ДФС у листі від 16.01.2017 № 557/К/99-99-13-02-03-14 зазначає, що оподаткування доходів фізосіб регламентується розділом IV ПКУ, відповідно до п. 170.9 якого передбачено оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження, або виконав окрему цивільно-правову дію за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання Звіту.
За пп. 170.9.3 ПКУ дія цього пункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням особливостей, визначених у абзацами «а», «б» вказаного підпункту.
Згідно з п. 4 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 року №841, якщо платник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п'ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт), то така сума, розрахована з урахуванням п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць.
Тож, норми ПКУ та положення п. 4 Порядку застосовуються податковим агентом у випадку неповернення фізичною особою суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк їх повернення, у зв’язку з завершенням такою особою відрядження або виконання цивільно-правової дії, з метою подальшого оподаткування.