Складаємо особові справи та особові картки П-2 по-новому

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5, зазнали змін завдяки наказу Мін’юсту від 04.07.2018 р. № 2277/5.

Цими змінами було розширено перелік документів в особових справах працівників з 12 до 25 і їх слід застосовувати вже з 25 липня 2018 р.

Але почнемо з самого початку – які ж документи слід оформлювати у зв’язку із працевлаштуванням працівників?

Документи, які надаються працівником при прийнятті на роботу

Відповідно до ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу,
• трудову книжку,
• у випадках, передбачених законодавством, - документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), стан здоров'я та інші документи.

Як бачимо, при прийнятті на роботу вимагається нормами КЗпП досить скромний перелік документів. Але насправді цих документів повинно бути стільки, щоб роботодавець міг без проблем заповнити особову картку працівника. Докладно про це ви можете прочитати  тут.

А далі слід сформувати щодо такого працівника особову справу. Саме в Правилах №1000/5 зазначається, що в ній має бути.

Зміст особової справи працівника

Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців (далі - Порядок №64).

Аналогічний перелік міститься у  пункті 12 глави 2 розділу IV Правил №1000/5 (див. Таблицю 1).

Таблиця 1

Зверніть увагу! Особовий листок з обліку кадрів - це не те саме, що Особова картка (форма №П-2). Уніфікованої форми особового листка не існує, тож часто роботодавці самостійно розробляють його форму й зазначають необхідну підприємству інформацію. Приклади такого документу можна знайти у Порядку проведення конкурсу для призначення на посади у Державному бюро розслідувань (додаток 3), у  Інструкції з обліку кадрів в органах прокуратури України (додаток 1) тощо.

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до Особового листка з обліку кадрів.

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи. Внутрішній опис слід складати на окремому аркуші за формою, регламентованою у  додатку 16 до Правил №1000/5.

Порівняно зі старою редакцією Правил 1000/5, зараз з них вилучено декілька документів з переліку, що повинні зазначатися в особовій справі. А саме:

• направлення або подання;
• довідки та інші документи.

Отже, ці документи (або їх завірені копії) можна з особової справи вилучити. Але після вилучення слід обов’язково це відмітити в описі до особової справи (записом «Документ вилучено»).

Особова картка П-2

Часто доводиться чути запитання: де зберігається особова картка за формою П-2?. Багато хто з роботодавців помилково її зберігають в особових справах. Але за Правилами №1000/5, як видно з переліку у таблиці 1, особова карта за формою П-2 в особовій справі відсутня.

З іншого боку, особова картка державного службовця (за Порядком №64) має зберігатися саме в його особовій справі. Проте це правило працює лише для держслужбовців.

Нагадаємо, що форма №П-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, є типовою формою первинної облікової документації. Наказ, яким затверджено типову форму, в Мін'юсті не зареєстрований (типові форми не підлягають державній реєстрації), а отже не є обов'язковим до виконання. 

Тому підприємство може розробити свою форму особової картки. Хоча наявність особової картки за формою, затвердженою Держстатом, зніме принаймні одне питання під час перевірок від Держпраці. 

Наскільки обов’язково вести особові картки?

Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 вважає, що типова форма №П-2 є основним первинним документом з обліку особового складу. Також у цьому листі Мінсоцполітики зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов’язковим для всіх роботодавців, в т.ч. для роботодавців-фізосіб. Це випливає зі змісту абзацу другого п. 1.1 р.І Інструкції №286, за яким її дія поширюється, в тому числі і на таку категорію роботодавців.

Тож, з наведеного виходить, що, на думку контролерів, особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у тому числі на сумісників) в одному примірнику. 

Оскільки особові картки ведуть на всіх працівників, яких прийнято на роботу, то особовій картці можна присвоїти номер, що буде відповідати порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників. Оскільки на сьогодні не передбачено типової форми для Журналу обліку особових карток, у якій ці картки потрібно було б нумерувати окремо.

Інформація, що міститься в особовій картці, є важливою: відомості, внесені до особової картки, можуть використовуватися архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.

Але, як ми вже зазначали, вимоги зберігати особові картки у особовій справі, крім держслужбовців, не встановлено. Тому решта роботодавців особові картки  групують в окрему картотеку, яку вносять до номенклатури справ кадрової служби як одну справу.

Для особової картки встановлено тривалий строк зберігання — 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Переліку №578/5).

Відповідальність роботодавця за порушення

З огляду на ст. 265 КЗпП, до роботодавця за відсутність особових справ та особових карток, так само, як і за помилки при їх веденні, при перевірках Держпраці може буде застосовано штраф у розмірі 1 мінзарплати, встановленої на момент проведення перевірки (у 2018 році – 3723,00 грн).

Посадовим особам, які відповідають за ведення таких особових карток, загрожуватиме, крім дисциплінарної, адміністративна відповідальність за ст. 41 КУпАП. Хоча, оскільки Держпраці перевіряє не саме ведення особових карток, а виконання вимог трудового законодавства в цілому, то окремо за кожне порушення інших вимог законодавства з праці роботодавця і його посадових осіб не штрафуватимуть.

Отже, якщо таких порушень за певний період, що перевіряється, буде кілька, відповідальність буде однаковою. Так само, немає значення кількість відсутніх документів – по одному чи на всіх працівників.