Перехідні виплати у 2026 році: відпусткові, лікарняні, відрядження та звітність

1. Як оплачуємо відрядження, яке триває кілька місяців?
2. Алгоритм розрахунку оплати праці у відрядженні
3. Як виплачувати лікарняні, коли працівник хворіє кілька місяців?
4. Відображення перехідних лікарняних в єдиної звітності
5. Коли та як виплачувати відпусткові при перехідній відпустці?
6. Алгоритм розрахунку відпусткових
7. Відображення перехідних відпусткових в бухобліку
8. Відображення перехідних відпусткових у єдиній звітності
9. Порядок відображення відпусткових у додатку Д1

Як оплачуємо відрядження, яке триває кілька місяців?

Оплату праці за дні відрядження працівника регламентовано у ст. 121 КЗпП. Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку.

Таблиця 1. Як оплачувати відрядження

За загальними правилами для визначення оплати за дні відрядження пропонуємо скористатися алгоритмом.

Алгоритм розрахунку оплати праці у відрядженні

Крок 1. Обчисліть денну зарплату

Визначте оплату праці за один звичайний робочий день відповідно до умов, установлених працівникові.

Крок 2. Обчисліть середньоденну зарплату

Розрахуйте середню заробітну плату згідно з Порядком №100.

Крок 3. Порівняйте показники

Порівняйте денну зарплату та середньоденну зарплату:

• якщо середньоденна зарплата вища, дні відрядження оплачують виходячи із середньоденної зарплати; 
• якщо денна зарплата вища, дні відрядження оплачують як звичайні робочі дні. 

Крок 4. Визначте суму оплати за час відрядження

Оплатіть робочі дні відрядження за більшим із двох показників.

Таблиця 2. Правила розрахунку денного заробітку та середнього

Тепер розглянемо правила оплати за дні у відрядженні, якщо воно почалося в одному місяці, а закінчується в наступному.

Зверніть увагу!

Мінсоцполітики у своєму листі від 11.11.2016 №1564/13/84-16 зазначило:

«У випадку коли працівника було направлено у відрядження з 26 вересня по 7 жовтня п. р., середньоденна заробітна плата буде розраховуватись виходячи із заробітної плати липня – серпня п. р., оскільки зазначені місяці передують місяцю (вересню) направлення у відрядження.

Денний заробіток необхідно буде визначати для вересня і жовтня окремо.

У випадку якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде нижчим від денного заробітку вересня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на вересень, необхідно заплатити заробітну плату згідно з його трудовим договором.

Якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде вищим від денного заробітку жовтня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на жовтень, необхідно заплатити середньоденний заробіток».

Таблиця 3. Правила оплати перехідного відрядження

Для правильного розрахунку оплати перехідного відрядження потрібно виконати такі кроки:

Крок 1. Визначення середньоденної зарплати. Середньоденна заробітна плата розраховується відповідно до Порядку №100 на основі доходу за два місяці, що передують місяцю, в якому працівника направлено у відрядження.

Крок 2. Визначення денного заробітку окремо для кожного місяця.

Крок 3. Оплата за дні відрядження. У кожному місяці, на який припадають дні перехідного відрядження, оплата здійснюється за вищим показником – або за середньоденною заробітною платою, розрахованою відповідно до Порядку №100, або за денним заробітком, визначеним для відповідного місяця.

Приклад 1

На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними у суботу та неділю. Працівника направили у відрядження з 30.04.2026 по 07.05.2026. Оклад – 20 000 грн. У лютому та березні 2026 року працівник відпрацював усі робочі дні за графіком, тому за кожен із цих місяців йому нарахували по 20 000 грн.

Спершу визначаємо середньоденний заробіток. У лютому 2026 року – 20 робочих днів, у березні – 22 робочі дні. Разом у розрахунковому періоді – 42 робочі дні. Загальна сума заробітку за два місяці становить 40 000 грн. Отже, середньоденна зарплата дорівнює:

40 000 грн ÷ 42 р. дн. = 952,38 грн.

Далі визначаємо денний заробіток у місяцях відрядження.

У квітні 2026 року:

20 000 грн ÷ 22 р. дн. = 909,09 грн.

У травні 2026 року:

20 000 грн ÷ 21 р. дн. = 952,38 грн.

Порівнюємо показники. У квітні денний заробіток 909,09 грн менший за середньоденний 952,38 грн, тому день відрядження у квітні оплачуємо за середньоденною зарплатою. У травні денний і середньоденний заробіток однакові – 952,38 грн, тож дні відрядження у травні оплачують у такому самому розмірі.

Отже, у цьому прикладі дні відрядження слід оплатити виходячи із середньоденної зарплати 952,38 грн (див. таблицю 4).

Таблиця 4. Порівняльна таблиця розрахунку оплати днів відрядження до прикладу 1

Приклад 2

На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними днями в суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження з 26.05.2026 по 04.06.2026. Працівнику встановлено оклад 22 000 грн. У березні та квітні 2026 року працівник відпрацював усі дні за графіком, і йому було нараховано зарплату по 22 000 грн за кожен місяць.

1. Визначаємо середньоденну зарплату

Розрахунковий період: березень – квітень 2026 року.

Кількість робочих днів у розрахунковому періоді:

березень 2026 року – 22 р. дн.; 

квітень 2026 року – 22 р. дн. 

Разом: 44 р. дн.

Загальний заробіток за 2 місяці:

22 000 + 22 000 = 44 000 грн

Середньоденна зарплата:

44 000 грн ÷ 44 р. дн. = 1 000,00 грн

Отже, середньоденна зарплата для оплати днів відрядження – 1 000,00 грн.

2. Визначаємо денний заробіток у місяцях відрядження

Травень 2026 року:

22 000 грн ÷ 21 р. дн. = 1 047,62 грн

Червень 2026 року:

22 000 грн ÷ 22 р. дн. = 1 000,00 грн

3. Порівнюємо показники

у травні 2026 року денний заробіток 1 047,62 грн > середньоденної зарплати 1 000,00 грн; 

у червні 2026 року денний заробіток 1 000,00 грн = середньоденній зарплаті 1 000,00 грн. 

4. Оплачуємо дні відрядження

Період відрядження: з 26.05.2026 по 04.06.2026.

Робочі дні відрядження за графіком:

у травні – 26, 27, 28, 29 травня: 4 робочі дні; 

у червні – 1, 2, 3, 4 червня: 4 робочі дні. 

Оплата:

4 дні травня – по 1 047,62 грн

1 047,62 × 4 = 4 190,48 грн; 

4 дні червня – по 1 000,00 грн

1 000,00 × 4 = 4 000,00 грн. 

Загальна оплата днів відрядження:

4 190,48 + 4 000,00 = 8 190,48 грн

Висновок

Дні відрядження з 26.05.2026 по 04.06.2026 оплачуються так:

4 робочі дні травня – за денним заробітком 1 047,62 грн; 

4 робочі дні червня – у розмірі 1 000,00 грн, оскільки денний заробіток дорівнює середньоденному.

Таблиця 5. Порівняльна таблиця розрахунку оплати днів відрядження до прикладу 2

Увага! 

Зарплату за відрядження нараховують і виплачують у тому місяці, коли були дні відрядження. Наперед нараховувати не можна.

Відповідно й у зарплатній звітності відображаємо в місяцях нарахування.

Як виплачувати лікарняні, коли працівник хворіє кілька місяців?

Керуючись п. 25 – 27 Порядку №1266, розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, за основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок, є:

• 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа);
• менше 12 календарних місяців – фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа);
• менше ніж календарний місяць – фактично відпрацьований час (календарні дні).

Розрахунок проводиться за нормами Порядку №1266 – за визначений розрахунковий період підсумовується заробітна плата працівника, на яку нараховано ЄСВ (п. 3 Порядку №1266).

Нагадуємо!

Виплати, що входять до фонду оплати праці, – це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, на які нараховуються ЄСВ. Всі ці виплати включаються до розрахунку у тому місяці, у якому їх було нараховано. І оскільки ці виплати включаються в розрахунок лікарняних, відповідно і дні, на які припадають дані виплати, включаються у розрахунковий період.

Звертаємо увагу, що з розрахункового періоду виключатимуться тільки дні, не відпрацьовані з поважних причин, вичерпний перелік яких зазначено в п. 3 Порядку №1266.

Таблиця 6. Поважні причини відсутності на роботі, періоди якої виключаються з розрахунку лікарняних

Відображення перехідних лікарняних в єдиної звітності

Нараховані лікарняні відображають у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухгалтерському обліку.

У графі 8 зазначається код застрахованої особи «29» – якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» – якщо хворів працівник з інвалідністю та у якого ставка ЄСВ 8,41%.

Суму лікарняних відображають у додатку 1 звітності окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні.

У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 – кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць.

Інші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку.

Звертаємо увагу, що графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком з сумою лікарняних заповнюють лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графа 14 заповнюються в рядку, в якому відображається нарахована заробітна плата.

Приклад 3

Працівнику було відкрито лікарняний з 21.02.2026 по 05.03.2026. Як правильно нарахувати перехідний лікарняний та відобразити його в додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Оскільки працівник, який захворів у лютому 2026 р., та за умови, що він працює на підприємстві більше року, то розрахунковий період для обчисленні лікарняних буде лютий 2026 р. – січень 2026 р.

Підсумовану зарплату за визначений розрахунковий період ділимо на кількість календарних днів у розрахунковому періоді й отримуємо середню зарплату. При цьому потрібно врахувати розмір страхового стажу працівника, визначений ст. 17 Закону №1105, помноживши середню зарплату на відповідний відсоток залежно від стажу. Отриманий результат потрібно окремо помножити на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності:

• на перші 5 к.дн. за рахунок роботодавця, що припали на лютий;
• дні, починаючи з 6 к.дн. за рахунок ПФУ (3 к.дн.), що припали на лютий;
• на решту 5 к.дн. за рахунок ПФУ, що припали на березень.

Тож за працівником, який хворів з 21.02.2026 по 05.03.2026, відображення нарахованих йому лікарняних проводиться у березні 2026 р. У додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за лютий буде тільки нарахована зарплата.

Таким чином, перехідні лікарняні повністю будуть відображені у додатку 1 за березень (за місяць нарахування) 2026 р., з таким розподілом по рядках:

І рядок – зарплата за березень 2026 р.:

• у графі 8 – код застрахованої особи «1» (або «2»);
• у графі 10 – місяць та рік, на який нараховано зарплата: 032026;
• у графі 14 – кількість календарних днів у трудових відносинах «31»;
• у графах 16 та 17 – вся сума нарахованої зарплати;
• у графі 20 – сума ЄСВ, нараховану на суму зарплати.

Інші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІ рядок – лікарняні, що припадають на дні лютого 2026 р.:

• у графі 8 – код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 – місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 022026;
• у графі 12 – кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (у цьому випадку 8 к.дн.);
• у графах 16 та 17 – вказується сума нарахованих лікарняних за лютий;
• у графі 20 – сума ЄСВ, нарахована на суму лікарняних.

Інші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІІ рядок – відображаються лікарняні за березень 2026 р.:

• у графі 8 – код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 – місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 032026;
• у графі 12 – кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (у цьому випадку 5 к.дн.);
• у графах 16 та 17 – суму нарахованих лікарняних за березень;
• у графі 20 – суму ЄСВ, нараховану на суму березневих лікарняних.

Інші графи заповнюють у загальному порядку.

Також потрібно буде проконтролювати, чи сплачено кожного місяця мінімальний внесок з ЄСВ і чи не потрібно його донараховувати/сплачувати та відображати з КТН «13» у графі 09.

Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відображають одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101», тому що ПКУ для потреб оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).

Тож якщо лікарняні виплачують у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то суму лікарняних та суму сплачених ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ відображають у тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних (п. 4 розділу IV Порядку №4).

Коли та як виплачувати відпусткові при перехідній відпустці?

Згідно з ч. 5 ст. 115 КЗпП та ч. 1 ст. 21 Закону України «Про відпустки», сума відпусткових підлягає виплаті працівникові до початку відпустки.

Роботодавець має право визначити конкретну дату виплати, однак вона не може бути пізнішою за день, що передує початку відпустки.

Пам’ятайте!

Навіть якщо рахуємо перехідні відпусткові, то буде один розрахунковий період і одна порахована середня зарплата.

Алгоритм розрахунку відпусткових

Крок 1. Визначте розрахунковий період (див. таблицю 7).

Таблиця 7. Базові правила визначення розрахункового періоду

Крок 2. Визначте кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Крок 3. Визначте суму заробітку за розрахунковий період.

Крок 4. Обчисліть середньоденну зарплату.

Крок 5. Визначте кількість календарних днів відпустки.

За повний рік роботи працівнику, як правило, належить 24 календарні дні основної відпустки.

Обчисліть стаж, який дає право на відпустку.

Розрахуйте кількість днів, які працівник заробив:

24 ÷ 365 × кількість днів стажу.

Відніміть вже використані дні → отримаєте залишок днів відпустки.

Крок 6. Обчисліть суму відпусткових.

Приклад 4

Працівника прийнято на роботу з 01.10.2025. Посадовий оклад – 15 000 грн. Доплат і премій у розрахунковому періоді не було. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати працівник не перебував. У щорічну відпустку працівник іде з 15.05.2026 по 05.06.2026.

Крок 1. Визначаємо розрахунковий період

Оскільки працівник відпрацював менше року, розрахунковий період:

жовтень 2025 р. – квітень 2026 р. 

Крок 2. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді

Жовтень 2025 р. – 31 к. дн.

Листопад 2025 р. – 30 к. дн.

Грудень 2025 р. – 31 к. дн.

Січень 2026 р. – 31 к. дн.

Лютий 2026 р. – 28 к. дн.

Березень 2026 р. – 31 к. дн.

Квітень 2026 р. – 30 к. дн.

Разом:

31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 = 212 к. дн. 

Крок 3. Визначаємо суму заробітку за розрахунковий період

15 000 грн × 7 міс. = 105 000 грн.

Крок 4. Обчислюємо середньоденну зарплату

105 000 грн ÷ 212 к. дн. = 495,28 грн.

Крок 5. Визначаємо кількість календарних днів відпустки

З 15.05.2026 по 05.06.2026 – 22 календарні дні. 

Крок 6. Обчислюємо суму відпусткових

495,28 грн × 22 к. дн. = 10 896,16 грн.

Сума відпусткових: 10 896,16 грн.

Відображення перехідних відпусткових в бухобліку

За ст. 8 Закону про бухоблік, питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. 

Підприємство самостійно визначає за погодженням з власником або посадовою особою відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. 

Тож господарські операції, у тому числі за невідпрацьований час, відображаються небюджетниками в бухобліку відповідно до законодавства та затвердженої облікової політики. І якщо в законодавстві відповіді на певне запитання немає, то госпрозрахункове підприємство має право визначитися з тим, коли відображати перехідні відпусткові, у власній обліковій політиці. 

Пропонуємо також звернутися до пп. 1.6.1 Інструкції №5: «Суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці».

Щодо госпрозрахункових підприємств, то в них є варіанти на вибір, який треба зробити в обліковій політиці. Оскільки для них національними стандартами бухгалтерського обліку спеціальні правила не встановлені.

Таким чином, у бухгалтерському обліку нарахування сум може відрізнятися від фактичної виплати. Існують два підходи:

• Нарахувати всю суму у місяці виплати.
• Розподілити суму пропорційно між місяцями, на які припадають календарні дні відпустки.

Можна діяти як бюджетники та відобразити операцію в бухобліку з нарахування перехідних відпусткових безпосередньо в тому місяці, коли працівник їх отримав.

А можна піти іншим шляхом і поділити перехідні відпусткові на дві частини пропорційно до кількості календарних днів відпустки в кожному з місяців, за які вона надається (читайте: Коли відображати в бухобліку перехідні відпусткові?).

Див. листи Мінфіну від 23.02.2018 №35220-07-10/5151, від 13.10.2017 №35220-07-2/27938

Таблиця 8. Бухгалтерський облік оплати відпусток

Відображення перехідних відпусткових у єдиній звітності

Відображення перехідних відпусткових у додатку Д1 прямо залежить від того, як відбувається нарахування перехідних відпусткових у бухобліку.

Якщо обрають спосіб нарахування усіх відпусткових у місяці виплати, незалежно від того, на які місяці припадає відпустка, тоді відображатиметься в Д1 так – відпусткові, що припадають на травень – червень: ті, що припадають на травень, відображають у травні як нарахування травня, а ті, що припадають на червень, відображають також у травні, але як нарахування червня.

Якщо сума відпусткових розподіляється пропорційно до календарних днів відпустки в кожному місяці (як зазначається в пп. 1.6.1 Інструкції №5), то перехідні відпусткові відображають у додатку Д1 в тих місяцях, на які вони припадають.

Наприклад, відпусткові, що припадають на травень – червень: ті, що припадають на травень, відображають у травні у Д1, а ті, що припадають на червні – у Д1 червня.

Додаткова база ЄСВ (МЗП)

Якщо частина відпустки припадає на наступний місяць, де сума < МЗП, не потрібно завчасно донараховувати ЄСВ. Це робиться лише після нарахування зарплати за той місяць.

Порядок відображення відпусткових у додатку Д1

Відпусткові відображаються в тому місяці, коли їх нараховано в бухобліку (дата проведення за К-т 661). При цьому слід врахувати такі особливості:

1. Окремий рядок. Відпусткові подаються окремо від зарплати. У графі 09 вказується КТН «10».

2. Кількість рядків. Кількість рядків з відпустковими дорівнює кількості місяців, на які припадають дні відпустки.

3. Коди категорій (гр. 08)

«1» – працівник без інвалідності (ЄСВ 22%)

«2» – працівник з інвалідністю (ЄСВ 8,41%)

1. Графа 09 (КТН)

Завжди «10» – ознака відпусткових.

2. Графа 10 (місяць)

Вказується місяць, на який припадають відпусткові дні, навіть якщо це наступний місяць.

3. Графи 12, 13, 15

Не заповнюються щодо відпусткових.

4. Графа 14 (дні трудових відносин)

Якщо в місяці є і зарплата, і відпусткові – заповнюється лише по зарплаті.

Якщо весь місяць – відпустка, то заповнюється по відпусткових.

За майбутній місяць (наприклад, червень) гр. 14 по відпусткових заповнюється лише у разі, якщо працівник був увесь місяць у відпустці.

1. Графа 16 (сума відпусткових)

Вказується повна сума відпусткових, що припадають на конкретний місяць.

2. Графа 17 (в межах максимальної бази)

Відображається відпусткова сума в межах 15 МЗП, розподілена за місяцями.

3. Графа 20 (ЄСВ)

Вказується сума ЄСВ, нарахована на відпусткові.

4. Графи 21 – 24

Заповнюються аналогічно до зарплати.

5. Графа 25 (ознака 0/1)

Не заповнюється у звіті з типом «Звітний», лише для «Звітного нового» чи «Уточнюючого».