«Зайва» зарплата: як виправити помилку?

Приписи законодавства щодо права на стягнення

За приписами ч. 2 ст. 127 КЗпП, відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі й організації, де вони працюють, можуть провадитися за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу, в т. ч. для повернення сум, зайво виплачених унаслідок рахункових помилок. До таких помилок, як правило, належать випадки неточних обчислень, подвійного нарахування заробітної плати, нарахування зарплати за період, коли працівнику зарплата не повинна була нараховуватися. Якщо ж усе-таки рахункової помилки не було і кошти спрямовані добровільно без недобросовісної поведінки з боку набувача, сума безпідставно виплаченої зарплати поверненню не підлягає (ч. 1 ст. 1215 ЦКУ). Отже, право на стягнення зайвих сум чітко прив'язане до факту рахункової помилки: не було помилки — немає права на стягнення.

Стягнення має бути здійснене не пізніше одного місяця з дня виплати неправомірно обчисленої суми (ч. 2 ст. 127 КЗпП). Це робиться на підставі наказу керівника, згода працівника для цього не потрібна. Зверніть увагу: строк в 1 місяць жодним чином подовжити не вдасться (лист Мінпраці від 23.10.2009 р. №248/06/186-09).

Часто помилки виявляються не протягом наступного місяця, а значно пізніше. У такому разі законних підстав стягнути ці кошти без згоди працівника немає. Але працедавець може домовитися з працівником, щоб він самостійно ініціював повернення цих коштів. Згода на їх повернення може бути оформлена заявою працівника. У ній треба зазначити про утримання цих зайво перерахованих йому коштів із належних йому виплат у майбутніх періодах.

Обмеження на утримання із зарплати

Відповідно до ст. 128 КЗпП, загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%. Йдеться про 20% суми заробітку, належного до виплати працівникові (від чистої суми на руки, уже після утримання ПДФО та ВЗ).

Якщо працівник не має наміру повертати ці кошти, наприклад, він може бути вже звільнений, можливості повернення немає і жодного правопорушення перед бюджетом тут теж немає (з цієї неправомірно виплаченої суми всі утримання та нарахування здійснені і належні суми сплачені до бюджету), тож штрафи працедавцю не загрожують.

Виправлення в обліку та звітності

Виправлення помилки, певна річ, буде датовано тим місяцем, коли її виявили.

У загальному випадку, за приписами абз. 25 п. 9 р. IV Порядку №435, якщо зарплата нараховується за попередній період і має місце факт виявлення помилок, суми нарахованої зарплати включаються до зарплати того місяця, в якому були здійснені такі донарахування. А от для сторнування раніше нарахованої зарплати конкретної норми немає. Норми п. 9 п. IV Порядку №435 допускають дані в таблиці 6 із мінусом тільки в чітко визначених випадках відображення:

— сум перерахунків заробітку (доходу), що пов'язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, і допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;

— сторнованих сум відпускних і допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами.

Коригування зарплатної помилки у цьому переліку немає. Сторнування зайво нарахованого доходу слід відобразити окремим рядком у таблиці 6 Звіту з ЄСВ, при цьому в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» зазначається код «3». Він застосовується для відображення суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальник самостійно зменшив зайво нараховану суму.

Щодо військового збору та ПДФО окремих спецправил також немає, тому, на нашу думку, буде доречно наші міркування щодо ЄСВ поширити і на них: ПДФО та ВЗ обраховуємо зі суми нарахованої зарплати, зменшеної на суму коригування. Сума податкової соціальної пільги має бути застосована і в місяці коригування, якщо рівень доходу становить менше рівня граничного доходу, що дає право на пільгу (в 2016 р. — 1930 грн).

У ф. №1ДФ сума коригування має зменшити нарахований і виплачений дохід. Уточнюючу ф. №1ДФ за період, коли була допущена помилка, подавати не треба, адже за той період помилка не виправляється, а виправляється саме поточною датою, коли помилку виявлено.

Приклад У серпні 2016 р. виявили, що в березні цього року працівнику неправомірно завищили зарплату на 2000 грн. Усього в березні мало би бути нараховано 5000 грн (а не 7000 грн, як нарахував бухгалтер). У серпні зарплата працівника вже була на рівні 8000 грн. Права на соціальну пільгу цей працівник не має. Нарахування ЄСВ та утримання ПДФО і військового збору із зарплати працівника за березень становили:

ЄСВ — 7000 х 22% = 1540 грн, ПДФО — 7000 х 18% = 1260 грн, ВЗ — 7000 х 1,5% = 105 грн, тимчасом як правильними є суми: ЄСВ — 5000 х 22% = 1100 грн, ПДФО — 5000 х 18% = 900 грн, ВЗ — 5000 х 1,5% = 75 грн. Отже, суми надміру перерахованих платежів становлять: ЄСВ — 1540 - 1100 = 440 грн, ПДФО — 1260 - 900 = 360 грн, ВЗ — 105 - 75 = 30 грн. Працівник за підсумками березня отримав суму: 7000 - 1260 - 105 = 5635 грн, а насправді мав би отримати: 5000 - 900 - 75 = 4025 грн, сума завищення доходу, отриманого працівником на руки, становить: 5635 - 4025 = 1610 грн.

Працівник написав заяву на утримання із його зарплати надміру виплаченої суми протягом 2-х місяців по: 1610 : 2 = 805 грн, що не перевищує 20% його серпневої зарплати на руки: 8000 - 1440 ПДФО - 120 ВЗ = 6440 грн, 6440 грн х 20% = 1288 грн.

У ф. №1ДФ сума нарахованого та виплаченого доходу за серпень становить: 8000 - 805 = 7195 грн, сума ПДФО: 1440 - 360 = 1080 грн, ВЗ також буде зменшено на суму завищеного платежу за підсумками березня: 120 - 30 = 90 грн.

ПДФО у сумі 1080 грн та ВЗ у сумі 90 грн будуть сплачені до бюджету за підсумками серпня 2016 р. ЄСВ за серпень також буде зменшено на суму коригування та сплачено в такому розмірі: 8000 х 22% - 440 = 1320 грн. За підсумками серпня працівник отримає на руки: 8000 - 1440 ПДФО - 120 ВЗ - 805 = 5635 грн.

Відображення в бухгалтерському обліку таких операцій див. у таблиці.

Таблиця

Коригування зайво нарахованої зарплати