Як виплачувати зарплату готівкою без копійок?

Що ж відбувається з монетами?

Нацбанк ще у 2018 році припинив карбувати монети номіналами 1, 2, 5, 25 копійок, видавши постанову від 15.03.2018 р. №25. Одночасно регулятор надав можливість округлювати суми розрахунків при здійсненні розрахункових операцій готівкою і надав відповідні правила  з 1 липня 2018 р. (п. 4, п. 5 Постанови №25).

Звертаємо увагу, що Постанова №25 стосується виключно розрахункових операцій у сфері торгівлі та послуг, нею не врегульовано розрахунки з працівниками щодо виплати зарплати готівкою.

У червні 2019 року Нацбанк прийняв Постанову №82. Згідно з нею з 1 жовтня 2019 року:

• монети номіналами 1, 2 та 5 копійок перестають бути засобом платежу під час здійснення розрахунків готівкою;
• усі юрособи незалежно від організаційно-правової форми й форми власності (крім банків), відокремлені підрозділи юросіб, а також підприємці повинні припинити приймати монети номіналами 1, 2 та 5 копійок за всіма видами готівкових операцій.

Монети номіналом 25 копійок ще перебувають в обігу до прийняття окремого рішення Правління НБУ про їх вилучення.

Проблема готівкових розрахунків при виплаті заробітної плати

Нагадаємо, що при нарахуванні заробітної плати та при проведенні утримань з неї всі розрахунки здійснюються з точністю до 1 копійки. Відповідно в результаті всіх розрахунків може бути отримана сума заробітної плати до виплати теж з точністю до 1 копійки. І от в результаті того, що монети номіналами 1, 2 та 5 копійок вже не є засобом платежу, роботодавець не зможе виплатити працівнику зарплату готівкою точно в нарахованій сумі, якщо вона не кратна 0,1 грн.

Роз’яснень щодо того, як виплачувати зарплату в нових умовах, Мінфін ще не давав. А от НБУ вже надав свої рекомендації. Зокрема:

1. у ВКО або видатковій відомості суми виплат у сумах, кратних 10 копійкам.
2. застосовувати практику нарахування сум зарплати з урахуванням частки у копійках як кредиторської/дебіторської заборгованості, що переходить на наступний місяць. Про це ми зазначили тут.

А у Постанові №82 так само, як і в Постанові №25 нічого не сказано про те, як виплачувати заробітну плату готівкою із округленням. Оскільки наближається термін виплати зарплати за вересень, який настає на початку жовтня, спробуємо знайти декілька способів, як же вийти з цієї ситуації максимально коректно.

Заробітну плату можна виплачувати готівкою з каси або безготівковим переказом на банківський рахунок працівника. Як правило, безготівкова виплата зарплати здійснюється з використанням такого банківського продукту, як «зарплатний проект». По суті перерахування зарплати працівникам в рамках «зарплатного проекту» нічим не відрізняється від перерахування зарплати на будь-які інші рахунки працівників, відкриті ними для приватних потреб, або від виплати зарплати поштовим переказом.

Докладніше на тему «зарплатного проекту» читайте тут, тут та тут.

Щодо безготівкових розрахунків у п. 6  Постанови №25 чітко зазначено, що юридичні та фізичні особи під час здійснення безготівкових розрахунків округлення не здійснюють. Таким чином, перерахування зарплати на банківські рахунки працівників повністю вирішує проблему з округленням сум розрахунків, на відміну від ситуації з готівковою виплатою зарплати. Тому ми далі вже не розглядаємо безготівкову виплату зарплати, а зосередимося на готівці та розглянемо декілька способів.

Ситуацію з виплатою заробітної плати готівкою у гривнях з копійками слід розглядати у двох аспектах:

• виплата заробітної плати, коли передбачається, що це не остання виплата і після неї будуть наступні виплати, за рахунок яких можна буде врегулювати копійчані залишки;
• остаточний розрахунок при звільненні, коли потрібно виплатити точно всю належну суму.

Загальні правила округлення

Нагадаємо, що правила округлення прості:

1) сума, що закінчується від 1 до 4 копійок, округлюється в бік зменшення до найближчої суми, яка закінчується на 0 копійок;

2) сума, що закінчується від 5 до 9 копійок, округлюється в бік збільшення до найближчої суми, яка закінчується на 0 копійок.

Але це більш-менш можна зробити у розрахунках з покупцем (зокрема, шляхом зміни ціни товару). А як бути зі зарплатою? Адже виплата її в повному обсязі є обов’язком роботодавця. Тому на сьогодні всі консультації фахівців (за умов відсутності офіційних роз’яснень) фактично зводяться до того, щоб цими правилами округлення нехтувати, але проблему відсутності дрібних монет вирішити. Тобто округлення пропонується проводити або у бік зменшення (і створювати недоплату), або у бік збільшення (і створювати переплату). Розглянемо обидва ці варіанти та їх наслідки.

Виплата зарплати готівкою з округленням у бік зменшення

Цей спосіб округлення суми зарплати до виплати полягає в тому, щоб округлити суму у бік зменшення до одного знаку після коми, тобто до суми, кратної 10 копійкам, і виплатити округлену суму. При цьому залишається невиплаченою лише та сума зарплати, що менша за 10 коп.

Пояснюється такий підхід тим, що відповідно до ст. 23 Закону про оплату праці заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України. Це означає, що роботодавець при виплаті зарплати може використовувати лише ті грошові знаки, що дозволені до обігу. Отже, якщо українські дрібні монети з 1 жовтня 2019 року вилучаються з обігу і вони вже не є засобом платежу, то роботодавець не має підстав виплачувати готівкою частину зарплати у сумі менше 10 копійок. Тому, якщо роботодавець не виплатить копійчаний залишок зарплати, що менше 10 коп., його вини в цьому немає, і відповідно порушення трудового законодавства теж немає.

Але при цьому є ризик, що під час перевірки Держпраці  розцінить цю практику як несвоєчасну виплату заробітної плати. Адже формально працівнику виплачується не вся належна йому сума, хоча сума недоплати при цьому і не перевищує 1 грн  Втім, застосування штрафу згідно зі ст. 265 КЗпП роботодавцю поки що не загрожує: наразі за результатами інспекційного відвідування або невиїзного інспектування складаються акт інспекційного відвідування (невиїзного інспектування), і в разі виявлення порушень вимог законодавства про працю — припис щодо їх усунення (п. 19 Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю. Наш коментар до нього див. тут). Припис є обов’язковою для виконання у визначені строки письмовою вимогою інспектора праці про усунення об’єктом відвідування порушень вимог законодавства про працю, виявлених під час інспекційного відвідування або невиїзного інспектування.

І якщо вже підприємство не виконає вимог припису, може бути накладено штраф в розмірі 1 мінімальної зарплати за порушення інших вимог трудового законодавства (ст. 265 КЗпП) – за всі випадки недоплати копійок всім працівникам. Також формально можна потрапити і під санкцію за порушення встановлених строків виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш як за один місяць, виплату їх не в повному обсязі - у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення.

До речі, плануються зміни розмірів штрафних санкцій, передбачених ст. 265 КЗпП (див. нашу новину тут).

Тож, чи буде таке округлення визнано інспектором Держпраці порушенням трудового законодавства, і відповідно, чи буде воно включено у припис, достеменно сказати не можна. Також можна припустити, що через незначність сум це не буде розглядатись як порушення. З цього приводу варто звернутись до Держпраці за наданням роз’яснень щодо того, як діяти роботодавцю при виплаті заробітної плати готівкою.

Приклад 1. До виплати працівнику нараховано 2047,62 грн. Йому виплачується з каси 2047,00 грн або 2047,60 грн. При цьому виникає кредитовий залишок на субрахунку 661 в сумі 0,02 грн, який переходить на наступний місяць.

Звертаємо увагу, що у касових документах на виплату зарплати повинна вказуватися саме та сума, як фактично виплачується працівнику. За даними прикладу 2  це сума 2047,00 або 2047,60 грн. Не можна у відомості або у видатковому касовому ордері написати суму 2047,62 грн, а видати 2047,60 грн, тому що очевидно, що 2 коп. працівнику після 1 жовтня 2019 р. вже видати не можна. Отже, такий документ буде підробленим.

Виплата заробітної плати готівкою з округленням у бік збільшення

Щоб уникнути невизначеності, описаної у попередньому розділі, можна застосовувати округлення у бік збільшення суми до виплати (наприклад, якщо до виплати нараховано 2047,62 грн, то виплачується 2047,70 грн). При цьому виникає дебетовий залишок на субрахунку 661 в сумі 0,08 грн, який в ідеалі погашається при наступній виплаті зарплати.  

Але і тут не обходиться без прискіпливих запитань: чи має право роботодавець утримати  переплачені копійки при наступному розрахунку?

Теоретично існує ст. 127 КЗпП, яка дозволяє робити відрахування зі зарплати. Але лише в певних випадках. Ця стаття, зокрема, говорить, що  відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі і організації, де вони працюють, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу для повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати; для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок. У цих випадках власник або уповноважений ним орган має право видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Але підстави для повернення авансу, виданого в рахунок зарплати, в цій статті КЗпП не наведені. Тому найчастіше вона застосовується для виправлення лічильних помилок.

Та виплата зайвих копійок не є лічильною помилкою. Відповідно до п. 24 постанови Пленуму ВСУ №13 до лічильних (рахункових) помилок належать неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування зарплати за один і той самий період тощо. Не можуть вважатися ними не пов’язані з обчисленнями помилки в застосуванні закону та інших нормативно-правових актів, що має місце у цій справі. Рахунковими помилками можуть бути:

• отримання неправильного підсумку при складанні;
• неправильне написання суми;
• помилки при введенні початкових даних у комп’ютерну програму;
• отримання неправильного результату при додаванні.

Отже, лічильна (рахункова) помилка – це результат неправильного застосування правил арифметики і не більше. Кошти у вигляді зарплати, які роботодавець виплатив добровільно, без рахункової помилки та без недобросовісності з боку працівника, лічильною помилкою не є. Законних підстав витребувати їх немає, оскільки вони виплачені добровільно і без рахункової помилки. Про це детальніше читайте у нашому коментарі тут.

Таким чином, роботодавець не може видати наказ на утримання цих копійок при наступній виплаті зарплати. Судитися за них він теж, очевидно, не піде. Але якщо такі переплати виникатимуть постійно і працівників досить багато, йтиметься вже не про копійки, а про десятки, згодом і сотні гривень. І що з ними робити?

По-перше, слід пам’ятати, що при виплаті більшої суми зарплати, ніж фактично розраховано до виплати, слід сплатити ПДФО, військовий збір та ЄСВ з урахуванням таких переплат, щоб уникнути штрафних санкцій вже від ДПС за несплату цих платежів із зайво виплачених сум.

По-друге, слід буде вирішити питання з поверненням цих сум. Тут можливі такі варіанти.

Треба попередити про виникнення заборгованості самого працівника (зокрема, у розрахунковому листі чи іншим документом). Далі можна дочекатись, коли сума боргу «доросте» до 10 копійок і працівник матиме можливість сам повернути їх роботодавцю (в касу за прибутковим касовим ордером). Для цього не потрібен наказ керівника або заява працівника, погашення заборгованості відбувається добровільно.

Якщо працівник не погоджується, а в суд йти у роботодавця наміру немає, то суму переплати доведеться списати за субрахунком 949. Оскільки така переплата здійснювалась за рішенням керівника, то касир у ній не винний і відшкодувати за його рахунок ці втрати не вийде. А ось щодо матеріальної відповідальності керівника, який прийняв таке рішення, то відшкодовувати ці витрати за його рахунок чи ні, вирішуватимуть засновники підприємства. Фізособі-роботодавцю простіше – він сам приймає це рішення і до себе в нього претензій з додаткових витрат не виникатиме.  

Хоча, звісно, що такі переплати, які хоч і названі в документах виплатою зарплати, насправді не пов’язані з оплатою праці, вважати зарплатою важко. Як на них відреагують податківці та чи вимагатимуть вони сплачувати з таких сум ЄСВ, наразі невідомо. Тому при їх виплаті зараз (якщо ви обрали цей варіант) ми рекомендуємо сплачувати податки та ЄСВ як при звичайній виплаті зарплати. До звітності (форма №1ДФ та Звіт з ЄСВ) потрапить лише нарахована (правильна) сума зарплати (про це далі). 

Остаточний розрахунок при звільненні працівника

Зовсім інша ситуація виникає при остаточному розрахунку з працівником, який звільняється. Тут однозначно потрібно виплатити працівнику всю належну суму повністю. Принаймні, не менш, як працівнику належить виплатити – бо інакше виникає відповідальність, передбачена ст. 117 КЗпП, а саме середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку.

Хоча тут теж можливий варіант округлення суми до виплати у бік збільшення, як ми описали вище.  При цьому сума зайвої виплати не буде перевищувати 1 грн. На нашу думку, підстав для витребування цієї суми роботодавцем в колишнього працівника немає (щодо цього див. наш коментар тут, а також матеріал тут).

Також пам’ятаємо про сплату ПДФО, віськового збору та ЄСВ з повної суми, що фактично виплачена працівнику. Якщо округлювати суму до виплати до 1 грн, то сума переплати не перевищуватиме 0,99 грн (наприклад, якщо до виплати належить 2047,01 грн, а виплатили 2048 грн).

Щоправда, після такої виплати у роботодавця виникає дебіторська заборгованість з виплати заробітної плати на суму округлення (залишок за Дт 661), який можна одразу ж списати як безнадійну заборгованість на підставі того, що роботодавець  не має права стягувати цю заборгованість з працівника. В цьому разі робиться запис в бухобліку Дт 949 Кт 661.

Отже, негативних наслідків ця практика роботодавцю не принесе, якщо ПДФО, віськовий збір та ЄСВ буде сплачено з фактично виплаченої суми.

Екзотичні варіанти або що ще можна придумати

Стягувати зайво виплачені копійки з працівника бажає не кожен роботодавець. Тому можна спробувати варіант із округленням в бік зменшення, та не у випадку остаточного розрахунку зі звільненим працівником. Йому доведеться сплатити повну суму, ще й з переплатою. Яку, як ми зазначали вище, можна не стягувати з працівника, а списати на субрахунок 949. Але як її назвати та оформити?

Щоб уникнути виникнення заборгованості на субрахунку 661, можна оформити суму округлення як неоподатковувану благодійну допомогу на підставі пп. 170.7.3 ПКУ. Згідно з абз. 1 пп. 170.7.3 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами – юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного податкового року сукупно у розмірі, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ, встановленого на 1 січня такого року, у 2019 році – 2690 гривень.

Приклад 2. У місяці звільнення працівнику нараховано 7193,10 грн заробітної плати та компенсації невикористаної відпустки. Після утримання з цієї суми ПДФО та ВЗ до сплати належить 5790,44 грн. Для округлення суми до виплати працівнику нараховується неоподатковувана фінансова допомога в сумі 0,06 грн, 0,56 грн, 9,56 грн і т.д. – на розсуд роботодавця. Тоді до виплати працівнику буде 5790,50 грн, 5791,00 грн, 5800,00 грн і т.д. 

На думку автора, таку нецільову фіндопомогу можна оформити наказом керівника , без подання заяви працівником. Проте можна її оформити і шляхом подання заяви працівником, яку погоджує керівник.

Бухгалтерські записи в цьому випадку будуть такими (див. таблицю)

Таблиця

Облік нарахування фіндопомоги з метою округлення остаточного розрахунку при звільненні

Бухгалтерський облік 

Якщо виплачувати таку переплату без сплати ПДФО та ВЗ ви не ризикуєте, є ще один варіант – виплата оподаткованої безповоротної фінансової допомоги.

 Приклад 3. Працівник звільняється у вересні і йому нараховано:

• за першу половину вересня 2252,38 грн (утримано ПДФО 405,43 грн та військовий збір 33,79 грн) , до виплати 1813,16 грн;
• нараховано  за другу половину вересня: зарплата до дня звільнення та оплата невикористаної відпустки - 2047,62 грн (утримано ПДФО 368,57 грн та військовий збір 30,71 грн), до виплати 1648,34 грн.

За першу половину місяця працівнику виплачується округлена сума 1814,00 грн, після чого виникає дебіторська заборгованість за Дт 661 в сумі 0,84 грн. При цьому слід сплатити більші суми ПДФО, ВЗ та ЄСВ – в розрахунку на переплату 84 коп: 405,62 грн ПДФО та 33,81 грн військового збору.

При звільненні щодо цього працівника робиться остаточний розрахунок за вересень: нараховано всього за вересень (зарплата та компенсація невикористаної відпустки) 2252,38 + 2047,62 = 4299,96 грн.

У вигляді формального надання працівнику оподатковуваної фінансової допомоги в сумі 0,04 грн нарахована сума збільшується до 4300 грн. З неї утримуються ПДФО та ВЗ:

• ПДФО: 4300,00 грн *18% = 774,00 грн;
• ВЗ: 4300,00 грн * 1,5% = 64,50 грн.
• До виплати: 4300,00 – 774,00 – 64,50 = 3461,50 грн.

З урахуванням раніше виплаченої суми за першу половину вересня належить до виплати: 3461,50 – 1814,00 = 1647,50 грн.

Аналогічним чином розраховується сума податків до сплати: ПДФО 774,00 – 405,62 = 368,38 грн та ВЗ 64,50 грн – 33,81 грн = 30,69 грн.

Увага! Ні на разову благодійну допомогу, ні на разову безповоротну фінансову допомогу ЄСВ не нараховується, оскільки вони не є базою для нарахування за Законом про ЄСВ. Як роз’яснюють податківці, ЄСВ виникає, якщо така допомога має систематичний характер і виплачується більшості або всім працівникам одночасно. Докладніше про це читайте тут і тут. 

Ще один "екзотичний" варіант підійде для тих працівників, які мають рахунки в банку, але бажають отримувати зарплату готівкою. Так і буде, але ті копійки, які готівкою вони отримати не можуть (у зв’язку з тим, що їх вийняли з обігу), можна отримати безготівково. Чинне законодавство не забороняє частково виплачувати зарплату готівкою, а частково – у безготівковій формі.

Для застосування цього способу потрібно взяти у працівників їхні особисті банківські реквізити (за заявою, у якій працівники проситимуть перераховувати їм копійки на банківський рахунок).

Далі роботодавець виплачує основну суму зарплати готівкою в касі, а решту копійок – «скидає» на картковий рахунок у банку. Таким чином, працівник отримує на руки майже всю суму належної йому зарплати, та по мірі можливостей може отримувати доступ до свого рахунку у банку, куди перераховувалася копійчана «здача».

Такий підхід дає можливість повністю виплатити заробітну плату і уникнути проблем з округленням розрахунків. Цей підхід також  вирішує проблему повного розрахунку при звільненні працівника, оскільки невиплачених копійок  після проведення розрахунків не залишається.

Правда, при цьому можуть зрости витрати роботодавця на перерахування коштів на рахунки працівників. Але у порівнянні із відповідальністю за несвоєчасність та неповну виплату зарплати, дехто може вирішити, що такі витрати виправдані.

Приклад 4. Працівнику належить до виплати 8124,34 грн. Через касу йому виплачується 8120,00 грн, а решта 4,34 грн перераховується на банківський рахунок працівника. Також через касу можна виплатити 8124,00 грн та перерахувати на рахунок 0,34 грн.

Відображення у звітності з ПДФО, військового збору та ЄСВ

У формі №1ДФ відображається сума нарахованого доходу, як у графі 3, так і у графі 3а. Будь-які округлення – як у бік зменшення, так і у бік збільшення – у формі №1ДФ не відображаються. Такий самий підхід застосовується і щодо ПДФО. Позицію податківців щодо цього див. тут.  У звіті з ЄСВ також знайдуть своє відображення тільки нараховані суми зарплати.

Якщо ви обрали варіант з оформленням переплати безповоротною фіндопомогою або благодійною допомогою, то пам’ятайте, що виплати працівникам, які не є базою нарахування ЄСВ, в звіті з ЄСВ не відображаються.

Але доходи працівника, як оподатковані, так і неоподатковані, слід відобразити в формі №1ДФ.

Якщо працівнику було надано безповоротну фінансову допомогу, то вона у формі №1ДФ відображається як додаткове благо з ознакою доходу «126». На цьому наполягають податківці.

Якщо працівнику буде надано нецільову благодійну допомогу, то її відображають у формі №1ДФ з ознакою доходу «169». Про це податківці розповідали тут.