Постановою КМУ №211 з 12 березня 2020 року по 24 квітня 2020 року на всій території України введено карантин. На період карантину багато суб’єктів господарювання призупинили роботу. Відповідно виникає необхідність правильно оформити таке призупинення з точки зору кадрового обліку та нарахування зарплати.
Роботодавці можуть оформити простій або надати працівникам різні відпустки – оплачувані та неоплачувані. Ми вже писали про це у наших матеріалах:
- Відпустка без збереження заробітної плати на час карантину
- Простій через карантин: роз'яснення від Держпраці та наша аналітика
- Робота вдома або дистанційна робота: про це ми писали тут, тут та тут
- Неповний робочий час: про це ми писали тут та тут
- Щорічна відпустка
- Додаткова соціальна відпустка матерям, які мають дітей. Ця відпустка надається додатково, незалежно від кількості днів щорічних відпусток, передбачених Законом про відпустки, а також іншими законами і нормативно-правовими актами. Така відпустка надається незалежно від стажу роботи на підприємстві.
- Нарахування та оподаткування зарплати під час карантину
Також варто прочитати і цей матеріал, у якому ми описали можливі варіанти організації роботи під час карантину.
Зокрема, тут ми зазначали, що з огляду на відсутність штрафів за несвоєчасне подання звіту з ЄСВ та ф. №1ДФ, їх можна буде подати зі запізненням. Зокрема, без штрафів подати ф. №1ДФ можна буде у строк до 31 травня, а звіт з ЄСВ за лютий та березень – до 30 квітня.
Але коли б ця звітність не подавалась, її треба правильно скласти. Далі розглянемо, як все це відобразити у звітності з ЄСВ (додаток 4) та у формі №1ДФ. Одразу зауважимо, що звільнення працівників в цій статті ми не розглядаємо – це тема для окремої аналітики.
Відпустка без збереження заробітної плати на час карантину
Офіційною датою початку карантину є 12 березня 2020 року, а от законність відпустки без збереження зарплати на весь період карантину офіційно встановлено лише з 17 березня 2020 року (дата набрання чинності Законом №530, про нього ми писали тут).
Проте слід зазначити, що деякі роботодавці почали відпускати працівників у безоплатні відпустки ще в перших числах березня. Зокрема, ст. 26 Закону про відпустки дозволяла надавати відпустку без збереження зарплати на 15 календарних днів. А вже з 17 березня у роботодавців з’явилося право надавати новий вид відпустки (зокрема, і неоплачуваної) на весь час карантину. Це тимчасове право роботодавці могли використовувати незалежно від норм ст. 26 Закону про відпустки.
Тобто цілком легальним є, наприклад, надання безоплатної відпустки з 2 по 16 березня (15 днів за ст. 26 Закону про відпустки) + надання наступної безоплатної відпустки (а не подовження!) на час карантину з 17 березня до його закінчення (поки що його запровадили до 24 квітня).
Деякі роботодавці почали надавати неоплачувані відпустки з 12 березня, тобто з дати оголошення карантину. Але на той час нової відпустки на час карантину ще в нашому законодавстві не було. Тому такі роботодавці, як правило, надавали з 12 березня неоплачувану відпустку на 15 днів (до 26 березня включно), а далі оформлювали неоплачувану відпустку на час карантину.
Дехто почав надавати неоплачувані відпустки лише з 17 березня.
Тобто у деяких роботодавців працівники не відпрацювали у березні жодного робочого дня, а у деяких – відпрацювали лише частину місяця. Як це все показати у звітності?
Перш ніж відповісти на це питання, треба з’ясувати ось які моменти.
1. Якщо працівник усі робочі дні місяця перебував у безоплатних відпустках, зарплата йому, скоріш за все, не нараховується. Винятком можуть бути випадки, коли працівнику у березні, наприклад, нарахували винагороду (премію) за підсумками 2019 року.
Зверніть увагу: лікарняні до таких винятків не потраплять. Адже якщо працівник надає вам листок непрацездатності і ви вирішили його оплатити, таку відпустку слід переривати. А взагалі лікарняні за час неоплачуваної відпустки не виплачуються (про це ми писали тут).
Тому немає зарплати та лікарняних – немає і бази нарахування ЄСВ. Отже, за таких працівників не треба платити ЄСВ, навіть у розмірі мінімального внеску.
На жаль, у такому випадку березень (і наступні повністю неоплачувані місяці) зі страхового стажу працівника випадають. Хоча перед набуттям пенсії працівник зможе потрібний страховий стаж докупити, про що ми писали тут.
2. Якщо працівник перебував у безоплатній відпустці (чи у безоплатних відпустках) частину місяця, то за відпрацьований час йому треба нарахувати зарплату.
При цьому, звісно, повинна виконуватись і вимога щодо мінімальної оплати праці: при невиконанні працівником у повному обсязі місячної (годинної) норми праці мінімальна заробітна плата виплачується пропорційно до виконаної норми праці (ст. 3-1 Закону про оплату праці). Про те, як застосовуються правила мінімальної оплати праці у 2020 році, ми докладно розповіли тут.
А раз є нарахована зарплата, то є і база для нарахування ЄСВ, і для утримання ПДФО та ВЗ.
При цьому ЄСВ у розмірі не меншому за мінімальний страховий внесок слід сплачувати за тих працівників, які працюють за основним місцем роботи і не є інвалідами. За сумісників та осіб з інвалідністю ЄСВ сплачуємо виходячи з фактичного розміру їх зарплати. Докладніше про нарахування ЄСВ та утримання ПДФО та ВЗ у 2020 році читайте тут.
Докладніше про те, коли нараховується мінімальний внесок, а коли – ні, у таблиці тут.
Приклад 1. Працівнику Тесленку М.П. встановлено 5-денний робочий тиждень з 8-годинним робочим днем, його оклад 8820 грн. Він відпрацював з 1 по 16 березня 2020 року 10 робочих днів. З 17 березня працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, яка триватиме до 24 квітня. У березні відпустка триває 15 к.д. Всього у березні 2020 року 21 робочий день.
Працівнику нараховано зарплату в розмірі 8820 грн / 21 * 10 = 4200,00 грн, що менше мінімальної зарплати на 523,00 грн. Нагадаємо, що мінімальний розмір зарплати у 2020 році становить 4723 грн.
У зв'язку з цим зроблено донарахування до мінімального внеску з ЄСВ: 523,00 грн * 22% = 115,06 грн.
За таких же умов розрахуємо зарплату працівнику Василенку П.О., його оклад 17220 грн. Він відпрацював з 1 по 16 березня 2020 року 10 робочих днів, з 17 березня перебуває у відпустці без збереження заробітної плати.
Працівнику нараховано зарплату в розмірі 17220 грн / 21 * 10 = 8200,00 грн. Донарахування до мінімального внеску з ЄСВ не робимо.
З обох працівників утримуємо ПДФО (без застосування ПСП) та ВЗ.
У звіті з ЄСВ за березень 2020 р. відображаємо таких працівників наступним чином:
- В таблиці 1 фактично нараховану зарплату (4200 + 8200) відображаємо у рядках 1, 1.1, 2, 2.1, а ЄСВ, який нарахований на фактичну зарплату – у рядках 3 і 3.1. По Тесленку М.П. в цій таблиці відображаємо також додаткову базу нарахування єдиного внеску (523 грн) в рядку 2.5, вона ж потрапить і до загального значення рядка 2. А донарахування ЄСВ (115,06 грн) відображаємо у рядку 3.5, ця сума потрапить до загального значення рядка 3;
- в таблиці 5 згадані неоплачувані відпустки не відображаємо!
- в таблиці 6 слід заповнити два рядки щодо Тесленка М.П. та один рядок щодо Василенка П.О. (див. зразок, рядки 1, 2 та 3). Не забуваймо вказати дні неоплачуваної відпустки у графі 14, у тому рядку, в якому відображається заробітна плата.
У формі №1ДФ відображаємо лише фактично нараховані доходи працівників. Тобто у розділі І окремими рядками показуємо суми 4200 і 8200, а також утриманий з них ПДФО (18%). При цьому, оскільки йдеться про дохід у вигляді зарплати, то ознакою доходу буде «101». У розділі ІІ показуємо загальну суму нарахованого цим працівникам доходу (4200 + 8200) та утриманий з них ВЗ (1,5%). Позначок про те, що працівникам надавалася неоплачувана відпустка, в цьому звіті немає.
Простій через карантин та робота вдома
Під час карантину простій оплачується, виходячи з 2/3 окладу. Відповідні уточнення до ст. 113 КЗпП вніс Закон №540. Втім, це мінімальна гарантія з оплати праці (і до речі, саме тому донарахування до розміру мінімальної місячної зарплати на час простою не робиться!), а фактично такий період може оплачуватися і в більшому розмірі, наприклад, виходячи з середнього заробітку, якщо це передбачено колективним або трудовим договором, наказом керівника.
Якщо працівник частину місяця (до оголошеного простою) працював і йому нараховується зарплата за відпрацьований час, то ось щодо цієї частини неповного місяця гарантії по мінімальній оплаті праці обов’язково виконуються! Але теж пропорційно до виконаної норми праці (ст. 3-1 Закону про оплату праці).
Оскільки нарахування доходу працівникам під час простою (2/3 окладу), по суті, є заробітною платою, то нарахування ЄСВ на такий дохід здійснюється на загальних підставах. І у звіті з ЄСВ такий працівник відображається також у звичайному порядку.
Наприклад, якщо в сумі зарплата за фактично відпрацьований час та за час простою є меншою за мінімальну зарплату і йдеться про працівника, який:
- перебував із роботодавцем в трудових відносинах цілий місяць;
- не є інвалідом;
- і це його основне місце роботи,
то роботодавцю доведеться за такого працівника сплатити ЄСВ не менш за мінімальний страховий внесок.
Тут також згадаємо і роботу вдома. Таку роботу потрібно лише правильно оформити та організувати (див. посилання на наші матеріали на початку цієї статті). А от у звіті з ЄСВ ця робота ніяк окремо не виділяється, спеціальної позначки для неї немає. Отже, і заробітна плата за роботу вдома відображається у звіті з ЄСВ у звичайному порядку.
Приклад 2. Працівнику Рудому О.В. встановлено 5-денний робочий тиждень з 8-годинним робочим днем, його оклад 12600 грн. Він відпрацював з 1 по 16 березня 2020 року 10 робочих днів. З 17 березня на підприємстві встановлено період простою до кінця карантину 24 квітня 2020 року. Відповідно за 11 робочих днів у періоді з 17 по 31 березня працівнику оплачується простій. Керівник прийняв рішення оплатити простій в розмірі 2/3 окладу. За березень працівнику нараховано:
- заробітну плата за дні роботи: 12600,00 грн / 21 * 10 = 6000,00 грн;
- оплату простою: 12600,00 грн / 21 * 11 * 2/3 = 4400,00 грн.
Всього нараховано 6000 + 4400 = 10400 грн. Ці нарахування відображаються у таблиці 6 звіту з ЄСВ одним рядком як заробітна плата (див. зразок, рядок 4).
Якщо внаслідок зниженої оплати під час простою працівники отримають зарплату (сумарно за відпрацьований час і за час простою), що менша за мінімальну зарплату, потрібно буде донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску. Як це показати у таблиці 6 звіту з ЄСВ, ми описали у прикладі 1.
У формі №1ДФ нарахування зарплати і за фактично відпрацьований час, і за час простою в розділі І відображається в одному рядку, загальною сумою, з ознакою доходу «101».
Робота на умовах неповного робочого часу
Якщо працівники на час карантину переводяться на неповний робочий час, на складання щодо них форми №1ДФ це жодним чином не вплине. Як і зазвичай, у такому звіті ми відображаємо фактично нарахований таким працівникам дохід та суми утриманих з них ПДФО та ВЗ.
А ось в таблиці 6 звіту з ЄСВ щодо них заповнюється графа 24 «Ознака неповного робочого часу». Там зазначається «1». Ця ознака проставляється у разі, якщо особа працює:
- неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин); неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
- у разі поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня 5 годин при 4 робочих днях на тиждень).
Приклад 3. Працівнику Білому О.В. з 17 березня 2020 року встановлено 3-денний робочий тиждень з 4-годинним робочим днем, його оклад 12600 грн. Він відпрацював з 1 по 16 березня 2020 року 10 робочих днів за умови повного робочого часу – 5-денний робочий тиждень та 8-годинний робочий день. З 17 по 31 березня відпрацьовано 7 р.д. по 4 години. За березень працівнику нараховано:
- зарплату за дні роботи на умовах повного робочого часу: 12600,00 грн / 21 р.д. * 10 р.д.= 6000,00 грн;
- зарплату за дні роботи на умовах неповного робочого часу: 12600,00 грн / 21 р.д. /8 год. * 4 год. * 7 р.д. = 2100,00 грн.
Всього нараховано 6000,00 + 2100,00 = 8100,00 грн. Ці нарахування відображаються у таблиці 6 звіту з ЄСВ одним рядком як заробітна плата, але з ознакою «1» у графі 24 (див. зразок, рядок 5).
Оплачувані відпустки
Щорічна відпустка, відпустка працівникам з дітьми, відпустка за ненормований робочий день – всі ці види оплачуваних відпусток нараховуються та відображаються у звіті з ЄСВ за однаковими правилами. Зокрема, у графі 10 таблиці 6 звіту з ЄСВ зазначається тип нарахувань «10». А ось у формі №1ДФ жодних спеціальних позначок про надані працівнику оплачувані відпустки не передбачено. При цьому відображаються відпускні у одному рядку із нарахованою працівнику зарплатою.
Звертаємо увагу на те, що якщо у тому місяці, коли працівнику надано оплачувану відпустку, загальна сума нарахованої зарплати та відпускних буде менше мінімальної зарплати, теж потрібно донарахувати ЄСВ до мінімального внеску – про це ми писали тут.
Приклад 4. Працівниці Великодній О.П. надано щорічну відпустку з 17 березня по 24 квітня 2020 року. Вона відпрацювала з 1 по 16 березня 2020 року 10 робочих днів, їй встановлено 5-денний робочий тиждень та 8-годинний робочий день, оклад 12600 грн. У березні 2020 року їй було нараховано:
- зарплату за 1 – 16 березня: 12600,00 грн / 21 * 10 = 6000,00 грн;
- оплату за дні відпустки з 17 по 31 березня – 5250,00 грн (умовно);
- оплату за дні відпустки з 1 по 24 квітня – 8050,00 грн (умовно).
Як ці виплати відображаються у таблиці 6 звіту з ЄСВ, показано у зразку, рядки 6 – 8.
Зразок: Відображення нарахувань за прикладами 1 - 4 у таблиці 6 звіту з ЄСВ (фрагмент)
Увага: податкова соціальна пільга!
Вище ми розглянули нюанси відображення «карантинних» виплат або неоплачуваних відпусток у звіті з ЄСВ – їх там справді багато. А от відобразити ці виплати у формі №1ДФ набагато простіше. Всі ці виплати для цілей заповнення форми №1ДФ – це доходи у вигляді заробітної плати і тому відображаються однаково з ознакою доходу 101 – і зарплата, і оплата простоїв, і оплата відпусток… Також у формі №1ДФ жодним чином не відображаються періоди неоплачуваних відпусток.
Звертаємо увагу, що в цьому випадку у формі №1ДФ можуть бути відображені малі суми доходів працівників, які можуть бути менше мінімальної зарплати (адже вони будуть включати лише нарахування за січень, лютий та частину березня 2020 року). Це може привернути увагу контролерів до роботодавця, що подав відповідний звіт. У цьому разі роботодавцю слід бути готовим підтвердити малі нарахування тим, що працівники перебували у неоплачуваних відпустках. Аналогічна ситуація очікується і у другому кварталі 2020 року.
Але якщо у працівників зменшилися доходи під час карантину, вони можуть зекономити на сплаті ПДФО, якщо сума доходу буде менше 2940 грн і вони матимуть право на податкову соціальну пільгу. Якщо у працівників є діти, можливості ПСП зростають і один з батьків може отримати збільшену ПСП. Звісно, право застосувати ПСП мають лише ті працівники, які подали роботодавцю відповідну заяву (і лише за одним місцем роботи)!
Писати заяву саме зараз, під час карантину, не треба – зазвичай така заява вже у роботодавця є (більшість оформлюють її під час прийняття працівників на роботу).
Нагадуємо:
- бланк заяви наведено тут
- якщо працівник бажає уточнити розмір і підставу надання ПСП (наприклад, збільшити її розмір), заяву слід подати наново, про це читайте тут
- діє заява з дня отримання її роботодавцем, про це читайте тут
- щороку наново подавати заяву не потрібно, про це тут
- як складати заяву працівникам, які бажають скористатися ПСП на дітей, читайте тут
Довідкову інформацію про розмір та умови застосування ПСП у 2020 році дивіться за посиланням.
А далі нагадаємо правила зазначення використання ПСП в формі №1ДФ.
Якщо у працівника у січні та лютому 2020 року не було права на ПСП, а у березні 2020 року таке право з’явилося і він подав відповідну заяву, то у формі №1ДФ щодо цього працівника заповнюється лише один рядок, у якому зазначається весь квартальний дохід і ознака ПСП, яку він отримав у березні.
Наприклад, працівник утримує трьох дітей та у березні 2020 року отримав право на ПСП. Тоді у формі №1ДФ за 1 квартал 2020 року слід в одному рядку відобразити всю суму його заробітної плати за січень, лютий та березень, а у графі 8 зазначити ознаку пільги «04», незважаючи на те, що право на пільгу він мав лише у березні. Про це говорять і податківці тут.