Грошова компенсація замість відпустки: надавати обережно, щоб не сплачувати штрафи!

Коментар до листа Держпраці від 20.09.2018 р. №4440/4/4.1-38-18

 Що говорить закон?

Правила надання відпусток і заміни деяких з них грошовою компенсацією встановлені КЗпП та Законом про відпустки.

Нагадаємо, що грошова компенсація може бути виплачена працівнику лише за невикористані працівником щорічні відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 24 Закону про відпустки). 

Перелік щорічних відпусток наведено у ст. 4 Закону про відпустки, це: 

• основна відпустка (ст. 6 цього Закону);
• додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 цього Закону);
• додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 цього Закону);
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством. 

Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 цього Закону) належить до соціальних відпусток. Але і вона надається щорічно. 

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладання трудового договору (ст. 2, ст. 6 Закону про оплату праці, ст. 74 КЗпП). Однак така відпустка для деяких категорій працівників може бути й більшою – якщо це прямо передбачено законом. 

Тривалість інших щорічних відпусток визначається залежно від їх виду і часу, протягом якого працівник виконує трудові обов’язки, що дають право на таку відпустку. 

Додаткова відпустка «на дітей» має базову тривалість 10 календарних днів. Однак вона надається за різними підставами (наявність двох чи більше дітей віком до 15 років, одинокій матері/батьку тощо). За наявності декількох підстав для надання цієї відпустки її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів. 

Також у ст. 83 КЗпП та в ст. 24 Закону про відпустки йдеться про те, що грошова компенсація за всі невикористані працівником щорічні відпустки, а також додаткову відпустку «на дітей» виплачується у таких виключних випадках:

1. у разі звільнення працівника;

2. у разі, якщо працівник відгуляв щорічну та додаткову відпустки не менш як 24 календарних дні.

Крім цього, законом може бути передбачено пряму заборону заміни відпусток грошовою компенсацією. Прикладом цього можуть бути неповнолітні працівники, яким робити таку заміну не можна. Хоча Мінсоцполітики вважає, що навіть неповнолітнім замінити невикористану відпустку грошовою компенсацією можна, але лише при звільненні. Від себе ж зауважимо, що ст. 24 Закону про відпустки таке виключення не передбачено. Тож дослухатися до таких роз’яснень чи ні, кожен роботодавець вирішує самостійно. 

Обов'язок надання відпустки покладається на роботодавця! 

Та найгостріше питання невикористаних відпусток стоїть не під час звільнення працівників, а під час їхньої роботи. Адже на практиці часто буває так, що працівники не ходять у відпустки протягом кількох років поспіль. Особливо цим «грішить» керівництво – як кажуть в таких випадках бухгалтери, «у відпустку і не виженеш». 

Жага до роботи, це, звісно, добре, але слід пам’ятати про вимоги закону!  

У ст. 80 КЗпП йдеться про заборону ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

Аналогічна норма міститься і в ст. 11 Закону про відпустки. 

При цьому заборона ця встановлена для роботодавців, і саме на них покладається відповідальність за невиконання цих норм законодавства. 

Зауважимо, що, на думку Мінсоцполітики (лист від 21.06.2012 р. №207/13/116-12), щоб виконати такі вимоги законодавства, роботодавець має право надати працівнику відпустку і без його заяви про таке надання (навіть, якщо працівник відмовляється йти у відпустку!) – за умови, якщо така відпустка передбачена затвердженим графіком.  

Відповідальність за порушення 

За ненадання відпустки у строки, встановлені законом, передбачена така відповідальність:

• для посадових осіб підприємств, установ, організацій – дисциплінарна, матеріальна, адміністративна, і навіть кримінальна. Докладно про ці види відповідальності ми писали тут;
• для юридичних осіб та ФОПів – фінансова.

Зокрема, за порушення законодавства про відпустки адмінвідповідальність посадових осіб становить:

• 510,00 грн – 1700,00 грн (якщо порушення вперше);
• 1700,00 грн – 5100,00 грн (повторне порушення протягом року) (ч. 1, 2 ст. 41 КУпАП).

А фінансова відповідальність, передбачена абзацом восьмим частини другої ст. 265 КЗпП, становить розмір мінімальної заробітної плати – 3723,00 грн.

Чи можна і відпустки не надати, і штрафів не платити? 

Часто, коли невикористані відпустки у працівника накопичились за кілька років, роботодавець фізично вже не може відправити працівника їх відгуляти. Адже це тривалий строк, а працівник необхідний на робочому місці. 

Щоправда, і на цей випадок КЗпП передбачено цілком легальний вихід – найняти іншу особу, яка буде тимчасово виконувати обов’язки відсутнього працівника. Або ж ці обов’язки буде виконувати інший працівник в межах сумісництва (за доплату) або як заступник (згідно з посадовою інструкцією).  Докладніше про це ми писали тут і тут>>

Але у коментованому листі Держпраці розглядала інший варіант – коли працівнику невикористана відпустка замінюється грошовою компенсацією. Це, звісно, радикальний варіант – і відпускні виплачені, і працівник продовжує виконувати свої трудові обов’язки, а шукати йому заміну не потрібно. Та, щоб не сплачувати вищезазначені штрафи, в цьому випадку слід дотримуватися головного правила. 

За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні. 

Це означає, що: 

1) заміна відпустки грошима повинна бути ініційована самим працівником, він має висловити власне бажання про це. Оформити таку ініціативу можна заявою працівника, на підставі якої складається наказ (розпорядження) про заміну;

2) заміні підлягає не всі невикористані відпустки, а лише їх частина, яка перевищує 24 календарні дні;

3) заміні підлягають лише щорічні відпустки, а додаткова відпустка «на дітей» - ні. Грошову компенсацію за таку невикористану відпустку батьки можуть отримати лише при звільненні. 

Приклад 1. Працівнику – інваліду ІІ групи щорічна основна відпустка встановлена ст. 6 Закону про відпустки тривалістю 30 календарних днів. Він не був у відпустці 2 роки поспіль. Як отримати грошову компенсацію за невикористані щорічні відпустки?

Щоб отримати грошову компенсацію, працівник має використати 24 х 2 = 48 календарних днів відпусток за ці 2 роки,  а за решту 6 х 2 = 12 календарних днів він має право отримати грошову компенсацію. 

Приклад 2. Працівниця – одинока мати 2-х дітей віком до 15 років. Вона має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні і на додаткову відпустку «на дітей» тривалістю 17 календарних днів щорічно. Вона бажає частину таких відпусток за календарний рік замінити грошовою компенсацією. Яка саме частина відпусток може бути замінена грошима? 

Як зазначено вище, додаткова відпустка «на дітей» до звільнення не підлягає заміні грошовою компенсацією. Але щорічна основна відпустка – підлягає, і тут можливий такий варіант. 

Працівниця використовує 17 календарних днів додаткової відпустки «на дітей» (повністю, адже така відпустка поділу не підлягає, див. ст. 12 Закону про відпустки). І ще 7 календарних днів щорічної основної відпустки.  Таким чином, виконано вимогу: тривалість наданої працівниці щорічної та додаткових відпусток не менше ніж 24 календарних дні. 

Решта невикористаних днів щорічної основної відпустки працівниця може замінити  грошовою компенсацією  (за 17 календарних днів).