Щорічні відпустки: основні принципи надання та оформлення

Право на щорічну основну відпустку мають всі працівники

Відповідно до ст. 2 Закону України від 15.11.1996 р. №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон №504) право на відпустки мають громадяни України. Іноземці та особи без громадянства, які працюють в Україні, також мають право на відпустки нарівні з громадянами України.

Але йдеться не про всіх фізосіб, а лише про тих, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Особи, які виконують роботи чи надають послуги підприємству за договорами ЦПХ, права на відпустки не мають, оскільки не перебувають з ним у трудових відносинах.

Увага! У ст. 8 КЗпП зазначено, що трудові відносини іноземних громадян, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях України, регулюються відповідно Законом України від 23.06.2005 р. №2709-IV «Про міжнародне приватне право» (далі – Закон №2709).

Положеннями ст. 52 Закону №2709 встановлено, що до трудових відносин застосовується право держави, у якій виконується робота, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.

Умови, на підставі яких трудові відносини іноземців та осіб без громадянства, які працюють в Україні, не регулюються правом України, наведені в ст. 54 Закону №2709. А саме, якщо:

• іноземці та особи без громадянства працюють у складі дипломатичних представництв іноземних держав або представництв міжнародних організацій в Україні, якщо інше не передбачено міжнародним договором України;
• іноземці та особи без громадянства за межами України уклали з іноземними роботодавцями – фізичними чи юридичними особами трудові договори про виконання роботи в Україні, якщо інше не передбачено договорами чи міжнародним договором України.

Право на щорічні основні відпустки не втрачається за строком давності

Порядок і умови надання щорічних відпусток регулюються ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону №504, відповідно до яких надання відпустки є обов'язком роботодавця.

Держпраці в листі від 25.01.2017 р. №828/4.3/4.1-ДП-17 повідомляла, що законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівником втрачається право на щорічні відпустки. Також воно не містить заборони щодо надання щорічних відпусток у разі їх невикористання. Отже, якщо працівник з яких ось причин не скористався своїм правом на таку відпустку за попередні роки, то він має право їх використати.

Право на відпустки не втрачається і у разі звільнення

Відповідно до ст. 3 Закону №504 працівник, який звільняється, має право на невикористану відпустку з наступним звільненням, крім звільнення за порушення трудової дисципліни. У цьому разі останній день відпустки буде датою звільнення.

Після закінчення строку трудового договору при звільнені працівника йому за бажанням може надаватися невикористана відпустка, навіть якщо час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. В такому випадку чинність трудового договору продовжується до закінчення відпустки.

Ми про це писали і раніше тут, тут і тут.

Тривалість щорічної основної відпустки

Нормами ст. 6 Закону №504 передбачено надання щорічної основної відпустки працівникам тривалістю не менш як 24 к. д. за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. Час, який зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, визначено ст. 9 Закону №504.

При цьому окремим працівникам певних галузей встановлена щорічна основна відпустка більшої тривалості, а також працівникам, тривалість відпустки яким установлюється іншими актами законодавства.

Крім того, щорічна основна відпустка надається тривалістю:

• 30 к.д. – особам з інвалідністю I і II груп;
• 26 к.д. – особам з інвалідністю III групи;
• 31 к.д. – особам віком до 18 років.

Сезонним та тимчасовим працівникам відпустка надається пропорційно до відпрацьованого ними часу.

Чи можна надати відпустку тривалістю понад 24 к. дні згідно з колективним чи  трудовим договором?

Колективний договір може передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги, включаючи щорічну додаткову відпустку.

Наприклад, 1 день – за кожні 5 років роботи на даному підприємстві (ч. 3 ст. 7 Закону України від 01.07.1993 р. №3356-XII та лист Мінсоцполітики від 08.11.2017 р. №2720/0/101-17/214).

Коли надається щорічна відпустка?

Основна щорічна відпустка надається працівнику з таким розрахунком, щоб вона була використана, як правило, до закінчення робочого року (ч. 4 ст. 10 Закону №504). Згідно з ч. 5 ст. 11 Закону №504 забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд.

Щодо новоприйнятих працівників (перших 12 місяців роботи), слід пам’ятати наступне (це наголошує і Держпраці).

Право працівника на щорічну основну відпустку повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

Втім, і щодо новоприйнятих працівників є виключення. Вони чітко прописані Законом про відпустку і в цих випадках роботодавець зобов’язаний надати щорічну основну відпустку до настання 6-місячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи  за бажанням працівника:

1. жінкам – перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
2. особам з інвалідністю;
3. особам віком до 18-ти років;
4. чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
5. особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
6. сумісникам – одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
7. працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
8. працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації;
9. працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
10. батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
11. в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Якщо ви зазначили можливість надання відпустки в перші 6 місяців роботи в колективному або трудовому договорі, то якщо працівник бажатиме нею скористатися, доведеться таку відпустку «авансом» йому надати.

Працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, за їхнім бажанням надається щорічна відпустка або її частина (не менш як 12 к.д.) для супроводження дитини до місця розташування навчального закладу та у зворотному напрямі. За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводження кожної дитини.

А ось щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону №504). Але в цьому випадку для надання щорічних відпусток передбачено певний графік.

Черговість надання відпусток та їх перенесення

Черговість надання відпусток визначається графіками, що затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників (ч. 10 ст. 10 Закону №504).

Типової форми такого графіку не існує. Тому кожен роботодавець має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10).

Та все ж певні правила такого складання Законом про відпустки встановлені:

1. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
   
   
2. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Як правило, таке повідомлення здійснюється шляхом складання наказу про відпустку (з яким працівника ознайомлюють під розпис). Докладно про складання такого графіку ми писали тут.

Але графік складається наперед (як правило, до 5 січня на поточний рік). Як бути, якщо обставини змінилися і працівник бажає змінити місяць надання йому відпустки? Та чи можна змінити за бажанням працівника дати відпустки, на яку вже складено наказ?

Мінсоцполітики в листі від 11.07.2018 р. №1213/0/101-18/284 повідомляє, що перенесення відпустки на прохання працівника, наприклад, за сімейними обставинами на інший період за відсутності заперечень з боку роботодавця щодо зміни у графіку періоду використання ним відпустки не вбачається порушенням законодавства про відпустки.

У ч. 1 ст. 11 Закону №504 зазначено, що щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

• порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 10 ст. 10 Закону №504);
• несвоєчасної роботодавцем зарплати працівнику за час щорічної відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону №504).

Також щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі:

• тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
• виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
• настання строку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням.

А як щодо роботодавця? Чи може він внести зміни до графіку відпусток за своєю ініціативою?

За ініціативою роботодавця щорічна відпустка, як виняток, може бути перенесена на інший період лише:

• за письмовою згодою працівника та за погодженням з профспілкою (її представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом у разі;
• коли надання відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відобразитися на роботі підприємства;
• за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 к. д. буде використана в поточному робочому році.

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і роботодавцем. Питання щодо продовження або перенесення невикористаної відпустки також має вирішуватись за погодженням між працівником та роботодавцем.

Про те, що продовження або перенесення відпустки оформляється новим наказом (розпорядженням) на підставі листка тимчасової непрацездатності та заяви працівника, Мінсоцполітики повідомило в листі від 21.03.2019 р. №369/0/206-19. Ми ж на цю тему писали тут, тут і тут. 

Поділ щорічної відпустки на частини

На жаль, не всі працівники зараз можуть собі дозволити скористатися відпусткою повної тривалості за один раз. Однак пам’ятайте: за законом роботодавець не може заборонити працівнику таке використання відпустки.

Якщо у вас на час відсутності працівника немає кому виконувати його обов’язки, це не привід не давати працівнику скористатись його законним правом на відпочинок. В такому випадку роботодавцю доведеться тимчасово наймати іншого працівника (за строковим трудовим договором).

Відкликання працівника з відпустки повинне мати дуже серйозні причини і не допускається без згоди самого працівника!

Згідно зі ст. 12 Закону №504 щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. д.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Про поділ відпустки читайте також тут і тут.

Відповідальність за порушення при наданні відпусток

У багатьох роботодавців виникають питання, чи буде штраф у разі:

• відсутності графіку відпусток;
• ненадання відпусток повної тривалості протягом 2 років поспіль.

Такі порушення є підставою для притягнення посадових осіб до адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП (штраф від 30 до 100 н.м.д.г. – від 510 до 1700 гривень), що підтверджується судовою практикою. Такий самий штраф за порушення законодавства про працю застосовується і щодо громадян – суб’єктів підприємницької діяльності. Щоправда, для такого штрафу існує граничний строк застосування, встановлений ст. 38 КУпАП.

Крім цього, не забуваємо, що ст. 265 КЗпП передбачено окремий штраф за «порушення інших вимог трудового законодавства» – у розмірі 1 мінімальної зарплати. Саме цей штраф зможе застосувати інспектор з праці в розмірі мінімальної зарплати, який діятиме на момент виявлення порушення, і строків давності тут немає. У 2019 році його розмір становитиме 4173 грн.

Але і працівникам не слід забувати, що невихід на роботу в зв'язку з самовільним використанням відпустки, відгулів без паперових заяв є прогулом, – судова практика.