Коментар до ІПК від 04.07.2025 №3634/ІПК/99-00-24-03-03
Нагадаємо, що раніше податківці вимагали складення авансового звіту відрядженим працівником в будь-якому випадку. Логіка в них була така: якщо відрядження відбулося, повинні були бути витрати. Хоча б на добові працівника. Ось саме ці добові він і має показати в авансовому звіті, якщо більше немає чого показувати.
Проте останні два роки ситуація зовсім інша – було внесено зміни до п. 170.9 ПКУ, які, зокрема, значно звузили коло випадків, у яких відрядженому працівнику треба подавати авансовий звіт!
Саме тому роботодавець звернувся до ДПС із запитом на ІПК.
У своєму зверненні платник податків зазначив, що наказом Мінфіну від 09.05.2023 №239 затверджено нову форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), який набрав чинності з 01.04.2023, яким уточнено, зокрема, відображення добових витрат у розділі ІІІ, а також деталізацію дати та місця відрядження.
Одночасно з цим до пп. 170.9.4 ПКУ також були внесено зміни.
Запитання:
- Якщо Товариство направляє співробітника у відрядження та виплачує йому добові, чи зобов’язаний цей співробітник з 01.04.2023 скласти та подати Звіт у паперовій формі на ці отримані добові. Інших витрат під час перебування у відрядженні у нього не було?
- Яка форма підтвердження добових витрат буде прийнятою для податкових органів (наприклад, наказ на відрядження, банківська виписка тощо)?
ДПС у ІПК від 04.07.2025 №3634/ІПК/99-00-24-03-03 відповідає так.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:
- запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
- укладеного договору чи контракту;
- інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
- документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ, документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку, зокрема, завершує таке відрядження.
Тобто для визнання витрат на відрядження авансовий звіт наразі не потрібен – відрядженому працівнику обовязково треба надати лише первинні документи про понесені витрати. Тому і звужено коло випадків, в яких авансовий звіт подається.
Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, у разі:
- наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
- використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження працівник застосував платіжні інструменти (маються на увазі картки!), включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.
Враховуючи викладене, у разі якщо фізичній особі, яку спрямовано у відрядження в межах України, виплачуються лише добові у межах, визначених пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, то авансовий звіт не складається і не подається.
Не впливає подання або неподання авансового звіту і на розмір добових, навіть на визначення неоподаткованої частини їх суми!
Сума неоподаткованих добових витрат зараз визначається згідно з наказом про відрядження та документами, які підтверджують факт і строки перебування у відрядженні, за умови дотримання інших вимог, визначених пп. 170.9.1 ПКУ. Про це ми розповідали тут і тут.