Договір цивільно-правового характеру з фізособою або ФОП: як його укласти без ризику визнання трудовим

Не секрет, що сучасних реаліях багато підприємств намагаються дещо «оптимізувати» свою роботу:

• зменшити навантаження на фонд оплати праці,
• не вести трудову документацію,
• не вести військовий облік,
• не надавати гарантії, передбачені КЗпП (зокрема, відпустки).

Одним із популярних «рішень» є цивільно-правові договори (ЦПД), або договори цивільно-правового характеру (ЦПХ), як їх ще називають, з фізичними особами та ФОПами.

Звісно, нам всім добре відомо, що контролюючі органи – Держпраці та органи ДПС – спрямовують свої зусилля на виявлення госпсуб’єктів, які під виглядом договорів ЦПХ приховують фактичні трудові відносини. Але ми переконані, що цю статтю читають виключно доброчесні підприємці і бухгалтери, для яких цивільно-правові договори – практична необхідність, а не якась там «оптимізація». І їм важливо розуміти, коли договір ЦПХ коректний і безпечний, а коли – потенційно має ризик бути визнаним трудовим.

***

Відразу обумовимо, що під договорами ЦПХ для цілей цієї статті ми розуміємо договори про надання послуг, виконання робіт тощо, які укладають юрособи з фізособами та ФОПами та частіше підпадають під увагу контролюючих органів і стають предметами судових спорів.

Тож давайте розберемо:

• юридичні основи ЦПД;
• порівняння договору ЦПХ та трудового договору;
• що обов’язково має містити договір ЦПХ і як оформляти акти;
• де зберігати ці документи;
• як встановлювати час роботи;
• як мінімізувати ризики, щоб ЦПД не визнали трудовим;
• та важливі рішення судів з цього питання.

Договори ЦПХ та трудові відносини: у чому різниця?

Коротко нагадаємо, що:

• законодавство України не має прямого терміна «договір ЦПХ» у КЗпП, але під цим розуміють договір підряду (глава 61 ЦКУ) між замовником та підрядником або договір на надання послуг (глава 63 ЦКУ) між замовником і фізичною особою – виконавцем чи ФОП.
• Предмет таких договорів – виконання конкретного визначеного обсягу робіт або надання послуг із результатом, а не процес «праці» як такий.
• За трудовим договором (ст. 21 – 24 КЗпП) працівник виконує трудову функцію в межах підприємства, підпорядковується внутрішньому трудовому розпорядку, має соціальні гарантії (відпустки, лікарняні тощо).
• Якщо фізособа виконує певну задачу за ЦПД, вона не підпадає під трудове законодавство, за умови що дотримані умови, які відрізняють ці відносини.

Надалі ми розділимо договори ЦПХ, які укладають з фізособами та ФОПами з огляду на специфіку їх договірних умов та оформлення актів.

Як відрізнити ЦПД від трудових відносин?

Контролюючі органи та суди зважають на такі ключові ознаки, які свідчать про трудові відносини з працівником, навіть якщо формально укладено ЦПД:

1. Систематичність / регулярність виконання робіт (не одноразово, а на регулярній основі).
2. Графік роботи або режим (наприклад, з 9 до 18, із перервою, обов’язкова присутність на території замовника).
3. Підпорядкування замовникові / надання вказівок, контроль над процесом виконання (керівник, інструктаж, чіткий контроль присутності/виконання роботи).
4. Використання обладнання, матеріалів замовника (офіс, інструменти, техніка).
5. Оплата не за фактом результату, а регулярна та періодична (щомісяця, щотижня) – схожість із регулярністю виплати зарплати.
6. Відсутність гнучкості в організації роботи (не можна самостійно вибирати методи, час, порядок виконання, використання інших/власних ресурсів тощо).
7. Соціальні гарантії, лікарняні, відпустки, компенсації, які фактично надаються як працівникам.
8. Включення до штатного розпису або надання особі функцій, характерних для штатної посади. Тут варто також нагадати, що, укладаючи ЦПД з працівником (як з ФО), предмет договору має відрізнятись від переліку обов’язків за посадовою інструкцією.

Чим більше ознак трудових відносин знайдуть контролери – тим більше зростає ризик визнання ЦПД. Щоправда, змінити договір ЦПХ на трудовий самі податківці або інспектори Держпраці не зможуть, для цього потрібне рішення суду, до якого звернутися треба постраждалій фізособі.

Судова практика підтверджує, що суди нерідко захищають права таких фізосіб і перекваліфіковують такі відносини на трудові, якщо виявлено «ефект трудового договору». Наприклад, у постанові ВС від 06.03.2025 (справа №260/4202/24) суд зазначив, що якщо працівник працює за графіком, підкоряється внутрішньому трудовому розпорядку, – навіть якщо укладено договір ЦПД, це можуть бути трудові відносини.

Як правильно укладати ЦПД із фізособою: обов’язково умови

Щоб мінімізувати ризики, договір ЦПД має бути ретельно продуманий. Наведемо рекомендовану структуру та ключові положення:

1. Основні реквізити та загальні положення

• Найменування сторін: Замовник (юридична особа / ФОП) та Виконавець/Підрядник (фізична особа).
• Предмет договору: чіткий опис обсягу робіт чи послуг, який має бути виконаний, з вимірюваними характеристиками (кількість, строки, результат).
• Строк договору: або на виконання конкретної роботи / проєкту, або з обмеженим строком (вказати дату початку й завершення).
• Винагорода / оплата: за результат, з чіткими умовами – коли, як, за яким актом приймання-передачі виконаних робіт або наданих послуг, реквізитами оплати. Можлива і передоплата (аванс), але уникайте регулярних та періодичних виплат. Якщо ж виконання робіт або надання послуг триватиме кілька місяців або навіть рік, а виконавець/підрядник бажає отримувати оплату щомісячно, доречніше щомісяця складати акт приймання-передачі на обсяг робіт/послуг, виконаних/наданих саме в цьому місяці і проводити оплату за кожним таким актом.
• Умови здачі-приймання: акти виконаних робіт, терміни їх підписання, форми (приклад – «Акт приймання-передачі», «Звіт виконавця» тощо).
• Відповідальність сторін: штрафи за невиконання, пеня, утримання, гарантії якості.
• Порядок зміни договору, додаткові угоди.

2. Обмежувальні формулювання

Щоб уникнути ознак трудових відносин, бажано додати такі положення:

• Виконавець/Підрядник не підпорядковується внутрішньому трудовому розпорядку і сам організовує свою працю.
• Виконавець/Підрядник має право залучати допоміжних осіб або субпідрядників (за згодою або згода надається підписанням ЦПД).
• Виконавець/Підрядник використовує власні інструменти, обладнання, матеріали (крім тих, які заздалегідь погоджені).
• Виконавець/Підрядник не працює за штатною посадою підприємства.
• Відсутність зобов’язань щодо трудових та соціальних гарантій, передбачених трудовим законодавством, загально або з конкретикою (відпусток, лікарняних тощо).
• Відповідальність за невиконання / недоліки – за Виконавцем/Підрядником та санкції за невиконання договору.

Зразок 1.

Важливі умови цивільно-правового договору із фізособою (фрагмент) (Завантажити >>)

3. Акти приймання-передачі та інша супровідна документація

• Акт приймання-передачі виконаних робіт / наданих послуг: ключовий документ, на підставі якого здійснюється оплата (оформляється аналогічно, як показано для ФОПів – Зразок 3).
• Звіт виконавця (якщо треба), опис виконаних завдань.
• Журнали / листування / протоколи, якщо зміни (доповнення) – додатки до договору.
• Розрахункові документи, платіжні доручення, виписки банку – підтвердження оплати.

Акт має містити інформацію: що зроблено, коли, з підписами сторін, датою, можливі зауваження до якості тощо.

Структура акта приймання-передачі майже однакова – незалежно від того, чи це ФОП, чи звичайна фізособа. Основна різниця в податковій частині:

1) акт із ФОП:

• в акті немає згадок про податки;
• ФОП сам подає звітність і сплачує ЄП / ЄСВ;

2) акт із фізособою (не ФОП):

• акт також описує результат, але в бухгалтерії Замовника він стає підставою для нарахування та утримання ПДФО, військового збору, а також нарахування ЄСВ (або ж доплата – якщо виконавець є одночасно працівником замовника).

Час роботи, графік, присутність – що та як можна фіксувати

Навіть якщо укладено ЦПД, за певними умовами можна фіксувати деякий розклад чи строки, але варто уникати ознак жорсткого графіка:

• Краще в договорі зазначити крайній строк виконання, а не «щодня з 9:00 до 18:00».
• Якщо іноді необхідна присутність Виконавця/Підрядника у Замовника (нарада, зустріч тощо) – це не варто вносити до договору або принаймні відносити до обов’язків Виконавця/Підрядника.
• Виконавець/Підрядник може зазначати годину початку/закінчення надання послуг/виконання робіт, але не може бути змушеним до жорсткого графіка.
• Іноді буває важливо, щоб послуга була надана або робота виконана саме в тому місці і саме в той час, коли це потрібно Замовнику. Для захисту: чітко прописати, що саме надати в ці години, але зазначити, що Виконавець/Підрядник надає послуги/виконує роботи самостійно, без отримання інструкцій з боку Замовника.
• Не треба в договорі фіксувати трудовий розпорядок (наприклад, обідні перерви або вихідні) для Виконавця/Підрядника.

Якщо буде застосовано жорсткий графік контролю та виконання – контролери можуть обґрунтовано визнати такі відносини трудовими, з чим може погодитись й суд.

Про заборонені професії для договорів ЦПХ ми писали тут – «Цивільний договір vs трудовий: професії, де ЦПД заборонений».

Судова практика: цікаві приклади

Наведемо приклади із судової практики, які показують, коли «договірні хитрощі» не рятують, якщо фактичні відносини мають ознаки трудових:

• У постанові ВС від 08.05.2018 (справа №127/21595/16-ц) суд визнав, що якщо функції особи відповідають посадовій інструкції для штатній посаді, вона є працівником, навіть якщо укладено договір підряду.
• ВС у постанові від 06.03.2025 у справі №260/4202/24 визнав, що незалежно від наявності між ФОПами договору про співробітництво, здійснення продажу товару одним ФОПом від імені іншого не скасовує необхідності оформлення ФОПа-продавця за трудовим договором до іншого ФОПа-партнера (ми писали про це тут – «Я не працівник, я – партнер!», або Обережно – договір про співробітництво між ФОПами!»)

План дій (чекліст) для бізнесу

Для кращого розуміння порядку дії юросіб – замовників робіт/послуг покажемо їх у Таблиці 1 з поясненнями.

Таблиця 1.

Порядок дії для замовників робіт/послуг по ЦПД

Як правильно укладати договір ЦПХ із ФОПами

1. Обов’язкові реквізити

• Повні дані ФОПа (ПІБ, РНОКПП, дані держреєстрації, вид діяльності за КВЕД).
• Предмет: конкретна робота/послуга (розробка сайту, доставка, консультація, монтаж).
• Оплата: за актом або рахунком.
• Зважати на документи ФОПа – витяг/виписка з ЄДР, Витяг з реєстру платників ЕП, місце реєстрації (про роботу з ФОПами з держреєстрацією на окупованих після 24.02.2022 територіях ми писали тут – «Як працювати з ФОП з тимчасово окупованих територій у 2025 році: поради юриста»).

2. Ключові формулювання

• ФОП діє на власний ризик, сам організовує виконання робіт або надання послуг.
• Замовник не встановлює ФОПу графік, лише визначає строки здачі результату.
• ФОП має право залучати третіх осіб.
• Розрахунки відбуваються на підставі акта (або як передоплата) зі сплатою на підприємницький рахунок ФОПа (не на власний рахунок фізособи!).
• Жодних згадок про соціальне забезпечення та інші трудові гарантії – слід уникати формулювань у договорі на кшталт «заробітна плата», «відпустки», «робоче місце» тощо.

Приклад формулювання: «Виконавець (ФОП) самостійно визначає способи, місце та час виконання робіт виходячи з вимог щодо кінцевого результату. Замовник не встановлює для Виконавця розпорядок робочого тижня/місяця та графіка виконання роботи».

Як оформляти акти із ФОП: важливі вимоги

Акт має описувати результат («Надано консультації з питань податкового обліку», «Розроблено дизайн-макет»), а не «відпрацьовано 160 годин». Формулювання типу «загальна кількість годин у періоді «квітень» 2025 р. – 26 год.» може бути лише тоді, коли оплачується за годину виконання робіт з конкретним переліком всього виконаного за такий час.

Бажано, щоб дата акта відповідала даті завершення роботи (надання послуг) або її частини.

Якщо робота триває довго, – акти варто робити поетапно.

Типові ризики й помилки

• Постійний «штатний» характер співпраці. ФОП працює лише на одного замовника, щодня сидить в офісі замовника – виглядає як трудові відносини.
• Оплата щомісячна «як зарплата». Наприклад, якщо щомісяця платити рівно 20 000 грн без прив’язки до обсягу виконаних робіт/наданих послуг, контролери ставлять запитання.
• Посадова інструкція. Якщо є документ «Інструкція менеджера з продажів» і вона підписана ФОПом – це аргумент на користь трудових відносин. Такі ж питання виникають і тоді, коли у штаті, наприклад, 5 менеджерів та 5 ФОПів, які виконують однотипну роботу. Правило безпеки: робота/послуги ФОПів за актами не має збігатися з посадовими обов’язками працівників, які виконують аналогічну роботу. 

У принципі із цього правила можна знайти винятки. Так, нещодавно ми розглядали постанову ВС, в якій суд вирішив, що наявність на підприємстві посад і навіть працівників за цими посадами не забороняє підприємству наймати ще і ФОПів на аналогічні обов’язки. Але на це обов’язково звернуть увагу контролери, тому якщо ви не готові щоразу захищатися в суді, краще уникати таких збігів.

• Використання корпоративних ресурсів «як працівник». Систематичний доступ до робочого місця, корпоративної пошти, послуг інтернету та мобільного зв’язку, якими користуються тільки наймані працівники підприємства.
• Відсутність доказів самостійності. Якщо немає жодного листування, звітів, лише договір і акти; якщо у ФОПа немає інших клієнтів; якщо в КВЕДах у ФОПа немає відповідного виду діяльності, або, навпаки, у юрособи-замовника та ФОПа однакові КВЕДи; якщо ФОП та замовник є пов’язаними особами – все це може викликати запитання, до яких сторони договору повинні бути готові. Як правило, з розумними поясненнями ці запитання не мають негативних наслідків.

Судова практика:

• У постанові від 16.04.2020 у справі №554/3983/18 ВС наголосив, що у договорі будівельного підряду не зазначено про обов’язок замовника передати виконавцю проєктну документацію та кошторис, тому такий договір укладений не з метою виникнення реальних правовідносин між замовником та виконавцем, а з метою приховання вже існуючих трудових.
• У постанові ВС від 15.04.2021, справа №160/5315/19, суд підтвердив: якщо є акт, рахунок, ФОП має інших клієнтів і свободу організації роботи – це не трудові відносини.
• ВС у постанові від 15.01.2024 у справі №813/1801/18 зауважив, що відповідальність працівника за трудовим договором регулюється лише нормами (КЗпП та інших актів трудового законодавства), що не можуть змінюватися сторонами у договорі, а відповідальність виконавця послуг у ЦПД визначається в договорі, а те, що ним не врегульоване – чинним законодавством України. Сама по собі наявність ЦПД не може безумовно спростовувати фактичного допуску працівника до виконання саме трудових обов’язків.
• ВС у постанові від 04.03.2021, справа №0840/3691/18 вважає, що закріплення у договорі виконання робіт, що відповідають посаді/професії (водій, касир, охоронник тощо) з посиланням на Класифікатор професій однозначно свідчить про трудові відносини.
• ВС у постанові від 23.02.2023, справа №815/1131/18 звернув увагу на два моменти: 1) фізособи-водії здійснювали перевезення вантажів на ТЗ, переданих їм у найм; 2) як договори, так і акти про надання послуг не містять відомостей про конкретний обсяг виконаної роботи, зокрема інформації про те, які саме перевезення і яких вантажів було здійснено, розрахунки здійснювались систематично щомісяця не за результатами виконаних одного або декількох конкретних перевезень (кінцевий результат), а за виконану роботу (за надані послуги) водія упродовж місяця. Такі договори ЦПХ свідчать про наявність саме трудових відносин.

Зразок 2.

Важливі умови цивільно-правового договору з ФОП (фрагмент) (Завантажити >>)

Зразок 3.

Акт приймання-передачі послуг (Завантажити >>)

Порівняння договорів ЦПХ, укладених з фізособоюб і ФОП

Для наочності надамо порівняльну таблицю 2, яка покаже різницю між договорами ЦПХ із ФОПом та з фізичною особою (не підприємцем).

Таблиця 2.

Договори ЦПХ із ФОПом і фізособою: у чому різниця

Коли розрахунки за договорами ЦПХ можуть викликати запитання у банку

Ми вже неодноразово писали, що банки застосовують ризик-орієнтований підхід з урахуванням Закону №361 – тобто вони відстежують операції, що можуть свідчити про сумнівні виплати або незрозумілу діяльність. Загалом, про це ми писали тут – «Як банки здійснюють фінмоніторинг ФОПів і як його успішно пройти?».

Для ФОПів:

• регулярні виплати від одного контрагента, що схожі на «зарплату»;
• невідповідність отриманих платежів зареєстрованим КВЕДам;
• великі суми на рахунок ФОПа, після яких іде зняття готівки;
• масова робота підприємства з ФОПами «одного виду».

Для фізичних осіб (не ФОПів):

• регулярні виплати з однаковим призначенням («винагорода за договором послуг») щомісяця;
• великі обсяги виплат багатьом фізособам за короткий період (банк може розцінити це як «тіньова зарплата»);
• виплати, що явно не відповідають виду діяльності компанії.

Загалом варто зауважити, що окремого контролю Держфінмоніторинг напряму за договорами ЦПХ не має, але є контроль через банки.

Основний ризик для бізнесу: якщо виплати за ЦПХ виглядають як прихована зарплата або як схеми обігу готівки. Якщо ж договори реальні, акти підписані, податки сплачено (для фізосіб), а ФОПи мають релевантні КВЕДи й інших клієнтів – ризик мінімальний.

Загальні поради

– завжди мати підтвердні документи (договір + акт);

– чітко та повністю формулювати призначення платежу;

– уникати регулярних платежів на однакову суму (якщо цього уникнути неможливо, то бути готовим пояснити причину);

– співпрацювати з банком: якщо запросили документи – надати максимально швидко.

Висновки:

1. ЦПД / ЦПХ може бути законним інструментом, але лише якщо він використовується для разових, чітко визначених завдань, а не як приховування штатної праці.
2. Ретельне формулювання договору, обмеження контрольованих ознак, вільність Виконавця, чіткі вимоги до акцепту і оплати – все це знижує ризики.
3. Контролюючі органи – Держпраці, ДПС – мають реальні можливості перевіряти такі відносини, і вже багато судів стають на бік контролюючих органів (як захист працівників та сплати податків), якщо знайдуть ознаки трудових відносин.
4. Якщо є сумніви – краще оформляти трудовий договір або проконсультуватися з кваліфікованим юристом.