Оплата листка непрацездатності працівника, якому встановлено інвалідність: лист ПФУ і коментар редакції

1. Як раніше відбувалось встановлення (підтвердження) інвалідності (за старими правилами, до 2025 року)
2. Як тепер проходить встановлення (підтвердження) інвалідності (за новими правилами, з 2025 року)
3. Які наслідки виплати допомоги від ПФУ за день встановлення інвалідності

Коментар до листа Пенсійного фонду від 30.03.2026 №2800-030401-8/22533

Одразу зазначимо, що ситуація, яка розглядається у коментованому листі, з одного боку, типова, а з іншого, як правило, питання виникає лише щодо одного дня – а саме дня встановлення інвалідності.

Адже, згідно із ч. 2 ст. 15 Закону №1105, тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, виплачується ПФУ застрахованим особам з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), незалежно від звільнення, припинення підприємницької або іншої діяльності застрахованої особи в період втрати працездатності, у порядку та розмірах, встановлених законодавством.

Отже, лікарняні за день встановлення інвалідності – не виплачуються.

А яким є цей день? Якою датою у працівника вже є встановлена інвалідність? Фахівці ПФУ у коментованому листі нагадали правила встановлення та продовження інвалідності до та після 2025 року.

Як раніше відбувалось встановлення (підтвердження) інвалідності (за старими правилами, до 2025 року)

Вони були визначені Положенням про порядок, умови та критерії встановлення інвалідності, затвердженим постановою КМУ від 03.12.2009 №1317.

За цим Положенням медико-соціальна експертиза проводилася з метою встановлення інвалідності хворим, що досягли повноліття, потерпілим від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, особам з інвалідністю (далі – особи, що звертаються для встановлення інвалідності) за направленням відповідного лікувально-профілактичного закладу охорони здоров'я після проведення діагностичних, лікувальних і реабілітаційних заходів за наявності документів, що підтверджують стійке порушення функцій організму, обумовлене захворюваннями, наслідками травм або вродженими вадами, які спричиняють обмеження нормальної життєдіяльності особи.

МСЕК проводила огляд тимчасово непрацездатної особи, що звернулася для проведення медико-соціальної експертизи, протягом п'яти робочих днів з дня надходження направлення лікарсько-консультативної комісії та приймала рішення про наявність чи відсутність інвалідності.

Пунктом 8 Положення №1317 було визначено, що датою встановлення інвалідності та ступеня втрати професійної працездатності потерпілому від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання у відсотках вважався день надходження до МСЕК направлення та інших необхідних документів.

У разі ж якщо особу направлено на підтвердження вже встановленої раніше групи інвалідності, датою підтвердження має бути дата, до якої було встановлено попередню групу інвалідності.

Як тепер проходить встановлення (підтвердження) інвалідності (за новими правилами, з 2025 року)

З 1 січня 2025 року МСЕК вже немає. Експертиза щодо встановлення інвалідності відповідно проводиться експертними командами з оцінювання повсякденного функціонування особи (далі – експертні команди).

Експертиза нині проводиться відповідно до Порядку проведення оцінювання повсякденного функціонування особи, затвердженого Постановою №1338 (далі – Порядок оцінювання), а також Центром оцінювання функціонального стану осіб відповідно до Положення про експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування особи, затвердженого Постановою №1338 (далі – Положення про експертні команди).

У разі первинного встановлення інвалідності та/або ступеня втрати професійної працездатності датою встановлення інвалідності та/або ступеня втрати професійної працездатності є дата направлення на оцінювання, дата заповнення медичного формуляра, що передається відповідно до міждержавних договорів (угод), або дата видачі направлення до медико-соціальних експертних комісій, що передані до експертних команд для проведення оцінювання.

Для осіб, які направлені на оцінювання з метою продовження тимчасової непрацездатності, та в разі прийняття рішення експертної команди про встановлення інвалідності датою встановлення інвалідності є дата прийняття рішення експертною командою. Незалежно від прийнятого рішення про встановлення або невстановлення інвалідності експертна команда може приймати рішення про потребу у продовженні тимчасової непрацездатності, при цьому рішення про строк тимчасової непрацездатності приймається лікуючим лікарем.

У разі проведення оцінювання особи, якій раніше було встановлено інвалідність, у рішенні експертної команди датою встановлення інвалідності зазначається дата, до якої було встановлено інвалідність за результатами останньої експертизи, але не більше ніж за три роки. При цьому в разі прийняття рішення про зміну (невстановлення) групи інвалідності датою зміни (невстановлення) групи інвалідності вважається дата прийняття рішення експертною командою.

Датою, до якої встановлено інвалідність, вважається перше число місяця, наступного за місяцем, у якому має бути проведено повторне оцінювання.

Які наслідки виплати допомоги від ПФУ за день встановлення інвалідності

Окремо фахівці ПФУ зауважили, що відповідно до ч. 3 ст. 22 Закону №1105 рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами. Страхувальник або уповноважені ним особи здійснюють контроль за правильністю нарахування і своєчасністю здійснення страхових виплат, приймають рішення про відмову у призначенні або припинення страхових виплат (повністю або частково), розглядають підставу і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат.

Тобто лікар повинен закрити листок непрацездатності датою встановлення інвалідності (в тому випадку, якщо листок непрацездатності був сформований на більший період, то цей період в листку непрацездатності скорочується). А роботодавець повинен правильно визначити кількість днів непрацездатності, які оплачуються - день встановлення інвалідності оплаті не підлягає. 

Важливо!

У разі якщо страхувальником було виплачено застрахованій особі суму допомоги по тимчасовій непрацездатності за період з дати підтвердження раніше встановленої групи інвалідності, така сума допомоги підлягає поверненню на рахунок Пенсійного фонду України.

Повернути кошти ПФУ нескладно – просто сплатити їх з банківського рахунку. ПФУ наводив реквізити такого рахунку, у 2024 – 2025 рр. вони не змінювалися, але їх можна уточнити в органі ПФУ за місцем обліку на момент повернення.

Зверніть увагу на те, що повернути потрібно не суму зайво виплачених лікарняних, а суму, зайво отриману від ПФУ. У чому різниця? У ПДФО та ВЗ. Адже вони були утримані і сплачені з суми таких зайвих лікарняних, і працівник отримав лікарняні вже після оподаткування. А ПФУ має отримати суму до оподаткування.

Але це ще не все!

Треба буде подати уточнення до поданої раніше заяви-розрахунку. Адже ПФУ повинен знати, чому саме кошти йому повернули. Ми наводили поради ПФУ, як це зробити.

І так, краще виправити помилку та повернути кошти самостійно, адже якщо її знайдуть фахівці ПФУ, то, крім повернення коштів, буде ще і штраф у розмірі 50% за використання коштів не за цільовим призначенням.

Чи треба буде виправляти показану раніше суму лікарняних в єдиній «зарплатній» звітності, якщо ви її вже встигли подати із завищеною сумою лікарняних? Так, безумовно. Про те, як виправляти помилки, читайте тут.

А далі треба з’ясувати, за чий рахунок весь цей «бенкет». Тобто чи можна утримати зайво виплачені лікарняні з працівника, чи треба буде списати ці повернені ПФУ кошти на власні витрати роботодавця.

За законом, на жаль, утримати з працівника не можна, оскільки йдеться про помилку роботодавця. Причому помилка ця була не лічильна (коли рахували суму лікарняних), а полягала в неправильному визначенні днів непрацездатності, які підлягають оплаті. Ця кількість днів, які треба оплатити лікарняними, зазначена в рішенні про оплату листка непрацездатності. Тобто лічильної помилки не було, і відрахувати зайво виплачену суму із зарплати працівника згідно зі ст. 127 КЗпП не вийде.

Втім, залишається варіант домовитись із працівником, щоб він добровільно подав заяву про таке відрахування. Але такого обов’язку у працівника немає, тож він може і не погодитись. У такому випадку роботодавець буде змушений списати повернуті ПФУ кошти на власні витрати. Дехто використовує для цього субрахунок 948, але, на думку автора, цей субрахунок варто застосовувати для штрафних санкцій (от якщо ПФУ їх застосує, то списувати саме на цей субрахунок). А для списання повернутих за власний рахунок коштів найбільш підходить субрахунок 949.

Від того, погодиться працівник повернути зайво виплачені йому кошти чи ні, залежить і порядок виправлень в єдиній «зарплатній» звітності. Адже в ній відображається саме нарахована сума доходів (виплати в додатку 4ДФ теж відображаються в межах нарахування).

Тобто якщо ви сторнуєте зайво нараховану суму лікарняних (а працівник потім отримує зарплати менше на суму зайво виплачених йому лікарняних), то ви зменшуєте суму лікарняних в єдиній «зарплатній» звітності, зменшуєте суму ЄСВ, ПДФО та ВЗ – оскільки зменшиться база їх нарахування. При цьому зарплату, з якої буде утримано суму зайво виплачених лікарняних, ви відображаєте у звіті в нарахованому розмірі, без зменшення на суму такого утримання.

Якщо ж ви не утримуєте ці кошти з працівника, то дохід у нього залишається. Так, це вже не лікарняні (тобто їх суму все одно треба в єдиній звітності зменшити), але це дохід, і його треба в цій звітності при виправленні помилки показати за той місяць, у якому йому були нараховані зайві лікарняні. Як саме, це вже обирає сам роботодавець. Здебільшого таку суму додають до доходу у вигляді зарплати (як виплату за невідпрацьований час). Тобто сумарно дохід, ЄСВ, ПДФО та ВЗ за такий місяць не зміняться. Але зміниться склад доходу працівника.

***

Читайте більше про підтвердження статусу працівників з інвалідністю:

• Застосування ставки ЄСВ на рівні 8,41% у 2025 році: за яких умов та підстав?
• Застосування ставки ЄСВ до зарплати працівника при встановленні інвалідності
• Працівник з інвалідністю: як підтвердити цей статус у 2025 році?
• Працівник має довідку МСЕК про інвалідність: чи достатньо для застосування ставки ЄСВ 8,41%?
• З 20 червня діють зміни до Інструкції про нарахування ЄСВ щодо документів для підтвердження інвалідності
• Підтвердження інвалідності для нарахування ЄСВ у розмірі 8,41% з 20 червня: що врахувати бухгалтеру?
• Чи підтверджує право на ставку 8,41% ЄСВ довідка від ПФУ про пенсію особи з інвалідністю?
• Як надавати щорічну основну відпустку працівникам з інвалідністю у 2025 році?
• Витяг про підтвердження інвалідності надано в електронному вигляді: чи треба засвідчувати копію PDF-файлу?