ДФСУ у листі від 10.09.2015 р. № 21705/10/28-10-06-11 надає індивідуальну податкову консультацію щодо порядку взаємодії великих платників податків (далі — ВПП) з органами фіскальної служби під час надання документів в електронній формі та їх копій.
У коментованому листі орган ДФС зазначив, що невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання територіальними органами ДФС України, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.
При цьому, описується порядок та вимоги щодо надання документів, зокрема:
1) для належного проведення перевірки використовується інформація, що, зокрема, міститься у наданих ВПП копіях первинних документах в електронній формі (пп. 72.1.1.2 ПКУ);
2) не зважаючи, що йдеться про копії первинних документів в електронній формі, вимога п. 85.2 ПКУ щодо їх надання документів, пов'язаних з предметом перевірки, має бути виконана ВПП у повному обсязі;
3) первинні документи, що подаються в електронному вигляді, мають відповідати статті 9 Закону України від 16.07.99 року №996-XIV, та оформлені та передані податковому органу з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" та інших нормативно-правових актах з питань електронного документообігу;
4) у разі, якщо на момент перевірки з'ясовується, що первинні документи, пов'язані з предметом перевірки (у повному обсязі чи окремі з них) вилучені правоохоронними та іншими органами, ДФСУ коментованим листом звертає увагу на те, що терміни такої перевірки переносяться до дати отримання вказаних копій документів або забезпечення доступу до них (п. 85.9 ПКУ).
Також звертається увага на те, що на вимогу п. 85.4 та 85.8 ПКУ податковий орган має право отримувати належним чином засвідчені копії первинних документів, які свідчать про порушення вимог податкового та іншого законодавства, які виявлені під час перевірки.
Наголосимо, що ст.7 Закону про електронні документи розрізняє поняття “оригінал” та “копія” електронного документа. При цьому, при наданні електронних документів до перевірки формування електронного документа завершується не лише накладанням електронного цифрового підпису посадових осіб ВПП, а здійснюється зашифрування останнім.
Закон не виключає й надання копії електронного документа на папері — в такому разі документ засвідчується в порядку, встановленому постановою КМУ від 26.05.2004 року №680 «Про затверджено Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу».
Водночас, слід звернути увагу на те, що нам не відомий запит платника податків, відповідь на який надається у коментованому листі. Адже без нього досить складно зробити висновок, невиконання яких саме вимог чинного законодавства приведе до не визнання первинних документів в електронному вигляді підтверджуючими — неналежне оформлення та передання податковому органу для перевірки копій електронних документів чи не відповідність змісту таких документів вимогам податкового, цивільного та іншого законодавства.
За приписами п. 52.3 ПКУ консультація, надана в письмовій формі, обов'язково повинна містити опис питань, що порушуються платником податків, з урахуванням фактичних обставин, вказаних у зверненні платника податків, обґрунтування застосування норм законодавства та висновок з питань практичного використання окремих норм податкового законодавства.
Наталія Канарьова, "Дебет-Кредит"