Хто з ФОПів має складати первинні документи? Які з них необхідно зберігати ФОП на єдиному податку та на загальній системі оподаткування? Які терміни їх зберігання і наслідки у разі їх відсутності? Про це все ми писали у статті:
Первинні документи ФОП: кому і що треба вести, облік, терміни зберігання, ризики і практичні поради
Якщо відсутні документи на придбання товарів, робіт, послуг — відповідальність не передбачена.
З цим ще з 2024 року згодні й податківці. Так, у ЗІР міститься відповідне розʼяснення. В ньому йдеться:
За незберігання первинних документів на підставі яких здійснювався облік доходів, до фізосіб-"єдинників" та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, застосовуються штрафи відповідно до п. 121.1 ПКУ в розмірі 1020 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.
Але ці штрафи не застосовуються до фізичних осіб – підприємців – платників єдиного податку першої і другої груп та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг.
Тобто якщо відсутні документи, які підтверджують дохід, тоді може застосовуватись штраф за п. 121.1 ПКУ:
- 1020 грн — перше порушення
- 2040 грн — повторне протягом року.
Аналогічне розʼяснення зʼявилося в ЗІРі і в травні 2026. Відповідаючи на запитання щодо обліку, який повинні вести ФОПи-«єдинники», ДПСУ зауважила: такі ФОП не повинні підтверджувати документами (в тому числі первинними документами) витрати на придбання товарів/послуг, а повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ.
Чому це розʼяснення важливе?
Марʼяна Кавин на своїй сторінці у Фейсбуці вказала, що до сьогодні на практиці податківці на місцях дуже любили фантазувати.
Перша фантазія:
«Немає документів на прихід товару? Значить купили у фізособи. Ви — податковий агент. Мали утримати 18% ПДФО + 5% ВЗ».
І донараховували податки.
Друга фантазія:
«Немає документів на товар? Значить товар безоплатно отриманий. Включайте його в дохід вдруге».
І ось тут найцікавіше
Ми завжди відбивалися тим, що існує ст. 121 ПКУ, де вже передбачена відповідальність за відсутність первинки: 1020 грн або 2040 грн.
Крапка.
А тепер виходить, що навіть цієї відповідальності для «єдинників» без ПДВ за відсутність документів на придбання — НЕМАЄ.
І це абсолютно логічно.
П. 44.1 ПКУ говорить: заборонено формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених первинними документами.
А тепер головне питання: Які показники декларує ФОП-єдинник? Правильно — дохід.
Чим підтверджується дохід фізосіб-"єдинників"?
- Банківською випискою.
- Документами по доходу — актами, накладними, договорами тощо.
Тобто для єдинника ключове — підтвердження доходу, а не витрат на придбання.
Висновок
Немає документів на придбання — немає штрафу для ФОП 1, 2, 3 груп без ПДВ. Бо дані цих документів не формують показники декларації.
***
Від редакції:
По-перше, оскільки податківці на місцях досі опираються на фіскальну позицію, то "єдинникам" краще за все отримати відповідні ІПК з цього приводу або діяти в межах норм ПКУ та потім захищати себе у судах, бо просто так податківці не будуть опиратися на ЗІР при перевірках та ЗІР не захищає платника від штрафів при перевірці.
По-друге. Адвокати свого часу зауважили, що ситуація з первинними документами для ФОП вимагає уважності та розуміння деталей.
Послаблення ДПС стосується лише штрафу 1020 грн за документи на витрати. Зберігати документи, що підтверджують доходи та походження товару, є обов’язковим.
Крім стандартного штрафу в 1020 грн, існують значно більші санкції за ігнорування запитів ДПС, порушення РРО та відсутність документів на «ризикові» товари.
ФОП, які торгують технікою, ліками чи ювелірними виробами, за відсутність документів про походження товару ризикують отримати штраф у розмірі 100% його вартості, що підтверджується судовою практикою.
Найбезпечніша стратегія – зберігати всі ключові документи: банківські виписки, договори, акти та накладні на товар. Це мінімізує ризики та допомагає уникнути будь-яких конфліктів з контролюючими органами.
