Документальне оформлення мобілізації та демобілізації працівника

Документальне оформлення мобілізації

Як свідчить практика, кадровики та бухгалтера іноді губляться, коли на їх підприємствах працівників призивають підприємств до лав ЗСУ.

Пропонуємо дотримуватися таких дій:

1. Видання наказу на увільнення від роботи (не плутати зі звільненням! Робоче місце зберігається!).
2. Оформлення заяви працівника на грошову компенсацію за невикористані відпустки (за бажанням працівника) і наказу на виплату грошової компенсації.
3. Відображення в табелі неявок працівника на роботу.
4. Відображення у зарплатній звітності збереження за працівником посади та робочого місця.

З якого документа все починається?

Водночас постає запитання: «А який документ буде підтвердженням призову працівника у зв’язку з мобілізацією?».

Насамперед таким документом є повістка. Але не тільки!

Міністерство оборони України в листі від 21.08.2014 №322/2/7142 надавало роз’яснення щодо документального підтвердження призову під час мобілізації резервістів та військовозобов’язаних.

Із роз’яснення випливає, що такими документами можуть бути:

1. військовий квиток, в якому у відповідних розділах здійснюються службові відмітки;
2. довідка про призов військовозобов'язаного на військову службу, видана військовим комісаріатом або військовою частиною;
3. витяг із наказу або довідка про зарахування до списків військової частини, які видаються військовою частиною.

Зазначені документи можуть видаватися родинам військовозобов'язаних та резервістів для пред'явлення їх за місцем вимоги.

Наказ на увільнення працівника

Працівника, призваного / прийнятого на військову службу, слід увільнити від роботи. Для цього слід видати наказ на увільнення.

Зразок 1. Наказ про увільнення працівника від роботи на час мобілізації (фрагмент)

Заява та наказ на грошову компенсацію за невикористані відпустки

Згідно зі ст. 24 Закону про відпустки призваним працівникам на військову службу за їх бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. (Про інші гарантії та пільги дивіться у таблиці нижче)

Врахуйте, що відповідна заява має бути подана не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.

Окреслимо три основні умови виплати працівнику компенсації за невикористані відпустки:

1. Наявність днів невикористаних відпусток.
2. Бажання працівника.
3. Заява від працівника, подана не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений (див. Зразок 2). 

А вже на підставі заяви створюється наказ про виплату грошової компенсації (див. Зразок 3).  

Зразок 2. Заява на отримання компенсації за невикористані відпустки (фрагмент) 

Зразок 3. Наказ про виплату грошової компенсації невикористаних відпусток (фрагмент)

Відображення в табелі обліку робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу час, протягом якого працівник був відсутній у зв’язку з оголошенням часткової мобілізації, слід позначати умовним позначенням «ІН» – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо). 

Мобілізований працівник у зарплатній звітності

Мобілізований працівник відображатиметься тільки в додатку 1 єдиної звітності за КЗО «1» (або «2», якщо мобілізований є особою з інвалідністю) у графі 8 із зазначенням кількості календарних днів у трудових відносинах у графі 14. Уявімо, що працівника мобілізовано в середині квітня 2025 р. Тобто за квітень щодо працівника будуть відображені і нараховані доходи, і ЄСВ, і кількість днів перебування у трудових відносинах – все це у загальному порядку. При цьому якщо це основне місце роботи, а сума нарахованих доходів менша за мінімальну зарплату (8000 грн), то потрібно буде донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску! Якщо, звісно, працівник не є особою з інвалідністю. 

А за травень 2025 р. йому виплат немає (якщо зберігаємо лише місце роботи і посаду і добровільно йому нічого не виплачуємо).

Таким чином, в додатку 1 єдиної звітності за травень 2025 р. відображаємо мобілізованого працівника так:

• у графі 8 КЗО «1» (якщо такий працівник є особою з інвалідністю, то зазначається код «2»);
• у графі 10 – місяць «052025» і т.д.;
• у графі 14 – кількість календарних днів у трудових відносинах «31» тощо;
• графи 16, 17 та 20 – не заповнюється;
• графи з 4 по 7, з 21 по 24 – заповнюються в загальному порядку, інші графи додатка не заповнюються.

У додатку 4ДФ не відображатиметься на підставі пп. «б» п. 176.2 ПКУ, оскільки немає нарахованого доходу. 

У додатку 5 також інформацію про мобілізацію працівника не відображаємо.

Документальне оформлення повернення працівника зі служби

Для того щоб працівник став до роботи, йому після звільнення з військової служби достатньо пред’явити роботодавцеві військовий квиток із записом про звільнення зі служби. У законодавстві не зазначено обов’язку працівника писати заяву про рішення чи бажання повернутися до роботи. Так само нормами законодавства не передбачено обов’язку роботодавця видавати наказ про повернення працівника до роботи. 

Але свого часу Мінсоцполітики в листі від 10.06.2015 №231/06/186-15 зазначало, що все ж таки має бути розпорядчий акт роботодавця: «Працівник, який після демобілізації заявив роботодавцю про намір повернутися на своє місце роботи, стає до виконання обов'язків, передбачених трудовим договором, на підставі відповідного розпорядчого акта роботодавця».

Отже, документальне оформлення повернення працівника зі служби на роботу можна оформити таким чином:

1. Працівник надає військово-обліковий документ з відміткою про звільнення зі служби та взяття на облік із заявою про вихід на роботу (див. Зразок 4).
2. Роботодавець видає наказ про повернення працівника до роботи (див. Зразок 5). 

Зразок 4. Заява про вихід на роботу (фрагмент)

Зразок 5. Наказ про вихід на роботу демобілізованого працівника (фрагмент)

Чи вносити запис про військову службу до трудової книжки працівника

Запис до трудової книжки працівника про проходження військової служби вноситься до трудової книжки працівників, які прийняті на роботу після закінчення служби в ЗСУ на підставі військового квитка.

А ось запис до трудової книжки про мобілізацію працівника, який працював на цьому підприємстві до мобілізації та має запис у трудовій книжці про прийняття на роботу, може не вноситися.

Така ж позиція й у Мінсоцполітики, лист від 04.04.2018 №156/0/22-18.

Таблиця