Чому штатний розпис є обов’язковим зараз?
Відповідь на це запитання Держпраці надавала, посилаючись на норми Господарського кодексу України (далі – ГКУ).
Зокрема, ч. 3 ст. 64 ГКУ передбачено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Тобто для юросіб це документ обов’язковий, і створити його треба ще на початку діяльності, а далі вносити до нього зміни в разі потреби.
Штатний розпис є обов’язковим, навіть якщо на підприємстві працює одна людина, наприклад керівник.
І ця вимога дуже давня. На цю ж норму посилалося ще Мінпраці в листі від 27.06.2007 №162/06/187-07. І зазначало: затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим, і відсутність останнього слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність відповідно до частини 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Для фізосіб-роботодавців ГКУ такої вимоги не встановлює. Тому думки контролерів щодо того, чи потрібно ФОПу складати штатний розпис, були протилежними. Про це ми писали, наприклад, тут. Втім, щоб уникнути суперечок під час перевірок, і ФОПам бажано мати в себе штатний розпис.
Ось в такій ситуації ми перебуваємо зараз. Аж раптом законотворці вирішили прибрати наріжний камінь цієї вимоги – скасувати ГКУ, зробити перехідний період до створення повноцінної заміни, а натомість ці три роки деякі питання ведення господарської діяльності регулюватиме Закон України від 09.01.2025 №4196-IX. В якому про обов’язок складати штатний розпис не згадується.
І що тепер?
ГКУ скасовують (а Закон №4196 вводиться в дію) з 28.08.2025.
Тож поки що складання штатного розпису та внесення до нього змін для актуалізації є обов’язком. З 28 серпня кожне підприємство (а тим паче ФОПи) самостійно вирішуватимуть, потрібен їм такий документ чи ні.
Аргументи проти нам відомі – чим менше обов’язків та документів, тим легше. Але чи насправді легше?
Які ж аргументи «за»:
- штатний розпис (як і статут, наприклад) визначає організаційну структуру підприємства, встановлює чисельність працівників (принаймні кількість штатних одиниць). І це окремий документ, для внесення змін до якого не потрібні загальні збори засновників тощо (якщо інше не встановлено статутом). Це зведений документ, у якому показуються усі штатні одиниці, складаючи який керівництво підприємства бачить усю картину в цілому. Це спрощує й управлінські рішення – де що можна скоротити, а що розширити;
- у штатному розписі наводяться також оклади (тарифні ставки тощо) штатних одиниць. Це дозволяє встановлювати розмір та форми оплати праці, контролювати виконання норм трудового права щодо мінімального розміру оплати праці в одному зведеному документі. А також допомагає планувати витрати підприємства на найближчий рік, створювати резерв на оплату відпусток тощо;
- у штатному розписі наводяться назви посад працівників. Це дозволяє контролювати виконання норм трудового права в одному зведеному документі щодо назв посад, перейменувати певну посаду за потреби;
- цим документом користуються при складанні кадрових наказів. Звідки взяти назву посади? Зі штатного розпису! Як зазначити в наказі про прийняття на роботу розмір оплати праці? Звісно, треба вказати цифрами, але поруч зазначити «згідно зі штатним розписом», адже ця цифра за цією посадою встановлена керівником і зазначена у штатному розписі.
Тож аргументів, чому штатний розпис є зовсім не зайвим документом, досить багато, і всі вони вагомі. Проте чи потрібен він буде саме вам, кожен керівник вирішуватиме на своєму підприємстві самостійно.