Витрати працівника на таксі та додаткове благо: позиція ДФС та суду

Ситуація. Підприємство направило свого працівника у відрядження за кордон. Там працівник скористався послугами таксі. Витратив на це власні кошти. Потім повернувся в Україну, де роботодавець відшкодував працівнику його витрати на таксі.

Чи можна вважати повернуті працівнику кошти його додатковим благом? Від цього залежить, чи зобов’язано підприємство сплачувати ПДФО та військовий збір (далі - ВЗ) зі суми відшкодування.

Що говорить ПКУ?     

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, якщо роботодавець відшкодував своєму працівнику витрати на проїзд у відрядженні, такі кошти не будуть вважатися доходом фізичної особи. Немає доходу, немає і додаткового блага, а роботодавцю не потрібно сплачувати за працівника ПДФО.

Проте не все так просто. Законодавець вимагає дотримання певних умов для того, щоб не вважати таке відшкодування доходом працівника.

Так, згідно з абзацом третім пп. 170.9.1 ПКУ, витрати працівника на проїзд не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків, у тому числі електронних квитків, та розрахункових документів про їх придбання.

Що говорить ДФС?

Іноді транспортний квиток та рахунок відсутні. Тому підприємство звернулося до ДФС із запитом про надання індивідуальної податкової консультації щодо наступного питання: чи достатньо маршрут-квитанції та виписки з карткового рахунку працівника для підтвердження витрат працівника на таксі під час його перебування закордоном у відряджені?

Офіс ВПП ДФС надав таку відповідь: «Для підтвердження фактичних витрат працівника за користування таксі, окрім розрахункових документів, зокрема, виписки з карткового рахунку працівника, також необхідно підтверджувальний документ, що засвідчує вартість витрат на проїзд у вигляді транспортних квитків або рахунків.

Таким чином, маршрут-квитанція, направлена на електронну адресу працівника через мережу Інтернет, не входить до переліку підтверджувальних документів, що засвідчують вартість витрат на проїзд».

А що говорить суд?

Підприємство оскаржило відповідь податківців до суду та виграло справу. Харківський апеляційний адміністративний суд (ХААС) зазначив наступне.

Згідно з пп. 165.1.11 ПКУ,  кошти, отримані платником податку на відрядження, не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу. При цьому ХААС послався на пп. 170.9.1 ПКУ, цитований вище.

Позивачем надано суду копію маршрут - квитанції компанії Uber та копію рахунку-фактури  (інвойсу). В зв’язку з цим, суд зазначив, що оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції без складання акта приймання-передач тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.

Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Суд зазначив, що рахунок-фактура, виданий компанією Uber на транспортне обслуговування містить всі необхідні відомості для ідентифікації наданих/отриманих послуг, а саме:

• дату надання послуг таксі;
• час у дорозі;
• пункт відправлення та пункт прибуття, загальну відстань між ними;
• графічне зображення маршруту пересування на таксі;
• особу, яка отримала послуги таксі;
• особу водія;
• загальну вартість послуг таксі;
• платіжну картку, з якої були списані грошові кошти на оплату послуг таксі.

Окрім того, в особистому кабінеті з офіційного сайту компанії користувач послуг таксі отримує рахунок-фактуру (інвойс) на оплату послуг, в якому зазначається наступна інформація:

• дата складання та номер рахунку-фактури (інвойсу);
• особа, яка отримала послуги таксі;
• назва та місцезнаходження юридичної особи, від імені якої складено документ;
• опис послуги таксі;
• загальна вартість послуг таксі, в тому числі розмір податків.

Отже, така первинна документація оформлена відповідно до вимог законодавства, а маршрут - квитанція та рахунок  - фактура (інвойс) є документами, що підтверджують вартість витрат працівника на послуги таксі, що своєю чергою вказує на правомірність включення вказаних послуг до складу витрат підприємства та використовується виключно в господарській діяльності.

Тому ХААС дійшов до висновку, що виплачені працівнику компенсаційні виплати, не можуть кваліфікуватися як додаткові блага і не можуть визначатись як дохід, що підлягає оподаткуванню.

Крім того, важливим висновком суду є те, що відшкодування працівнику його витрат в принципі не може вважатися доходом та додатковим благом особи, адже це компенсація його витрат, а не фактичний дохід.

Наразі справа перебуває на розгляді у Вищому адміністративному суді (ВАСУ), проте, у зв’язку з реформою судової влади, остаточно дана справа, напевне, буде розглянута уже новим Верховним Судом, а не ВАСУ.

З повним текстом рішення ХААС можна ознайомитися тут>>