Графік відпусток на рік: правила створення

Що таке графік відпусток?

Чіткого визначення цьому в законодавстві немає. Але із ст. 10 Закону про відпустки випливає, що це певний документ, який визначає черговість надання відпусток, який затверджується власником або уповноваженим ним органом (тобто, роботодавцем) за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників.

Чи обов’язково складати графік відпусток?

Так, адже Закон про відпустки не містить виключень. Тому, якщо ви роботодавець, складати графік відпусток для вас – це обов’язок. Незалежно від того, скільки у вас працівників (про це говорить Мінсоцполітики у листі від 29.07.2015 р. №191/10/136-15).

А якщо не треба створювати резерв на оплату відпусток?

І в цьому випадку складання графіку відпусток не уникнути.

Нагадаємо, що згідно із п. 7 П(С)БО 25, підприємства, які складають спрощену фінансову звітність, можуть не створювати забезпечення наступних витрат і платежів (зокрема, на виплату наступних відпусток працівникам), а визнавати відповідні витрати у періоді їх фактичного понесення.

Такий резерв (забезпечення) базується на графіку відпусток, що ми нещодавно розглядали тут, а ще раніше тут.

Але планування витрат наступного року це лише одна з функцій графіку відпусток. Головна ж його функція – це встановлення черговості надання відпусток працівникам. Вона погоджується між роботодавцем і працівниками, і дозволяє планувати час роботи і відпочинку заздалегідь.

А що як графік відпусток не складений?

Мінсоцполітики у вищезазначеному листі вважає це порушенням законодавства з праці. І, оскільки скласти графік відпусток має саме роботодавець, відповідати за його відсутність, в першу чергу, буде саме він.

Окремої фінансової санкції за таке порушення КЗпП не встановлено. Тому Мінсоцполітики вважає, що відсутність графіка відпусток підпадає під «інші порушення вимог законодавства про працю». Отже, роботодавцю загрожуватиме штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати на момент виявлення порушення (ст. 265 КЗпП). І для такого штрафу не існує граничного строку застосування.

Відсутність у роботодавця графіку відпусток є також підставою для притягнення посадових осіб до адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП (штраф від 30 до 100 н.м.д.г. – від 510 до 1700 гривень). Такий самий штраф за порушення законодавства про працю застосовується і щодо громадян – суб’єктів підприємницької діяльності. Щоправда, для такого штрафу існує граничний строк застосування, встановлений ст. 38 КУпАП.

Щоправда, на сьогодні порядок застосування таких штрафів значно м’якший, ніж раніше, про що ми писали тут. Ним передбачається незастосування штрафів до роботодавця у разі виконання припису в установлений у ньому строк.

Тож, в разі виявлення порушення, Держпраці складе припис його усунути (і встановить граничний строк, коли це треба зробити). А штрафувати Держпраці буде тільки у випадку невиконання припису.

Яка форма графіку відпусток?

У вищезазначеному листі Мінсоцполітики пояснює: оскільки законодавчо не встановлена форма графіка відпусток, він складається у довільній формі.

Зразок такої форми графіку ви можете знайти тут.

На коли слід скласти графік?

Тут теж чітких правил немає, існує лише рекомендація.

Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1984 р. №213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

Але пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо вона зазначена в обліковій політиці підприємства. Принаймні, така на сьогодні позиція фахівців Держпраці.

Тобто, щодо форми і строків затвердження графіку відпусток роботодавцю повністю розв’язані руки. Існує лише вимога такий графік створити, узгодити його із профспілкою (за наявності на підприємстві) і довести до відома всіх працівників.

Як ознайомити працівників із графіком відпусток?

Тут закон теж не встановлює жорстких правил. Держапраці ж радить наступне: графіки відпусток мають доводитися до відома всіх працівників. Найзручніша форма доведення їх до відома – це вивішування їх для загального ознайомлення в приміщеннях підприємств та їх структурних підрозділів.

Але водночас Держпраці говорить: роботодавець має ознайомити всіх працівників із ним під підпис. Тобто, просто надрукувати і вивісити, або розіслати графік працівникам у електронному вигляді буде недостатньо. Потрібен ще і підпис, він доведе, що графік був не лише відомий працівнику, а і що він із ним згоден. На практиці в такому випадку підпис ставиться у графі із позначкою, наприклад, «Не заперечую» або «із графіком ознайомлений і погоджуюсь».

Що слід врахувати при створенні графіку відпусток?

Сам Закон про відпустки говорить про це стисло: при складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Держпраці говорить про це вже докладніше, хоч і розглядає лише декілька моментів, які слід враховувати.

Розглянемо їх далі окремо.

Чи зазначати у графіку конкретні дати відпусток?

Ні, це абсолютно не обов’язково. Згідно ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки у графіку, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом (тобто, роботодавцем).

При цьому роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Якщо роботодавець не повідомив працівника про дату початку щорічної відпустки, відпустка згідно з п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП та п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки повинна бути перенесена на вимогу працівника на інший період (про що далі).

У зв’язку з цим виникає ще одне питання щодо документального оформлення відпусток: якщо на підприємстві є узгоджений графік відпусток, чи потрібна заява від працівника на її надання згідно із таким графіком?

Слід зазначити, що ані КЗпП, ані Закон про відпустки взагалі не вимагають від працівника подання заяв на відпустку. Тим не менш, в деяких випадках передбачається, що  певні види відпусток (як оплачуваних, так і неоплачуваних) надаються за бажанням працівника у зручний для нього термін або у разі необхідності (наприклад, навчальна або декретна відпустка). Крім того, працівник може узгодити із роботодавцем графік відпусток, а потім забажати змінити строки надання відпустки. Ось щоб підтвердити таке бажання, потрібно складання заяви від працівника. Що ж до відпусток, які надаватимуться за графіком, то він вже із працівниками узгоджений (про що, як правило, свідчить підпис про ознайомлення) і додатково підтвердження згоди працівника не потрібне.

Кому відпустки надаються у зручний для них термін?

При складанні графіку відпусток слід враховувати ряд категорій працівників, яким надається право на одержання відпустки за їх бажанням у зручний для них час, а саме:

1. особам віком до вісімнадцяти років;
2. інвалідам;
3. жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
4. жінкам, які  мають  двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
5. одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері);
6. опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
7. дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
8. ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
9. ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про  статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
10. батькам – вихователям дитячих будинків сімейного типу;
11. в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Також слід врахувати, що за ст. 10 Закону про відпустки:

• керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються в період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу;
• працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їхнім бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
• працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їхнім бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах;
• працівникам художньо-постановної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період наприкінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.

Чи може працівник поміняти місяць (або й рік) надання відпустки?

Так, може, але якщо працівник не з числа осіб, яким закон встановлює спеціальні правила перенесення відпустки, то доведеться домовлятися із роботодавцем. І він може відмовити!

Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

• порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки.
• несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки.

Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена у разі:

• тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
• виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
• настання строку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням.

В решта випадках роботодавець може відмовити у перенесенні строків надання відпустки, про що ми писали тут.

Зверніть увагу! Побажати перенесення строку надання відпустки може і роботодавець. Щорічна відпустка за ініціативою власника або уповноваженого ним органу, як виняток, може бути перенесена на інший період тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) у разі, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, установи, організації, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.

І ще одне правило, яке варто пам’ятати при складанні графіку відпусток і та їх перенесенні. Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці. Ми про це писали тут.

Які відпустки слід враховувати при створенні графіку?

Оскільки не існує затвердженої форми графіку, то немає і чітких правил його складання. Але, як правило, оскільки графік складається наперед і за певний рік, при цьому враховуються ті відпустки, які надаються обов’язково, і про надання яких працівникам роботодавець вже знає.

Наприклад, щорічні відпустки слід врахувати у такому графіку обов’язково (за визначенням). А ось декретні та навчальні (якщо документи про їх надання під час складання графіку відсутні) наперед не сплануєш.

Чи треба під час складання графіку відпусток враховувати сумісників?

Так, треба. У сумісників такі ж самі права на відпустку, як і в тих, хто працює за основним місцем роботи. І навіть більше. Сумісникам щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві за їхнім бажанням надаються одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.

Звісно, визначити на початку календарного року, чи виявить такий сумісник бажання скористатися цим правом, неможливо. Тож, якщо на стадії створення графіку такої інформації у роботодавця немає, він має право (але не зобов’язаний) внести зміни до графіку після того, як працівник виявить це бажання.

Чи можна зазначити в графіку надання відпустки частинами?

Так, можна, адже таке надання передбачено ст. 12 Закону про відпустки.

Але, зверніть увагу:

1. поділ передбачено лише для щорічних відпусток. Отже, для решта видів (повний перелік видів відпусток наведено у ст. 4 Закону про відпустки) поділ не передбачений. На цьому наголошувало Мінсоцполітики тут;
2. основна безперервна частина щорічної відпустки повинна становити не менше 14 календарних днів;
3. поділ відпусток – справа добровільна. Ініціатором поділу може бути лише працівник, одна у роботодавця є право відмовити. Докладніше про це ми писали тут і тут.

Чи можуть до графіку відпусток вноситись зміни?

Так, Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. №475/13/116-15 зазначало, що у випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток, до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення. Звісно, що цим випадком можливість внесення змін до такого графіку не обмежується. І ми це докладно розглядали тут.