Неоплачувані відпустки під час війни: правила надання

Не забуваємо, що у працівників, крім права на оплачувані відпустки, є право і на неоплачувані. Тож доцільно нагадати, якими є види неоплачуваних відпусток та правила надання таких відпусток у 2024 році.

І почати слід з тих неоплачуваних відпусток, які існували і до війни (та зберігатимуться після). 

Неоплачувані відпустки традиційно поділяються на обов’язкові (тобто які надаються за бажанням працівника й у яких роботодавець не має права відмовити) і необов’язкові (для надання яких потрібна згода роботодавця). Для зручності наведемо їх у таблиці 1. 

Таблиця 1. Види неоплачуваних відпусток у 2024 році 

У тому, що стосується «мирних» неоплачуваних відпусток, все просто і зрозуміло – пишеться заява із зазначенням одного із формулювань, наведених у таблиці 1 серед обов’язкових, зазначається бажана тривалість такої відпустки (в межах максимальної) і додаються копії документів, які підтверджують право на обрану відпустку. 

А що із «воєнними» неоплачуваними відпустками? 

Чи впливає воєнний стан на надання неоплачуваних відпусток? 

Так, звісно. 

По-перше, з’явився новий вид обов’язкової неоплачуваної відпустки для ВПО та працівників, які виїхали за кордон, тривалістю 90 календарних днів – див. останній рядок таблиці 1.  

Отримали новий вид неоплачуваної відпустки і демобілізовані працівники – тривалістю до 60 днів. 

А ще під час воєнного стану можна надавати й необов’язкову неоплачувану відпустку, причому без граничного терміну її тривалості (хоч до закінчення воєнного стану, хоч частками тощо) – див. другий рядок таблиці 1. 

По-друге, деякі роботодавці тепер мають право відмовити працівнику навіть у обов’язкових неоплачуваних відпустках. Про це йдеться у ч. 12 Закону №2136, яка говорить: у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).

Відпустка на 90 днів тим, хто виїхав за кордон або отримав статус ВПО

Для отримання такого виду відпустки працівнику потрібно написати заяву, до якої додати документи, які підтверджують факт виїзду за межі території України або надання статусу ВПО. 

Якщо ми говоримо про документи, які підтверджують факт виїзду за межі України, то це може бути:

• відмітка у паспорті про перетин кордону (тобто копія закордонного паспорта – сторінок про персональні дані працівника і сторінки, де є відмітка про перетин кордону), 
• документи тимчасового прихистку 
• та інші документи, які засвідчують факт перебування у певній країні (договір оренди житла тощо). 

Статус ВПО підтверджує довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи. Тобто до заяви слід додати копію такої довідки. Оформити її можна у тому числі і за допомогою порталу «Дія». Про це ми писали, зокрема, тут. 

Відпустка на час воєнного стану

На час воєнного стану з’явилася можливість надавати неоплачувану відпустку за згодою сторін і без якоїсь особливої підстави; сама війна є такою підставою. 

Держпраці радить: розпорядчі документи роботодавця про надання відпусток без збереження заробітної плати з підстав, передбачених ст. 26 Закону про відпустки мають точно відображати зміст досягнутої домовленості між сторонами трудового договору (працівником/цею і роботодавцем).

У разі якщо сторони трудового договору погодили термін відпустки на весь час дії воєнного стану з урахуванням його можливого продовження, що зафіксовано у відповідному розпорядчому документі роботодавця, з яким ознайомлений працівник, необхідності додаткового врегулювання питань щодо терміну відпустки у разі продовження строку дії воєнного стану та додаткового оформлення розпорядчих документів  роботодавцем немає.

А у разі якщо сторони досягли домовленості про термін відпустки без збереження заробітної плати до конкретної дати закінчення дії воєнного стану, що визначений відповідним Указом Президента України, то у працівника у зв’язку із закінченням відпустки виникає обов’язок стати до роботи, а питання надання за бажанням працівника цієї відпустки без збереження заробітної плати та терміну такої відпустки потребують врегулювання між сторонами трудового договору.

Тобто якщо в наказі є формулювання щодо строку «до закінчення дії воєнного стану, введеного Указом Президента від… №… (з урахуванням його можливого подовження)», то продовжувати таку відпустку у зв’язку із прийняттям нового Указу про продовження воєнного стану – не потрібно. 

Якщо ж у такому формулюванні «можливе подовження» не зазначено, то щоразу при продовженні воєнного стану доведеться вносити зміни до такого наказу або видавати новий наказ з дня, коли працівник мав стати до роботи. Це в разі, якщо працівник бажатиме подовжити відпустку. 

Загалом треба наголосити, що відпустка (будь-яка!) для працівника є справою добровільною. Тому спрямувати у відпустку (оплачувану чи ні) працівника роботодавець не має права! Це означає, що щодо будь-якої неоплачуваної відпустки потрібна заява працівника із проханням її надати та зазначенням підстав для її надання. 

Також нагадуємо, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником/цею.

Тобто заява може бути надіслана за допомогою електронної пошти, у вигляді фото або скан-копії або у вигляді електронного документа, підписаного електронним цифровим підписом тощо. Будь-яка форма документообігу під час війни є прийнятною. Головне, щоб роботодавець та працівник домовилися про таку форму. Отже, потрібен наказ про форму обміну документами та іншою інформацією на час воєнного стану, який треба довести до відома працівника і отримати підтвердження ознайомлення з ним та відсутності заперечень. 

Зразок 1. Заява про неоплачувану відпустку на час воєнного стану

Зразок 2. Наказ про надання неоплачуваної відпустки на час воєнного стану 

Для зручності складання заяв та наказів про подовження відпустки у зв’язку із воєнним станом наведемо у таблиці 2 перелік Указів Президента, якими цей воєнний стан було впроваджено або подовжено. Зверніть увагу на останній рядок цієї таблиці: до ВРУ було внесено новий законопроєкт про затвердження наступного Указу – війна триває, тож воєнний стан буде продовжено.   

Таблиця 2. Перелік Указів Президента України про затвердження/продовження воєнного стану