ДПС у листі від 05.09.2025 №969/2/99-00-24-0103-02 зазначила, що відповідно до Інструкції №59 працівник після повернення з відрядження зобов’язаний не пізніше третього банківського дня повернути невикористані кошти (у тому числі електронні гроші) у встановленому порядку:
- на рахунок підприємства;
- або до каси підприємства — якщо аванс було отримано готівкою.
Ця вимога є обов’язковою для державних органів, установ і організацій, що фінансуються з бюджету. Для інших суб’єктів господарювання, зокрема ФОП, Інструкція №59 має лише рекомендаційний характер.
Своєю чергою, Порядок №841 уточнює: реквізити документів, що підтверджують витрати на відрядження, вказуються у Звіті про використання коштів. Якщо працівник витратив менше, ніж отримав під звіт, він повинен повернути залишок у касу або на рахунок роботодавця до або при поданні Звіту.
Також згідно з п. 170.9 ПКУ надміру витрачені та не повернуті у строк кошти оподатковуються. При цьому документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт (пп. 170.9.3 ПКУ).
Працівники органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, невикористані кошти у відрядженні мають повернути у строки, визначені Інструкцією №59, а інші суб'єкти господарювання (у тому числі ФОПи) – у строки, визначені ПКУ.
Читайте також:
