Лікарняні та декретні виплати: оподаткування та звітність

Заявка-розрахунок у Фонд

Як розрахувати лікарняні та допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами, ми розповідали тут і тут.

За перші 5 календарних днів допомога з тимчасової непрацездатності  виплачується за рахунок роботодавця. І зробити це слід у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати (ст. 32 Закону №1105). А ось за решта днів тимчасової непрацездатності (починаючи з 6-го) та допомогу по вагітності та пологах  фінансує Фонд соцтраху (далі - ФСС) (з першого дня настання страхового випадку). І раніше, ніж надійдуть кошти на ці виплати на спеціальний рахунок роботодавцю в банку від ФСС, він (роботодавець) не зможе зробити ці виплати. 

Тож після проведення всіх обчислень за такими виплатами роботодавцем  подається заявка-розрахунок до ФСС для отримання коштів. Поки що за формою, зазначеною в додатку до Порядку №26. Але зверніть увагу: форма такої заявки-розрахунку у 2018 році може змінитися. Принаймні, проект такої зміненої форми вже існує, ми про це писали тут.

Зявка-розрахунок складається у двох примірниках:

• один (з відміткою про прийняття) - зберігається на підприємстві,
• другий – залишається у  ФСС.

Строків подання до ФСС заяв-розрахунків не зазначено у Порядку №26. Страхувальник самостійно визначає такі строки, при цьому враховуючи строки виплати матеріального забезпечення, що зазначаються у ст. 33 Закону №1105 та строків надходження коштів від ФСС на спецрахунок підприємства відповідно до п. 8 Порядку №26.

Контроль за своєчасним поданням таких заяв-розрахунків покладається на комісію (уповноваженого) з соцстрахування (пп. 3.1.5 Положення №25).

Щодо заповнення заявки-розрахунку, то у ній, звісно, що слід відображати лише кошти, які ФСС має профінансувати (надати). Якщо лікарняні оплачуються за рахунок роботодавця, інформація про них в заявці-розрахунку відображається лише в графі 7 (де зазначається загальна кількість днів лікарняного). Якщо працівник хворів не більше ніж 5 календарних днів, інформація (заявка-розрахунок) про це в ФСС не подається.

У заявці-розрахунку зазначається нарахована сума матеріального забезпечення без зменшення на суми обов’язкових утримань та нарахувань. Тобто, коли замовляємо кошти на фінансування днів тимчасової непрацездатності  з ФСС, зазначаємо суму без утримання ПДФО та ВЗ (декретні ними не оподатковуються, про що далі) та без нарахування ЄСВ.

На першій сторінці зазначається сума, що підлягає оплаті за рахунок ФСС. На другій сторінці у таблиці зазначається за кожним працівником загальна сума матеріального забезпечення (дивіться Приклад та Зразок заповнення)

ПРИКЛАД 1

У січні 2018 р. у відділ кадрів підприємства «Дари Поділля» працівники підприємства надали листки тимчасової непрацездатності:

1) Листок непрацездатності у зв'язку з вагітністю та пологами, серія ААА №123123. Оксамитенко О.О. Період  непрацездатності – з 16.01.2018 р. по 21.05.2018 р. (126 к.д.). Працівниці нараховано декретних – 55 000,26 грн. Оплата провадиться в повному обсязі за рахунок ФСС.

2) Лікарняний листок  з тимчасової непрацездатності, серія АВА 321321, Устименко К.О. Період непрацездатності з 12.01.2018 р. по 15.01.2018 р. (4 к.д.).

Середньоденна заробітна плата становить 230,00 грн. Сума нарахованої оплати за період тимчасової непрацездатності – 920,00 грн. Вся оплата провадиться за рахунок роботодавця.

3) Лікарняний листок з тимчасової втрати працездатності, серія АБВ 654123, Петренко О.М. Період непрацездатності з 03.01.2018 р. по 15.01.2018 р. (13 к.д).

Середньоденна заробітна плата становить 200,00 грн.

Сума нарахованої оплати за період тимчасової непрацездатності становить 2600,00 грн. За рахунок коштів роботодавця – 1000,00 (5 к.д). За рахунок Фонду - 1600,00 грн (8 к.дн.).

На підставі вищезазначеного заповнюємо заяву-розрахунок (Зразок  1).

До заяви-розрахунку потраплять лише два лікарняних:

• ААА №123123 на Оксамитенко О.О.
• АБВ 654123 на Петренко О.М.

Отримання коштів від Фонду соцтраху

Відповідно до п. 8 Порядку №26, робочі органи Фонду здійснюють перерахування суми, що зазначена в заяві-розрахунку, на спеціальний рахунок роботодавця протягом 10-ти робочих днів після надходження заяви-розрахунку.

Отже, для отримання коштів від Фонду для подальшої їх виплати працівнику, роботодавець має відкрити окремий поточний рахунок у банку відповідно до частини другої ст. 34 Закону №1105

Для відкриття спеціального рахунку, юридична особа надає до банку документи зазначені у п. 3.2 Інструкції №492:

• заява про відкриття поточного (додаток 1 Інструкції №492);
• копію належним чином зареєстрованого установчого документа (статуту/засновницького договору/установчого акта/положення).

Юридичні особи, установчі документи яких оприлюднені на порталі електронних сервісів, установчий документ у паперовій формі не подають. Юридичні особи публічного права, які діють на підставі законів, установчий документ не подають. Юридична особа, яка створена та/або діє на підставі модельного статуту, затвердженого КМУ, подає копію рішення про її створення або про провадження діяльності на підставі модельного статуту, підписаного усіма засновниками;

• картки зі зразками підписів (додаток 3).

Для відкриття спеціального рахунку, фізична-особа підприємець надає до банку документи, зазначені у п. 3.2 Інструкції №492:

• заява про відкриття поточного рахунку (додаток 4), що підписана фізичною особою - підприємцем або її представником;
•  картки зі зразками підписів (додаток 5).

Виплата коштів працівнику

Після надходження суми коштів, зазначених у заявці-розрахунку, на рахунок страхувальника останній зобов'язаний здійснити виплату матеріального забезпечення у строки зазначені у ст. 32 Закону №1105, тобто у найближчий після призначення допомоги день, встановлений для виплати заробітної плати (п. 9 Порядок №1266).

Проте зверніть увагу: за ст. 34 Закону №1105, якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів.

Ця норма часто призводить до наступного: якщо кошти надійшли на спецрахунок, але роботодавець їх протягом трьох робочих днів не використав, банк повертає їх Фонду (без заяви на це від роботодавця – власника рахунку).  Тому, як правило, виплату лікарняних або декретних, отриманих від Фонду, роботодавець здійснює, не чекаючи день виплати заробітної плати.

Про долю не отриманих працівником з певних причин виплат за рахунок ФСС йдеться у листі ФСС з ТВП від 21.11.2016 р. №2.4-16-2036. Суми матеріального забезпечення, не отримані застрахованою особою в строк (відрядження, хвороба), можуть бути віднесені на рахунок депонентів до отримання їх застрахованою особою. 

Кошти отримані на спеціальний рахунок страхувальника від Фонду використовуються лише на виплату матеріального забезпечення та перерахування ПДФО та ВЗ. В яких випадках з суми такого забезпечення сплачуються податки, розглянемо далі.

Оподаткування лікарняних та відображення у звітності

ПДФО та військовий збір

Відповідно до абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ лікарняні є зарплатною виплатою, таким чином оподатковуються в загальному порядку  за ставкою 18%. У формі №1ДФ відображаємо з ознакою 101, як і зарплату

Військовий збір утримується з лікарняних за ставкою 1,5%, оскільки військовий збір утримується з усіх виплат, що оподатковуються ПДФО (пп. 1.2 та 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розд. ХХ ПКУ).

Єдиний соцвнесок

Лікарняні є базою для нарахування ЄСВ (ст. 7 Закону про ЄСВ). Нараховує цей внесок роботодавець.  У загальному випадку нарахування ЄСВ на лікарняні провадиться за ставкою 22%.

ПРИКЛАД 2.

В грудні 2017 р. працівнику були нараховані лікарняні у розмірі 2500,00 грн (ЄСВ на лікарняні – 550,00 грн). Заробітна плата у розмірі 5000,00 (ЄСВ на зарплату 1100,00 грн)

В таблиці 6 ці нарахування відображаються наступним чином (див. зразок 2 нижче).

Для підприємств, в яких працюють особи з інвалідністю, ЄСВ встановлюється у розмірі 8,41 % визначеної ст. 7 Закону про ЄСВ бази нарахування.   Ми про це писали тут.

Отже, на лікарняні, нараховані інваліду, ЄСВ нараховується теж за ставкою 8,41%.

Правила відображення в звіті з ЄСВ так званих «перехідних» лікарняних (коли в поточному місяці нараховуються лікарняні за минулий місяць) податківці навели у листі ДФСУ від 02.02.2017 р. №1925/6/99-99-13-02-01-15.

Для працівника (за основним місцем роботи), у якого початок та закінчення лікарняного припадають на різні місяці, єдиний соцвнесок у місяці початку лікарняного нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою (сума лікарняних буде визначена після надання листка непрацездатності).

Якщо після надання листка непрацездатності після розподілу лікарняного (суми допомоги з тимчасової непрацездатності відносяться до того місяця, за який вони нараховані) загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, питання необхідності донарахування сум ЄСВ  має розглядатись одночасно з нарахуванням сум допомоги з тимчасової втрати працездатності.

Слід зазначити, що за сумісництвом правило нарахування мінімального страхового внеску за працівника, встановлене ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ, не працює. Отже, ЄСВ за сумісників нараховується, виходячи з фактично нарахованих їм сум доходу (із урахуванням максимальної величини доходу, на який нараховується ЄСВ, докладно про яку ми писали тут).

Податківці в цьому листі роз’яснюють, що нарахування лікарняних (в тому числі перехідних) відображаються у звіті за місяць, у якому проведено таке нарахування.

При цьому суму різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) у випадку перехідних лікарняних зазначаємо в реквізиті «19» окремим рядком, код категорії застрахованої особи — «29», код типу нарахувань — «13».

У випадку перехідних лікарняних тип нарахувань «2» не застосовується, оскільки нарахування за фактично відпрацьований час, коли загальна сума доходу ще не є відомою (сума лікарняних буде визначена після надання листка непрацездатності), не можна розцінювати як несвоєчасне нарахування додаткової бази ЄСВ.  

Оподаткування та відображення у звітності допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами

ПДФО та військовий збір

Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу відповідно до пп. 165.1.1 ПКУ. Таким чином, ПДФО ця допомога не оподатковується. Оскільки з допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами не утримується ПДФО, то й військовий збір утримувати не потрібно.

Однак відобразити таку допомогу у формі №1ДФ треба обов’язково!  У першому розділі цього звіту така допомога відображається з ознакою доходу «128».  Варто відобразити її (незважаючи на неоподаткованість) і в другому розділі цього звіту. Про відповідні роз’яснення податківців ми писали тут. 

Єдиний соцвнесок

Ставки ЄСВ для допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами аналогічні до вищезазначених щодо лікарняних (тобто в загальному випадку 22%, для інвалідів – 8,41%).

Але, зверніть увагу, ЄСВ в цьому випадку нараховується за кожен місяць окремо. Порядок нарахування такий:

• визначається середньоденний розмір допомоги шляхом ділення нарахованої суми такої допомоги на кількість днів за які нарахована;
• розраховується сума допомоги, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які вона нарахована;
• визначається сума ЄСВ шляхом множення розрахованої суми допомоги за кожен місяць окремо на розмір ЄСВ.

Зверніть увагу: якщо після розподілу суми допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами така сума за повний місяць становить менше мінімального розміру заробітної плати, ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який нараховується зазначена сума, та ставки ЄСВ у розмірі 22%.  Про це ми писали тут.

Але це правило працює лише за основним місцем роботи і не працює для працівниць-інвалідів (які працюють у юросіб і яким встановлено ставку ЄСВ 8,41%).

І ще одна вимога від податківців, про яку ми писали тут. Якщо листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами відкрито у минулому році, а дата його закриття припадає на поточний календарний рік, і періоди перебування на лікарняному по вагітності та пологах припадають на зміну розміру мінімальної зарплати, а базу нарахування ЄСВ суми допомоги по вагітності та пологах розраховано, виходячи з розміру мінімальної зарплати, що діяв на дату нарахування таких сум, необхідно у місяці, у якому змінено розмір мінімальної зарплати, здійснити донарахування ЄСВ виходячи із зміненого розміру мінімальної зарплати за місяці, за які нараховано суми допомоги по вагітності та пологах.

ПРИКЛАД 3

Листок непрацездатності по вагітності та пологах, серія ААА №123123. Оксамитенко О.О. Період  непрацездатності – з 16.01.2018 по 21.05.2018 (126 к.д.). Працівниці нараховано декретних – 55 000,26 грн. Оплата провадиться в повному обсязі за рахунок Фонду. Зарплата за січень 2018 р у працівниці становить 5000,00 грн за відпрацьовані дні.

Визначаємо середньоденний розмір допомоги 55000,26 грн/126 к.д. = 436,51 грн.

Визначаємо суму допомоги, що припадає на кожен місяць окремо:

• січень 2018 р. – 16 к.д. х 436,51грн = 6984,16 грн (ЄСВ 1536,52 грн);
• лютий 2018 р. – 28 к.д. х 436,51 грн = 12222,28 грн (ЄСВ 2688,90 грн);
• березень 2018 р. – 31 к.д х 436,51 грн = 13531,81 (ЄСВ 2977,00 грн)
• квітень 2018 р. – 30 к.д х 436,51 грн = 13095,30 ( ЄСВ 2880,97 грн)
• травень 2018 р. – 21 к.д х 436,51 грн = 9166,71 (ЄСВ 2016,68)

Дивіться докладно у зразку 3.

У таблиці 5 звіту з ЄСВ в обов’язковому порядку відображаємо інформацію про працівницю, яка скористалася відпусткою у зв’язку із вагітністю та пологами.

Скористаємося умовами Прикладу 3.

За даними цього Прикладу у таблиці 5 інформація про надання особі відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами  зазначається:

• у місяці початку відпустки – січні 2018 р.  – зазначаємо код категорії особи «5»; дату початку відпустки «16»;
• у місяці закінчення відпустки – травні 2018 р. – зазначаємо код категорії застрахованої особи «5»; дату закінчення відпустки – «21».

Дивіться у зразку 4.

Приклад 4

У грудні 2017 р. працівниці нараховано допомогу по вагітності та пологах. За грудень 2017 заробітна плата працівниці - 200,00грн. Лікарняний видано на період з 15.12.2017 р. по 19.04.2018 р. Працівниця не має страхового стажу 6 місяців за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку.

Таким чином, допомогу обчислювали, виходячи з показників СрЗmin = 3200/30.44 = 105,12

Визначаємо суму допомоги, що припадає на кожен місяць окремо:

• грудень 2017 р. – 17 к.д. х 105,12 грн = 1787,04 грн (ЄСВ 393,15 грн);
• січень 2018 р. – 31 к.д. х 105,12 грн = 3258,72 грн (ЄСВ 716,92 грн);
• лютий  2018 р. – 28 к.д х 105,12 грн = 2943,36 (ЄСВ 647,54 грн);
• березень 2018 р. – 31  к.д х 105,12 грн = 3258,72 грн (ЄСВ 716,92 грн);
• квітень 2018 р. – 19 к.д х 105,12 грн = 1997,28 ( ЄСВ 439,40 грн) 

Нарахована сума допомоги всього становить 13245,12 грн. Нараховану допомогу та ЄСВ на неї було відображено у звіті з ЄСВ за грудень 2017 року з відповідним донарахуванням ЄСВ з кодом нарахування 13 за грудень 2017 року та лютий 2018 року, виходячи з розміру мінімальної зарплат – 3200 грн (у сумі 266,85 та 56,46 грн відповідно). За нарахованими сумами допомоги у квітні ЄСВ вийшло також менше за 704 грн, але за цей місяць донарахування ЄСВ буде проводитися саме у квітні 2018 року, оскільки працівниця може надати продовження листка непрацездатності або вийти на роботу. В таблиці 1 звіту з ЄСВ за грудень 2017 року суму допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами відображено у графі 1.5 й відповідно 1 (13245,12 грн)

Додаткову базу нарахування ЄСВ («дотяжку») було відображено у графі 2.5 та 2– 1469,60 (відповідно ходить до загальної суми у гр. 2). Також у таблиці 5 звіту з ЄСВ за грудень 2017 року було відображено дату початку відпустки по вагітності та пологах працівниці (Див. Зразки 5,6,7).

Розпочався січень 2018 року, З 01.01.2018 року змінився розмір мінімальної зарплати, який становіть 3723 грн. Тому за роз’ясненням податківців роботодавцю слід зробити донарахування ЄСВ за місяці допомоги, які припадають на 2018 рік. Й звісно все це слід відобразити у звіті з ЄСВ за січень.

Тож визначимо суму доплат ЄСВ за кожен місяць 2018 р.

1) Січень 2018 р. 464,28 грн (3723,00 грн - 3258,72)

ЄСВ 102,14 грн (464,28*22% );

2) Лютий 2018 р.  523,00 грн (3723 – (2943,36 +256,64 (до тяжка зроблена у грудні 2017р.))

ЄСВ 115,06 грн (523,00*22% );

3) Березень 2018 р. 464,28 грн (3723,00 грн - 3258,72)

ЄСВ 102,14 грн (464,28*22% );

4) Квітень 2018 р. 1725,72 грн  (3723 грн-1997,28 грн  )

ЄСВ 379,66 (1725,72 грн * 22%). За квітень 2018 року потрібно буде донарахувати цю суму вже у квітні та показувати суму донарахування у Звіті з ЄСВ за квітень 2018 року. Також за квітень 2018 року потрібно заповнити таблицю 5 Звіту з СЄВ щодо закінчення відпустки по вагітності та пологах (див. Зразок 10).

Тож у таблиці 6 Звіту з ЄСВ на підставі розрахованих даних слід буде показати донарахування ЄСВ за січень-березень 2018 року. В таблиці 1 додаткову базу нарахування ЄСВ («дотяжку») слід відобразити у графі 2.5  та 2 – 1451,56 грн., «донарахований» ЄСВ  - у графі 3.5 та 3 – 319,34 грн 

Також «донарахований» ЄСВ  буде у графі 6,1 та 6 таблиці 1. Докладно у зразках 8 та 9.

Бухоблік лікарняних та допомоги у звязку з вагітністю та пологами

Розрахунки з працівниками з виплат, які не належать до фонду оплати праці, відображаються роботодавцем за допомогою субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами». 

Лікарняні. Витрати з нарахування лікарняних відображаються роботодавцем залежно від його облікової політики. Тому що на практиці зустрічаються два шляхи: 

• або такі лікарняні списуються на витрати підприємства, на які списуються витрати з оплати праці такого працівника (оскільки йдеться про обов’язкові виплати за рахунок роботодавця, пов’язані з трудовими відносинами), 
• або вони списуються на інші витрати підприємства (як виплати за невідпрацьований час, що не підлягають накопиченню, відповідно до Інструкції №291). 

Звичайні проведення для лікарняних наступні:

- нарахування за рахунок роботодавця  Дт 23, 91-94, 97 Кт 663;

- нарахування за рахунок Фонду Дт 378/1 Кт663;

- утримання ПДФО та ВЗ з лікарняних Дт 663 Кт 641, 642;

- нарахування ЄСВ на лікарняні Дт 23, 91-94, 97 Кт 651;

- надійшло фінансування на оплату лікарняних від ФСС: Дт 313 Кт 378;

- сплата ЄСВ, ПДФО та ВЗ Дт 651, 641, 642 Кт 311; 

- виплата лікарняних працівнику  Дт 663 – Кт311, Д-т 663 Кт 313.

Допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами слід відображати наступними проведеннями:

- нарахування допомоги Дт 378/1 Кт 663;

- нарахування ЄСВ Дт 23, 91-94, 97 Кт 651;

- надійшло фінансування на оплату декретних від ФСС: Дт 313 Кт 378;

- сплата ЄСВ Дт 651 Кт 311;

- перерахування декретних на картку  Дт 663  Кт 313.