Договір аутстафінгу – 2026: документальне оформлення, вимоги, обмеження, облік у замовника і аутстафера

1. Обов’язки, вимоги та обмеження у роботі аутстафера
2. Чи потрібен аутстаферу дозвіл або ліцензія?
3. Кадровий облік у аутстафера
4. Спеціальна звітність аутстафера
5. Позиція ДПС щодо аутстафінгу
6. Приблизний перелік первинних документів, які можуть підтвердити співпрацю замовника з компанією-аутстафером
7. Бухгалтерський облік операцій аутстафінгу (у замовника та аутстафера)
8. Судова практика щодо аутстафінгу
9. Переваги, недоліки та ризики аутстафінгу

Термін outstaffing походить від англійських слів out («поза», «зовні») і staff («персонал», «штат») та буквально означає «виведення персоналу за межі штату». У діловій практиці також використовують формулювання «надання персоналу», «оренда персоналу», «виведення працівників за штат».

Усі вони описують модель, коли працівник формально перебуває у трудових відносинах з однією особою (вона має назву «аутстафер»), але фактично працює в інтересах іншої.

Водночас у законодавстві України термін «аутстафінг» прямо не використовується, тому правовий аналіз таких відносин має ґрунтуватися на компіляції низки законодавчих норм.

Найбільш близьке визначення до поняття «аутстафінг» міститься у пп. 14.1.183 ПКУ.

Послуга з надання персоналу – це господарська або цивільно-правова угода, відповідно до якої особа, що надає послугу (резидент або нерезидент), направляє у розпорядження іншої особи (резидента або нерезидента) одну або декількох фізичних осіб для виконання визначених цією угодою функцій. Угода про надання персоналу може передбачати укладення зазначеними фізичними особами трудової угоди або трудового контракту з особою, у розпорядження якої вони направлені. Інші умови надання персоналу, у тому числі винагорода особи, що надає послугу, визначаються угодою сторін.

Саме ця норма використовується як відправна точка для опису аутстафінгу в податковому і господарському сенсі. Вона справді досить близько підводить нас до класичної бізнес-моделі надання персоналу – одна особа надає працівників у розпорядження іншої особи для виконання певних функцій, а за це отримує винагороду.

Втім, лише цієї норми недостатньо, щоб зробити висновок про трудоправовий режим таких відносин, тому для повного розуміння потрібно враховувати положення Закону від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення» (далі – Закон №5067) та цивільно-правові норми щодо договорів про надання послуг, зокрема положення гл. 63 ЦКУ (ст. 901 – 907 ЦКУ). 

Обов’язки, вимоги та обмеження у роботі аутстафера

Стаття 39 Закону №5067 регулює основні умови надання працівників «в оренду» іншим роботодавцям, зокрема:

1. Умови аутстафингу:

• повинні бути передбачені колективним договором роботодавця, який направляє працівників (а за його відсутності - іншим внутрішнім розпорядчим документом, який узгоджується з трудовим колективом);
• є згода первинної профспілкової організації, звісно, за її наявності на підприємстві.

2. Обов’язки роботодавця (аутстафера):

• укласти договір з замовником (його Закон називає іншим роботодавцем) про застосування праці своїх найманих працівників;
• виплачувати кожному працівнику зарплату не нижче мінімальної та не нижче зарплати, яку отримують працівники замовника за аналогічну роботу;

Зверніть увагу! 

На практиці бізнес часто орієнтується лише на мінімальну заробітну плату. Проте друга умова означає, що якщо у замовника вища оплата праці, роботодавець повинен підвищити зарплату направленого працівника до такого рівня. Це автоматично збільшує податкове навантаження (ЄСВ, ПДФО, військовий збір), тому ця норма має не лише соціальний, а й цілком практичний фінансовий ефект.

• забезпечити режим роботи і відпочинку за правилами замовника, у якого фактично працює працівник;

Модель не передбачає принципу «передали працівника – далі це не наша справа». Закон прямо пов’язує трудові гарантії працівника з умовами роботи у приймаючого роботодавця.

• нараховувати і сплачувати ЄСВ;
• не перешкоджати переходу працівника до замовника, у якого він виконував роботу. 

Тому поширені в бізнес-практиці жорсткі заборони на «переманювання» у таких правовідносинах можуть бути юридично вразливими. Не можна в трудовому договорі поставити обмеження щодо переходу працівника на роботу до замовника!

3. Заборонено направлення працівників, якщо замовник:

• протягом року скорочував штат;
• не дотримується нормативу чисельності працівників основних професій;
• залучає працівників до шкідливих, небезпечних або важких робіт чи робіт основного технологічного процесу.

Чи потрібен аутстаферу дозвіл або ліцензія?

Закон від 21.09.2022 №2623-IX скасував вимогу ч. 1 ст. 39 Закону №5067 щодо отримання дозволу на наймання працівників для подальшої роботи в іншого роботодавця.

Натомість законодавець залишив інший механізм контролю: відповідно до ч. 3 ст. 36 Закону №5067 суб’єкти господарювання, які надають послуги з наймання працівників для роботи в інших роботодавців, мають бути включені до спеціального Переліку, який веде Державна служба зайнятості.

Кадровий облік у аутстафера

Жодна модель аутстафінгу не працює без належного кадрового оформлення. Якщо компанія називає себе аутстафером, але фактично не має оформлених працівників, саме це стає однією з перших проблем під час перевірок.

Аутстафер повинен мати:

• трудові договори з працівниками;
• посадові інструкції;
• документи про оформлення трудових відносин;
• табелі обліку робочого часу;
• накази або розпорядження про направлення працівників до замовника.

На практиці бізнес нерідко називає аутстафінгом модель, коли фізособи, які надаються «в оренду», взагалі не є працівниками аутстафера – наприклад, виконують роботи як ФОПи або залучені з іншої компанії (така собі «суборенда»). Але така модель не відповідає вимогам ст. 39 Закону №5067, отже, взагалі не врегульована чинним законодавством. А оскільки йдеться про залучення праці фізосіб, краще не ризикувати і діяти в межах того, що законом вже передбачено.

Практична порада

У приміщенні замовника варто мати завірені копії документів, що підтверджують статус працівника – договір між компаніями, копію трудового договору та наказ про направлення працівника.

Спеціальна звітність аутстафера

Окрім стандартної звітності щодо найманих працівників, аутстафер має ще один спеціальний обов’язок, про який на практиці часто забувають навіть компанії з добре налагодженим кадровим обліком.

Суб’єкти господарювання, що надають послуги з наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в інших роботодавців, повинні подавати до служби зайнятості Інформацію про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні (ф. №1-ПА).

• Бланк Інформації про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, що надають послуги з посередництва у працевлаштуванні (ф. №1-ПА), терміни його подання, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
  
  
• Форму №1-ПА затверджено наказом Мінсоцполітики від 03.06.2019 №851 «Про затвердження форми звітності №1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні» та Порядку її подання» (із змінами і доповненнями).
  
  
• Інструкцію із заповнення та подання цього бланку від редакції «Дебет-Кредит» читайте за посиланням.
  
  
• Більше інструкцій із заповнення та подання бланків податкової та статистичної звітності дивіться тут.
  
  
• Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.

Позиція ДПС щодо аутстафінгу

Податкова служба загалом не заперечує використання договорів надання персоналу. Однак для неї вирішальним є не назва договору, а реальний зміст відносин між сторонами.

Якщо за договором аутстафінгу фактично приховано інші відносини, працівники не оформлені належним чином, відсутні первинні документи або економічна логіка операції виглядає сумнівно, контролюючі органи можуть поставити під сумнів реальність господарських операцій і розглядати питання про їх перекваліфікацію.

Іншими словами, ризик пов’язаний не з самим терміном «аутстафінг», а з ситуаціями, коли за цією назвою немає належного кадрового, трудового та бухгалтерського оформлення.

З точки зору ДПС, співпрацю замовника з компанією-аутстафером можуть підтвердити первинні документи, які доводять факт найму робочої сили, сплату компанії-аутстаферу замовником відповідних коштів за договором аутстафінгу із відповідним відображенням таких господарських операцій в бухгалтерському обліку замовника, виконання компанією-аутстафером обов’язків роботодавця та податкового агента. Конкретний перелік документів та критеріїв може варіюватись залежно від специфіки діяльності підприємства-замовника.

І що ж це має бути за перелік документів?

Приблизний перелік таких документів податківці наводять, наприклад, в «ЗІР», категорія 103.26.

Приблизний перелік первинних документів, які можуть підтвердити співпрацю замовника з компанією-аутстафером

Конкретний перелік документів та критеріїв може варіюватись залежно від специфіки діяльності підприємства-замовника.

1. Документи щодо факту найму працівників

Підтверджують, що працівники перебувають у трудових відносинах саме з аутстафером:

• трудові договори (контракти) з працівниками;
• накази про прийняття на роботу;
• повідомлення до ДПС про прийняття працівника;
• посадові інструкції;
• накази або розпорядження про направлення працівників до замовника.

2. Документи щодо надання послуг аутстафінгу:

• договір про надання персоналу (аутстафінгу);
• додатки до договору (перелік працівників, функції, строки, умови роботи);
• акти наданих послуг;
• рахунки на оплату;
• листування або інші документи щодо організації виконання робіт.

3. Документи щодо оплати послуг:

• платіжні інструкції;
• банківські виписки;
• рахунки-фактури;
• податкові накладні (за наявності ПДВ).

4. Документи щодо виконання обов’язків роботодавця:

• розрахунково-платіжні відомості;
• табелі обліку робочого часу;
• документи щодо нарахування зарплати;
• документи щодо сплати ЄСВ, ПДФО та військового збору;
• звітність щодо найманих працівників.

5. Документи бухгалтерського обліку замовника

Підтверджують відображення господарської операції:

• акти наданих послуг;
• регістри бухгалтерського обліку;
• первинні документи, що підтверджують використання праці залучених працівників.

У тій же в «ЗІР» ДПС також зазначає, що у разі укладення договору аутстафінгу обов’язки роботодавця та податкового агента покладаються на компанію-аутстафера. Якщо процес найму персоналу прозорий, належно документально підтверджений і сторони дотримуються вимог трудового та податкового законодавства, контролюючі органи не розглядатимуть таку модель як порушення.

Водночас у разі використання схем прихованої зайнятості, порушення прав працівників або недотримання законодавства під час перевірки такі дії можуть бути кваліфіковані як порушення, що тягне донарахування податків, зборів і застосування штрафних санкцій. 

Бухгалтерський облік операцій аутстафінгу (у замовника та аутстафера)

Підставою для відображення доходів аутстафера і витрат у нього та у його замовника є акт наданих послуг.

Типової форми цього документу не існує, але ми докладно розповіли, як його складати в статті «Акт виконаних робіт (наданих послуг): обов'язкові реквізити, інструкція зі складання, зразки та приклади». 

Втім, 16 березня 2026 року Президент підписав Закон про внесення зміни до статті 9 Закону №996 про спрощений порядок оформлення первинки з надання послуг, про що ми повідомляли тут.  Новий Закон набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування. 

Також читайте:

• Акт без підпису замовника або орендаря: новація за Законом №4791
• Акти виконаних робіт (наданих послуг) стануть не обов'язковими: роз'яснення ДПС щодо Закону №4791-ІХ
• Нові правила оформлення Актів послуг, робіт та оренди за Законом №4791: що зміниться та з якого числа?

Таблиця 1. Бухгалтерський облік у замовника

Таблиця 2. Бухгалтерський облік у аутстафера

Судова практика щодо аутстафінгу

Суди, як і ДПС, не заперечують можливості використання аутстафінгу. Водночас судді оцінюють не назву договору, а реальність господарських операцій та їх документальне підтвердження.

Так, Верховний Суд у постанові від 07.08.2018 у справі №808/760/16 зазначив, що відсутність у контрагента достатньої кількості працівників не свідчить про нереальність операції, оскільки персонал може залучатися через різні моделі – зокрема за договорами цивільно-правового характеру, аутсорсингу чи аутстафінгу. Аналогічні висновки містяться у постанові ВС від 15.04.2020 у справі №826/13929/17 та в ухвалі від 16.04.2020 у справі №520/7467/19. 

Ця позиція Верховного Суду і донині використовується як суб’єктами господарювання, які оскаржують санкції з боку податківців, так і судами, що приймають рішення на користь таких суб’єктів господарювання. 

Водночас у разі порушення трудового законодавства можливі штрафи. Наприклад, у справі №640/1099/19 (постанова ВС від 14.05.2020) спір виник через те, в кого мали бути оформлені працівники, залучені за договором аутстафінгу. Це свідчить про необхідність для замовника переконатися, що працівники належним чином оформлені у аутстафера. Яким саме способом перевіряти це, – закон прямо не визначає, тому відповідні механізми та обсяг інформації слід передбачати у договорі.

Також читайте:

Аутсорсинг бізнес-процесів та аутстафінг персоналу: суть та судова практика

Переваги, недоліки та ризики аутстафінгу

Покажемо їх у зручній таблиці 3:

Таблиця 3. Переваги та недоліки аутстафінгу