Лікарняні - від нарахування до виплати

Що таке лікарняні? 

На сьогодні під поняттям "лікарняні" розуміємо: 

• оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності (яку фінансує роботодавець);
• допомогу з тимчасової непрацездатності (яку фінансує Фонд соцстраху). 

Проте цей поділ є умовним, а інколи ще й спричиняє проблеми з нарахуванням та виплатою лікарняних. 

Наприклад, у 2015 році законодавці змінили розмір середньоденної зарплати, за якою (залежно від розміру страхового стажу) здійснюється виплата допомоги з ТВП, а про оплату перших п’яти днів забули. Так, кілька місяців роботодавці мали окремо визначати розмір середньої зарплати для нарахування зазначених виплат. Це було не дуже складно, але незручно. До того ж не всі роботодавці вчасно зауважили цю законодавчу «прогалину», а отже припускалися помилок, які треба було виправити за минулі звітні періоди. 

Існує ще один поділ - за причинами виникнення тимчасової непрацездатності (ті, які пов'язані з нещасними випадками на виробництві, і які не пов'язані з ними).

Нещасні випадки на виробництві та професійні захворювання ми розглянемо окремо, а зараз проаналізуємо нарахування та виплату звичайних лікарняних, які з ними не пов’язані.   

Які документи потрібні для виплати лікарняних? 

Алгоритм документального оформлення лікарняних схожий із алгоритмом проведення операцій, пов'язаних з виплатою допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, про який ми розповідали тут. 

Якщо коротко, то є 6 кроків: 

1) Працівник надає листок непрацездатності (за сумісництвом – його копію, завірену за основним місцем роботи, та довідку про середню зарплату).

2) Комісія (уповноважений) з соцстрахування, які створені (призначені) за місцем роботи, аналізують протягом 10 днів (максимальний строк) надані документи, розмір страхового стажу працівника, причини тимчасової втрати працездатності тощо. Після цього приймають рішення про виплату (або невиплату) лікарняних, та їх розмір.

3) Відділ кадрів та бухгалтер заповнюють зворотний бік листка непрацездатності (якщо він поданий в оригіналі), розраховують середньоденну зарплату та визначають розмір лікарняних.

4) Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності здійснюється роботодавцем в найближчий строк для виплати зарплати.

5) В частині допомоги з тимчасової непрацездатності складається заява-розрахунок, яка подається Фонду соцстраху. Фонд надсилає фінансування на спецрахунок роботодавця. Виплата допомоги відбувається у найближчий після отримання фінансування строк виплати зарплати. 

6) Сума лікарняних оподатковується ПДФО (18%) і військовим збором (1,5%), на неї нараховується ЄСВ у розмірі 22% (для інвалідів, якщо роботодавець-юрособа - 8,41%). 

Розглянемо докладніше, чим нарахування лікарняних відрізняється від інших виплат. 

Оплата перших 5-ти днів тимчасової непрацездатності

Порядок оплати перших 5-ти днів тимчасової непрацездатності встановлено Постановою КМУ від 26.06.2015 р. №440.

Згідно з ним витрати, пов’язані з оплатою днів тимчасової непрацездатності, відносяться до витрат підприємств, установ, організацій, а для бюджетних установ - до їх видатків за відповідним кодом економічної класифікації видатків бюджету.

Допомога з тимчасової непрацездатності 

Порядок оплати тимчасової непрацездатності з шостого дня прописано в ст. 22 Закону №1105. За ці дні працівнику надається допомога з тимчасової непрацездатності за рахунок Фонду соцстраху. Щоб отримати її, роботодавцю потрібно подати заявку-розрахунок до відділення Фонду, в якому він перебуває на обліку. Фінансування надходить на спеціальний рахунок, який роботодавцю потрібно відкрити у банку. 

В яких випадках виплачуються лікарняні

Згідно з ч. 1 ст. 22 Закону №1105 допомога з ТВП надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (доходу), у разі настання в неї одного з таких страхових випадків:

• тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві;
• необхідності догляду за хворою дитиною;
• необхідності догляду за хворим членом сім’ї;
• догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною-інвалідом віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною. Зокрема, на лікарняні має право батько, якщо мати, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, захворіла і здійснювати такий догляд не може. Якщо ж мати здорова, а захворіла дитина, такі лікарняні ані матері, ані батькові не надаватимуться. Докладніше>> 
• карантину, накладеного органами санітарно-епідеміологічної служби;
• тимчасового переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу;
• протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства;
• перебування в реабілітаційних відділеннях санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм.

В яких випадках лікарняні не виплачуються

Згідно зі ст. 23 Закону №1105, допомога з тимчасової непрацездатності не надається:

- у разі одержання застрахованою особою травм або її захворювання при вчиненні нею злочину;

- у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;

- за час перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;

- за час примусового лікування, призначеного за постановою суду;

- у разі тимчасової непрацездатності у зв’язку з захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних з таким сп’янінням;

- за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження зарплати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням.

Загальний страховий стаж і його вплив на розмір лікарняних

Середня зарплата, за якою оплачуються дні тимчасової непрацездатності, враховується під час нарахування лікарняних пропорційно розміру загального страхового стажу. Отже, щоб правильно розрахувати лікарняні, треба правильно визначити страховий стаж працівника. 

Страховий стаж -  це період (строк), протягом якого особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за який щомісяця сплачено нею та роботодавцем або нею страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок (абз. 1 ч. 1 ст. 21 Закону №1105). 

Але такий порядок визнання страхового випадку не поширюється на випадки, наведені в абз. 2. ч. 1 ст. 21 Закону №1105. Так, період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, отримання виплат за окремими видами соціального страхування, крім пенсій усіх видів (за винятком пенсії по інвалідності), включається до страхового стажу як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску.

Лікарняні виплачуються залежно від страхового стажу в таких розмірах (ст. 24 Закону №1105, п. 5 Порядку №440): 

• 50% середньої зарплати (доходу) - якщо страховий стаж до трьох років;

• 60% середньої зарплати (доходу) - якщо страховий стаж від 3 до 5 років;

• 70% середньої зарплати (доходу) - страховий стаж від 5 до 8 років;

• 100% середньої зарплати (доходу) - страховий стаж понад 8 років;

• 100% середньої зарплати (доходу):

- застрахованим особам, віднесеним до 1-4 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;

- одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи;

- ветеранам війни та особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту";

- особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону "Про жертви нацистських переслідувань";

- донорам, які мають право на пільгу, згідно зі ст. 10 Закону  "Про донорство крові та її компонентів".

Коли загальний страховий стаж не має значення, а страховий стаж за останні 12 місяців перед лікарняними – має 

Відповідно до ст. 19 Закону №1105 та  п. 29 Порядку №1266, якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Держреєстру загальнообов'язкового державного соцстрахування застрахована особа має страховий стаж менше шести місяців, середня заробітна плата для оплати лікарняних визначається виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку. 

Приклад нарахування лікарняних у такому випадку дивіться тут>>

Порядок нарахування лікарняних

Розрахунок середньої зарплати. Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням затверджено постановою КМУ від 26.09.2001 р. №1266.

Відповідно до п. 3 Порядку №1266, середньоденна заробітна плата обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати, на яку нараховано ЄСВ, на кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у розрахунковому періоді, без урахування календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин.

До поважних причин належать:

• тимчасова непрацездатність,
• відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами,
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком,
• відпустка без збереження заробітної плати.

Докладно про нарахування лікарняних, якщо у працівників були поважні причини не працювати, на прикладах розглянуто тут. 

Отже, для обчислення середньої зарплати для нарахування лікарняних слід визначити розрахунковий період та доходи, які братимуться до розрахунку. 

Розрахунковий період. Відповідно до Порядку №1266, розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, є 12 календарних місяців за місцем роботи, де стався страховий випадок, починаючи з місяця, що передує місяцю настання страхового випадку. Цей розмір розрахункового періоду можна назвати базовим. 

Місяцем настання страхового випадку вважається місяць, в якому було відкрито листок непрацездатності (тобто місяць початку перебування на лікарняному, зазначений у листку непрацездатності). 

Наприклад, якщо датою відкриття листка непрацездатності є 31.10.2016 р., то розрахунковим періодом буде 01.10.2015 р. – 30.09.2016 р.

Якщо працівник перебував у трудових відносинах із роботодавцем менш ніж 12 календарних місяців, або не пропрацював повністю рік до місяця настання страхового випадку з інших причин, середня заробітна плата обчислюється за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа). Тобто в цьому випадку розрахунковий період є меншим за базовий. 

Наприклад, якщо працівника було прийнято на роботу 09.03.2016 р., а захворів він у жовтні 2016 р., то розрахунковим періодом буде 01.04.2016 р. – 30.09.2016 р.

Якщо застрахована особа відпрацювала менш ніж календарний місяць до місяця настання страхового випадку, середня заробітна плата обчислюється за фактично відпрацьований час (тобто календарні дні перед настанням страхового випадку).  

Наприклад, якщо працівниця була прийнята на роботу 03.09.2016 р., а листок непрацездатності відкритий 18.10.2016 р., то розрахунковим періодом буде 03.09.2016 р.- 17.10.2016 р.   

Для працівників, у яких страховий випадок настав у перший день роботи, середня зарплата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку. У разі невстановлення тарифної ставки (посадового окладу) середня зарплата розраховується, виходячи з розміру мінімальної зарплати (або її частини), встановленої законом на день настання страхового випадку (п. 28 Порядку №1266). Отже, у разі хвороби працівника в перший день роботи для визначення середньоденної зарплати слід його посадовий оклад (або у разі його невстановлення, розмір мінімальної зарплати) поділити на 30,44 (середньомісячну кількість календарних днів).

Доходи, з яких розраховується середня зарплата. Середньоденна заробітна плата обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період  заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ, на відповідну кількість календарних днів зайнятості. Отже, в частині доходів має виконуватися два основних правила: 

- на ці доходи має нараховуватися ЄСВ (доходи зазначено в ст. 7 Закону про ЄСВ);

- розмір загальної суми доходів за місяць, який враховується для обрахунку середньої зарплати, не може перевищувати максимальну величину доходів, на які нараховується ЄСВ. На сьогодні така максимальна величина дорівнює 25 прожитковим мінімумам. 

Як бути, якщо працівник захворів після закінчення робочого дня? 

Цю ситуацію фахівці ФСС з ТВП докладно розглянули у листі від 02.02.2015 г. №5.2-32-254. У такому випадку роботодавцю треба пам’ятати: лікарняні мають компенсувати працівнику втрати в сумі оплати праці за період тимчасової непрацездатності. 

І хоча тепер це правило вже не так чітко виконується (адже за листком непрацездатності оплачуються не тільки робочі, а і вихідні й святкові/неробочі дні), отримання працівником за один день і лікарняних, і зарплати й досі не дозволяється. 

Отже, в цій ситуації можливі два виходи:

- працівник просить відкрити йому листок непрацездатності наступним календарним днем (це дозволено п. 2.6 Інструкції №455);

- якщо працівник приносить листок непрацездатності, відкритий відпрацьованим ним робочим днем, то роботодавець оплачує працівнику такий відпрацьований робочий день на загальних підставах, а лікарняні нараховує вже з наступного дня.

Приклад. Якщо працівник захворів 04.10.2016 р., але відпрацював цей робочий день, а за допомогою лікаря звернувся після його закінчення, то: 

- датою настання страхового випадку все рівно буде день відкриття листка непрацездатності (тобто 04.10.2016 р.). Отже, якщо працівник був прийнятий на роботу 15.09.2016 р., розрахунковим періодом буде 15.09.2016 р. – 01.10.2016 р.;  

- перші 5 календарних днів тимчасової непрацездатності рахуватимуться з 04.10.2016 р. включно. При цьому за 04.10.2016 р. роботодавцем буде нараховуватися зарплата, а оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності фактично здійснюватиметься за 4 дні (05.10.2016 р.- 08.10.2016 р.). А з 09.10.2016 р. оплата листка непрацездатності здійснюватиметься за рахунок Фонду соцстраху.  

Нарахування лікарняних сумісникам

Підставою для призначення допомоги за сумісництвом є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника та печаткою за основним місцем роботи (ч.  1 ст. 31 Закону №1105). 

Але згідно з п. 30 Порядку №1266 працівник за місцем роботи за сумісництвом має ще надати довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи. Це потрібно, щоб роботодавець за сумісництвом мав змогу порівняти три види доходів: 

- максимальну величину доходу, з якого в кожному місяці можна обраховувати середню зарплату;

- розмір фактичного доходу, який був врахований для цього обрахунку за основним місцем роботи;

- розмір фактичного доходу працівника за сумісництвом. Формула врахування такого доходу для оплати лікарняного буде така: фактична зарплата працівника враховується в розмірі, який не перевищує розмір різниці між максимальною величиною та доходом, який вже був врахований за основним місцем роботи. 

Таким чином, обчислення середньої заробітної плати здійснюється страхувальниками окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. І розрахунковий період у такому разі визначається за кожним місцем роботи окремо. Як це здійснюється за роз’ясненнями Мінсоцполітики, ви можете подивитися, зокрема, тут (приклад 9).

Якщо особа працює на кількох роботах за сумісництвом, додатково додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом. І за кожним таким сумісництвом слід робити таке саме порівняння доходів працівника із вже врахованими доходами для оплати листка непрацездатності за іншими місяцями роботи.  

Оподаткування лікарняних

Незалежно від джерела фінансування, на суму лікарняних нараховується ЄСВ: 

- за ставкою 8,41%, якщо йдеться про інваліда, який працює у юрособи;

- за ставкою 22% - для решта працівників. 

З метою оподаткування ПДФО та військовим збором лікарняні прирівняні до зарплати. Отже, з їх суми, незалежно від джерела фінансування, утримується ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 1,5%.  

Зверніть увагу: оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомога з тимчасової непрацездатності враховуються при визначенні граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги. Більше тут>>  

Відображення лікарняних у звіті з ЄСВ

У таблиці 1 звіту з ЄСВ окремо вказуються:

- сума нарахованих лікарняних за перші п'ять днів тимчасової непрацездатності (рядок 1.3);

- допомога з тимчасової непрацездатності за рахунок фондів соцстрахування (рядок 1.4).

А ось у таблиці 6 звіту з ЄСВ ці виплати треба персоніфікувати, тобто, відобразити окремо за кожною особою, якій вони були нараховані. 

Відповідно до п. 8 розд. ІV Порядку №435 суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності (код 29) відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць. Щодо однієї застрахованої особи допускається декілька записів у таблиці 6 звіту з ЄСВ, зокрема, якщо протягом одного звітного періоду застрахованій особі були здійснені нарахування виплат за поточні та минулі періоди (через тимчасову непрацездатність).

Отже, в таблиці 6 Звіту з ЄСВ вказується загальна сума лікарняних, а в таблиці 1 цю суму слід показати у рядку 1.3 та/або 1.4 залежно від того, за рахунок кого (підприємства та/або ФСС) було нараховано лікарняні. 

Відображення лікарняних у формі №1 ДФ

У формі №1ДФ лікарняні відображаються у складі нарахованої зарплати за ознакою доходу «101», оскільки згідно з Довідником ознак доходів суми виплат у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності (лікарняні) відображаються у податковому розрахунку за ф. 1ДФ під ознакою доходу «101».

Ганна Русанова, Ганна Бикова

***

Що ще можна прочитати на цю тему: 

• Як оплачуються лікарняні, якщо працівнику встановлено інвалідність;
• Роз'яснення ФСС з ТВП про деякі випадки виплати лікарняних
• Правила заповнення листка непрацездатності і як бути, якщо в листку непрацездатності є помилка.
• Як заповнити зворотну частину листка непрацездатності 
• Якщо працівник захворів за кордоном - на підставі чого виплачувати йому лікарняні
• Правила надання соцдопомог підприємцям у роз’ясненнях від ФСС з ТВП та від редакції «Дебету-Кредиту» (для передплатників).
• Нюанси оподаткування отриманих підприємцями лікарняних.