Про появу двох наказів, якими передбачено змінити Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, ми вже писали раніше. Ці зміни запрацювали з 7 листопада (дати публікації), отже, давайте знайомитися із ними докладніше.
І перше запитання, яке має виникнути в роботодавців, таке: кого саме стосуються заявлені зміни? А відповідь на це запитання не є дуже простою.
Річ у тім, що сама Інструкція про відрядження стосується бюджетників. Це очевидно з першого ж визначення, яке в ній наводиться:
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу (поїздка державного службовця – за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі – підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Тобто якщо ваше підприємство бюджетними коштами не утримується, то виконувати цю Інструкцію ви не зобов’язані.
Проте на практиці часто буває так, що дотримуватися певних правил ви не зобов’язані, але якщо жодних немає, доведеться або вигадувати власні (що складно, і не всі бажають брати на себе таку відповідальність), або все ж таки заглядати у ті нормативні документи, які держава створила для бюджетників. Або, як каже з цього приводу ДПС, «інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ».
Зміни, які відбудуться
Видача авансу на відрядження
Тоді як небюджетні роботодавці й досі самі вирішують, надавати працівникові аванс на відрядження чи ні, для бюджетників це жорсткий обов’язок (п. 4 розд. І, абз. 1 п. 11 розд. ІІ Інструкції №59). Цього разу уточнили лише форму видачі авансу.
Абсолютна перевага надається безготівковій формі авансу – так є тепер, так буде і надалі. Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що спрямовує працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.
Готівку до цього можна було видати лише працівникам, яких у відрядження спрямовують державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності. І ось цю норму буде скасовано!
Натомість було уточнено, що аванс може видаватися готівкою:
- державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України, віцепрем’єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб;
- працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Тобто коло використання готівки як авансу на відрядження було розширене.
Документальне оформлення витрат
Як і раніше, бюджетники суворо обмежені і в сумі витрат, на які видається аванс, і за напрямами цих витрат – їх знайомлять із кошторисом відрядження, за яким, власне, і рахується сума авансу. А про понесені витрати треба відзвітувати, і до авансового звіту слід докласти певні підтвердні документи!
І тут теж є різниця між тим, бути бюджетником чи ні.
Адже ті роботодавці, які не фінансуються з бюджету, вимагають від працівників авансові звіти у випадках, передбачених ПКУ. А зараз (як ми розповідали тут) коло випадків, коли треба подавати авансовий звіт з метою оподаткування, значно звузилося.
Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто, наприклад, якщо ви – не бюджетне підприємство і ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) і повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподатковуваного доходу за таким відрядженням у нього немає. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.
Але працівник може подати авансовий звіт після кожного відрядження, і роботодавець може від нього його вимагати.
У бюджетників – такого вибору немає. Подання авансового звіту після кожного відрядження від них вимагає Інструкція №59.
І якщо зараз про це чітко встановлено лише щодо закордонного відрядження (абз. 1 п. 11 розд. II Інструкції №59), завдяки змінам відповідна норма з’явиться і щодо відрядження в межах Україні (новий п. 17 розд. І).
Він наголошуватиме: звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (тобто авансовий звіт – Прим. ред.), складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за встановленою Міністерством фінансів України формою разом із підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат.
У разі якщо під час відрядження працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.
Для відшкодування добових витрат їх сума (вартість) не потребує документального підтвердження, водночас необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні у разі, якщо з незалежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.
Тобто бюджетниками потрібні:
- авансовий звіт;
- документи, які підтверджують витрати (крім добових);
- документи, які підтверджують перебування у відрядженні (для добових).
Документи ці можуть бути як паперові, так і електронні. Звісно, якщо ми говоримо про документи, які прямо підтверджують витрати, це мають бути первинні документи – тобто вони повинні мати усі обов’язкові реквізити первинних документів. Як правило, це розрахункові документи – чеки, квитанції тощо. Це можуть бути і проїзні документи, зокрема квитки типової форми.
А підготовка до відрядження означає складання наказу, кошторису і видачу авансу.
Це «залізний стандарт» доказової бази наявності витрат, використання підзвітних коштів за призначенням, відсутності оподаткованого доходу у працівників тощо. Проте наскільки дотримуватися таких вимог щодо кожного відрядження, не бюджетники вирішують самостійно. Для них все ж таки більшу вагу мають вимоги п. 170.9 ПКУ.
І ще одне важливе зауваження: Інструкція №59 встановлює жорсткі строки подання авансового звіту після закінчення відрядження. І ці строки наразі (і навіть після змін) не збігаються зі строками, встановленими пп. 170.9.3 ПКУ (за податковими правилами ці строки довші).
Отже, якщо ви не бюджетник, то можете вимагати від працівників складання авансового звіту за кожним відрядженням, але чи вимагати їх подання у 3 робочі дні після повернення на роботу, це, можливо, і недоцільно. ПКУ говорить про базовий строк до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Втім, кожен роботодавець – не бюджетник вирішує це питання для себе самостійно.
Як рахувати добові?
Добові виплачуються за кожен день перебування у відрядженні. А як порахувати ці дні? Ось це питання часто можна почути від роботодавців незалежно від форми власності та джерел фінансування. Особливо коли йдеться про відрядження в межах Україні, де немає жодних відміток у паспорті про перетин кордону. Пункт 170.9 ПКУ в такому випадку лише вимагає додаткових документів, які мають підтвердити факт перебування у відрядженні, але не говорить, що це мають бути за документи.
Змінами до Інструкції №59 для бюджетників це питання вирішили таким чином.
Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначатиметься згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні:
- проїзних документів,
- рахунків на проживання,
- довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження,
- службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником,
- та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.
У разі відсутності зазначених документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.
Отже, не бюджетники теж можуть взяти на озброєння цей перелік доказів для визначення кількості днів відрядження.
У випадку із закордонними відрядженнями визначення дати здається легшим, але, враховуючи наведені нижче уточнення, це тільки здається простим.
Наприклад, для бюджетників було уточнено, що у разі відрядження працівника строком на один день витрати відшкодовуються як за повну добу.
За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка). День прибуття до України (перетину кордону) – за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника.
Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).
У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.
Звісно, не бюджетники самостійно встановлюють розмір добових за день – як для відряджень по Україні, так і для відряджень за кордон. Але ось правила застосування цих розмірів можна запозичити в Інструкції №59. Зокрема, щодо того, якщо працівник за один день з’їздив за кордон і повернувся з відрядження – він має право на добові у закордонному розмірі за цілу добу. Те саме правило можна запозичити і щодо дня перетину кордону – за цей день працівник ще має право на закордонний розмір добових.
