 – 520,00 грн.). І в рядку 3.5 (в графі 3) відображаємо донарахування ЄСВ: 910,00 грн. Зазначені дані переносяться до граф 1, 2, 3 рядка 3 (за підсумком в кожній з них зазначатиметься цифра 1430,00 грн.). 
• В Додатку 1 роботодавець персоніфікує ці дані, тобто, зазначає, якого саме працівника вони стосуються. Нагадаємо, що цей додаток складається окремо за кожен місяць кварталу, але в кожному з них обов’язково треба зазначити, за який місяць було здійснено нарахування (графа 10 це обов’язковий для заповнення реквізит). Тому у Додатку 1 за січень та лютий буде зазначено лише по одному рядку щодо такого працівника, із фактично нарахованою зарплатою 6500,00 грн. та ЄСВ з неї 1430,00 грн. А ось у Додатку 1 за березень буде два рядки: в одному буде зазначено фактично нараховану зарплату 2363,63 грн. та нарахований на неї ЄСВ 520,00 грн., а в іншому – базу донарахування 4136,37 грн. і донарахований до мінімуму ЄСВ 910,00 грн. 

Увага: прогули та інші неявки в Додатку 5 не відображаться! 

Що ж стосується Додатку 4ДФ, то в ньому відображатиметься (теж окремо за кожен місяць) лише сума фактично нарахованої зарплати і утриманих з неї ПДФО та ВЗ (без жодних донарахувань). 

Працівника все ж таки звільнили за прогул! 

Зрозуміло, що рекомендацій Мінекономіки дотримувалися не всі роботодавці, і далі ситуація для працівників, в умовах безробіття та конкуренції на ринку праці, лише погіршуватиметься. 

Тож, якщо ви звільнили працівника, не забуваємо, що йому треба видати паперову трудову книжку (якщо вона зберігається у вас!) і копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП). А ще в день звільнення (або раніше) із таким працівником треба провести остаточний розрахунок (втім, до цього ми ще повернемося). 

Наприклад, якщо у Прикладі 1 працівника 15-го березня звільнили, то в «зарплатному» звіті: 

• Не було б відображено донарахування ЄСВ до мінімального розміру, навіть, якщо це основне місце роботи такого працівника. Адже у випадку, якщо трудові відносини тривали не повний календарний місяць, вимога зі сплати роботодавцем ЄСВ хоча б у мінімальному розмірі не працює!
• В Додатку 5 треба було б показати звільнення працівника 15 числа (в графі 10 як дату закінчення трудових відносин треба було б поставити 15032022, без крапок!),
• Зазначаєтся дата звільнення в цьому випадку і в Додатку 4ДФ за березень (в графі 8 «15.03.2022», тобто, вже з крапками!). 

Лікарняні та декретні

З звичайного життя ми знаємо, що бували випадки, коли працівник не з’являється на роботу, іноді його навіть звільняють за прогули, але потім він приносить листок непрацездатності. Саме тому, щоб уникнути трудових спорів, роботодавцями радили (і ми в тому числі), перш ніж звільнити, отримати від працівника пояснень (бажано, письмових) його відсутності. 

Введення е-лікарняних певним чином поклало край таким несподіванкам. Проте, паперові листки непрацездатності й досі в обігу. А деякі регіони через бойові дії мають проблеми із Інтернетом, і з бланками. МОЗ та ФСС про цю проблему добре знають, а ми про це писали тут і тут. 

Тож, старі рекомендації залишаються. Але із урахуваннями воєнних правил.

Згідно ч. 1 ст. 5 Закону №2136 у період дії воєнного стану допускається звільнення працівника з ініціативи роботодавця у період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку) із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність, або першим робочим днем після закінчення відпустки.

Тобто, якщо ви звільнили працівника за неявку на роботу, а він вам подав листок непрацездатності на цей період, наказ про звільнення доведеться коригувати. І тут вже на розсуд роботодавця – або анулювати цей наказ, або внести до нього зміни (щодо дати звільнення, наприклад). Таке коригування робиться іншим наказом. 

Відповідні коригування треба буде внести і в «зарплатний» звіт, якщо його вже було подано. Якщо виправлення робитиметься до закінчення граничного строку подання звіту, то це робитиметься у «Звітній новій» формі. Якщо ж після – то в «Уточнюючій» формі. 

Втім, виправлення помилок у «зарплатному» звіті, то окрема цікава тема, яку варто розглянути глибше. В нашій наступній статті (яка вийде найближчим часом) ми про це докладно поговоримо. 

Працівник помер/загинув

Буває і так, що зникнення працівника і відсутність зв’язку із ним означає, що він загинув. Тема сумна, але, нажаль, зараз дуже актуальна, тому поговоримо і про неї. 

Нажаль, КЗпП й досі не містить такої підстави припинення трудового договору, як смерть працівника (про це знають і самі контролери). 

Як би не було, але у разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин (докладно про це ми розповідали тут і тут та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.

Трапляється й таке, особливо під час бойових дій, що ніхто не звертається за належними померлому виплатами. У такому разі зазвичай рекомендують надіслати на адресу померлого рекомендований лист, щоб повідомити про належні суми працівникові.

Якщо такі дії ні до чого не призвели, або ж немає можливості це зробити, у роботодавця є два варіанти:

зберігати кошти, які належать працівникові, до появи спадкоємців. Списувати суму зарплати не рекомендуємо – щодо такої можливості й досі немає сталої думки, про що ми писали тут;

звернутися до послуг нотаріуса. Установа як боржник може погасити свій борг шляхом внесення заробітної плати, що належить померлому, на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 р. №113-0-2-12/13.1). Підтверджує факт унесення коштів на депозит квитанція, яку нотаріус видає після того, як переконається у надходженні коштів на рахунок.

Трапляються й випадки, коли зарплату померлого вже зараховані на зарплатний рахунок, а потім тільки з’ясувалося, що такий працівник помер. Що ж робити у такому разі? 

У такому разі повідомите банк про смерть працівника, а він, у свою чергу, повинен закрити рахунок клієнта, щоб не допустити зняття грошей особами, які не мають на це права, адже проконтролювати цей процес ані ви, ані банк вже не можете. У такому разі ці суми вже входять до складу спадщини померлого й будуть отримані членами сім’ї або іншими особами тільки після прийняття спадщини.

В «зарплатному» звіті такого працівника відображають як у випадку із звичайним звільненням. Тобто, жодного спеціального порядку, а нараховані йому на дату звільнення доходи (зарплата, лікарняні тощо) відображаються у цьому звіті саме як доходи цього працівника (і він сплачує з них податки при нарахуванні), а не як доходи тих, хто їх отримає у спадщину (щодо спадщини сплату податків має проконтролювати нотаріус).  Відповідні роз’яснення податківців з цього приводу читайте тут і тут. 

Єдине, що нарахування і виплату такого доходу роботодавець відображає у «зарплатному» звіті по факту здійснення цих подій. 

Наприклад, якщо у Прикладі 1 роботодавець 28-го березня дізнався (отримав офіційні документи), що працівник 12-го березня загинув (і саме тому він був відсутній на роботі та не виходив на зв'язок).  В такому випадку роботодавець складає наказ від 28-го березня про звільнення працівника «заднім числом» – днем смерті, 12-го березня. Нарахування робляться в день складання наказу. 

Оскільки в цьому випадку місяць смерті та наказу про звільнення один і той самий, то розриву у звіті між датами не буде: 

• Нарахування щодо звільнення робимо і відображаємо ЄСВ-частині звіту за березень,
• В Додатку 5 (графа 10) відображаємо дату звільнення «12032022», а дату наказу (в графі 16) – буде 28.03.2022 р. При цьому підстава для звільнення (графа 17) – «інша»,
• В Додатку 4ДФ (графа  8) теж зазначаємо дату звільнення «12.03.2022». 

А от якщо документи про смерть працівника надійдуть вже в іншому кварталі, то показати таке звільнення доведеться в звіті за такий інший квартал (а не внесенням виправлень датою звільнення). Так, через те, що наказ про звільнення буде датований числом отримання документів про смерть (раніше звільнити працівника не можна). 

Зарплата і податки платяться невчасно

Ще одна проблема, яка впливає і на складання «зарплатного» звіту – це строки виплати зарплати та сплати податків з неї. 

Тим більше, що ст. 10 Закону №2136 встановила, що роботодавець звільняється від відповідальності за порушення зобов’язання щодо строків оплати праці, якщо доведе, що це порушення сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили.

Звільнення роботодавця від відповідальності за несвоєчасну оплату праці не звільняє його від обов’язку виплати заробітної плати.

У разі неможливості своєчасної виплати заробітної плати внаслідок ведення бойових дій, строк виплати заробітної плати може бути відтермінований до моменту відновлення діяльності підприємства. 

Тобто, цілком можлива і дещо легалізована ситуація, коли зарплата нарахована, але не виплачена вчасно, бо цьому завадила війна. Аналогічна ситуація із несплатою/несвоєчасною сплатою ПДФО, ВЗ та ЄСВ (завдяки Закону №2118, який ввів п. 69.1 до підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ та Закону №2020, який додав до розділу VIII Закону про ЄСВ п. 9-21 та 9-22). Як це вплине на звіт?

Ну, в ЄСВ-частині звіту відображаються лише нарахування. Тому, нарахували зарплату та ЄСВ за певний місяць 1 кварталу – в звіті за цей квартал (щодо цього місяця) і відображаємо цю зарплату та ЄСВ, незалежно від того, сплачені вони чи ні!

А ось щодо ПДФО та ВЗ ситуація особлива, сподіваємось, ви всі про це пам’ятаєте. 

Якщо зарплата виплачена пізніше, ніж у місяці наступному після місяця її нарахування, то відображається вона у 4ДФ окремо – нарахування в місяці нарахування, виплата у місяці виплати. Тобто, по факту цих подій. Аналогічно це правило діє і щодо ПДФО та ВЗ. 

Простій 

Якщо ви вирішили оголосити простій не з вини працівників та нараховувати тим з них, хто під час такого простою не працює, 2/3 окладу, то правила оформлення та оподаткування таких виплат ми докладно розглядали тут і тут. 

В «зарплатному» звіті простій відображається як звичайна зарплата. Тобто, немає спеціальних кодів застрахованих осіб, немає окремих ознак доходів, не треба цей випадок відображати в Додатку 5. 

Єдина проблема це розмір нарахувань. Якщо вони менші за мінімальний розмір зарплати, виникне питання щодо ЄСВ. Але на це питання ми вже відповідали тут. Тобто, донараховувати ЄСВ до мінімального розміру в такому випадку треба! А як показати дорахування ЄСВ в «зарплатному» звіті, ми вже розповіли у Прикладі 1. 

Відпустки

Нагадаємо, що завдяки ч. 3 ст. 12 Закону №2136 протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону України «Про відпустки». 

Отже, як і під час карантину, і в працівника, і в роботодавця є цей карт-бланш: можливість перебування працівника в неоплачуваній відпустці, термін якої обмежується лише певною подією. 

У випадку із карантином такою граничною подією було скасування (закінчення карантину) – ще раз нагадаємо, зараз це 31 травня 2022 року.  

У випадку із воєнним станом це дата скасування (припинення) воєнного стану. Наразі він триватиме до 25 травня 2022 року. Ми про це писали тут.

Але при цьому треба тримати в голові три важливих нюанси:

1. Карантин і війна це різні підстави для надання безоплатної відпустки. Тому в заяві і в наказі треба чітко визначити бажану підставу (із посиланням на відповідний нормативний акт – Указ Президента, постанову КМУ тощо, який цю підставу ввів), дві відпустки одночасно надаватися не можуть, а за актуальністю підстав надання відпустки треба уважно слідкувати,
2. Ініціатором безоплатних відпусток, як і до війни, як і до карантину, може бути лише працівник! Спрямовувати у відпустку без збереження зарплати працівників без їх бажання заборонено,
3. Термін неоплачуваної відпустки теж визначає працівник. Звісно, за погодженням із роботодавцем, але важливо не це. Важливо те, що сам працівник вирішує, скільки він бажає бути в цій відпустці – чи від дати в заяви до кінця війни, чи тільки протягом  тижня, двох, місяця тощо. Звісно, не знаючи, скільки триватиме війна, планувати відпустку із чітким зазначенням «на 300 днів» не варто. Тобто, правильно буде зазначити або чіткий термін із урахуванням відомої на час складання заяви дати закінчення воєнного стану, або обмежитися формулюванням «до скасування/припинення воєнного стану в Україні».  

А далі те ж саме, як і у випадку з неявками на роботу в Прикладі 1. Зверніть увагу, що такі неоплачувані (недекретні) відпустки у Додатку 5 «зарплатного» звіту не відображаються! 

Якщо в результаті надання відпустки виявиться, що нарахований ЄСВ менший за мінімальний страховий внесок (і це основне місце роботи, а працівник не має інвалідності, та перебував у трудових відносинах цілий місяць) – треба буде донарахувати ЄСВ. Як це зробити та показати у звіті, ми теж розглянули вище. 

Якщо ж працівник цілий місяць був у неоплачуваній відпустці і нарахувань йому не було жодних, то в звіті ми його показуємо лише в Додатку 1: 

Графи щодо персональних даних працівника в додатку заповнюються у загальному порядку. Заповнюється навіть графа  10 про місяць і рік, за який здійснені нарахування – хоча нарахувань у цьому місяці не було! 

А от всі інші графи слід заповнити таким чином:

• у графі 13 – дні відпустки без збереження зарплати,
• у графі 14 – дні перебування у трудових відносинах (зрозуміло, що в тому випадку, якщо працівник цілий місяць був у неоплачуваній відпустці, показники граф 13 та 14 збігатимуться),
• графи 16 – 20 щодо нарахованого доходу та ЄСВ – слід проставити нулі.

Призупинення трудового договору 

Ще один варіант, як залишити працівнику робоче місце, але не платити йому зарплати, це під час війни призупинення трудового договору.  Докладно про цю процедуру ми розповідали тут і тут. Там же ми наводили свою пораду щодо відображення цього періоду в «зарплатному» звіті (від податківців й досі жодних порад або коментарів). 

Але, зверніть увагу! Норма щодо призупинення трудового договору діє лише з 24 березня 2022 року. Тому, скоріш за все, скористатися нею у 1 кварталі змогло небагато працівників та роботодавців. 

Матеріальна допомога 

Деякі працівники потребували матеріальної допомоги, і деякі роботодавці її навіть надавали. 

Про податкові та звітні наслідки таких виплат під час війни ми докладно розповідали тут.  

Мобілізовані працівники 

Про те, які права та гарантії мають під час війни наші працівники-захисники, ми докладно розповідали тут.

Зокрема, як мобілізовані працівники, так і бійці територіальної оборони, отримують середній заробіток за рахунок роботодавців. З метою оподаткування це звичайна зарплата, проте вона має свої особливості: 

• Донарахування ЄСВ до мінімального розміру за місяць, якщо дохід воюючого працівника менший за мінімальну зарплату (а він цілий місяць перебував у трудових відносинах, це основне місце роботи і він не має інвалідності), робити треба! 
• В Додатку 1 мобілізованих працівників відображають під кодом «47» (якщо ставка ЄСВ 22%) або «66» (якщо ставка ЄСВ 8,41%).  Нажаль, для інших ставок окремих кодів для мобілізованих наразі не передбачено. Аналогічна проблема і з бійцями тероборони – для них теж кодів немає. Тому, до внесення відповідних змін до Додатку 1 до Порядку №4, який код зазначати, вирішує сам роботодавець. А для ДПС варто надати пояснення у довільній формі як додаток до «зарплатного» звіту, що насправді за виплата відображена під таким кодом,
• Роботодавці-«єдинники» за мобілізованих працівників ЄСВ не платять. Проте у ЄСВ—частині звіту відображати інформацію про нарахований середній заробіток таких працівників  повинні! Цього вимагає вже не Мінекономіки, а п. 9-20 розділу VIII Закону про ЄСВ. На думку автора, із цим проблем виникнути не повинно і недоплата в обліку у податківців не має виникнути. Проте, і в цьому випадку, при бажанні можна подати пояснення до звіту, у якому зазначити, що дані з ЄСВ за певними працівниками відображалися лише довідково, на вимогу певної норми закону,
• В Додатку 4ДФ такий середній заробіток (в усіх випадках) відображається із ознакою доходу «101».