- Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком
- Визначення типу трудового договору, який буде укладено з працівником
- Оформлення заяви про прийняття на роботу
- Оформлення наказу про прийняття працівника на роботу
- Формування та подання до ДПС Повідомлення про прийняття на роботу
- Про яких працівників треба повідомляти ТЦК та ПФУ?
- Оформлення та заповнення особової картки №П-2
- Формування особової справи працівника
- Ознайомлення працівника з внутрішніми актами підприємства
Прийняття працівника на роботу можна розглядати у вигляді алгоритму. Унаочнимо його у таблиці (таблиця 1).
Таблиця 1. Алгоритм дій роботодавця під час укладення трудового договору з працівником
| Алгоритм дій роботодавця під час укладення трудового договору з працівником | ||
| Дія | Норма законодавства | |
| КРОК 1 | Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком | Частина 2 ст. 24 КЗпП |
| КРОК 2 | Визначення типу трудового договору, який буде укладено з працівником | Частина 1 ст. 24 КЗпП |
| КРОК 3 | Працівник пише заяву | |
| КРОК 3 | Складення наказу про прийняття працівника | Частина 4 ст. 24 КЗпП |
| КРОК 4 | Формування та подання Повідомлення про прийняття | Частина 4 ст. 24 КЗпП |
| КРОК 5 | Оформлення та заповнення особової картки П2 | Наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656 |
| КРОК 6 | Формування особової справи працівника | п. 12 гл. 2 розділу IV Правил №1000/5 |
| КРОК 7 | Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства | ст. 29 КЗпП |
Звісно, що це алгоритм дуже умовний. Оскільки в ньому немає багатьох нюансів, з якими роботодавець стикається на практиці.
Наприклад, відмінності у встановленні випробування в мирний час і під час дії воєнного стану. Адже згідно зі Законом №2136 при укладенні трудового договору в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників.
А ще під час війни роботодавець може встановити власний порядок кадрового діловодства, зокрема й оформлення на роботу. Єдиною вимогою при цьому до нього буде збереження обліку відпрацьованого працівниками робочого часу з метою виплати зарплати.
Але спочатку розберімося у базових питаннях, що стосуються укладення трудових договорів. Без того, щоб знати їх, роботодавцю буде важко вигадати власні правила і не порушити права працівника.
Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком
У ч. 2 ст. 24 КЗпП зазначається, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу,
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
У випадках, передбачених законодавством, подає:
- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
- документ про стан здоров'я;
- відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
Зверніть увагу!
Особа, яка хоче працевлаштуватися, подає паспорт, а не копію паспорта. Тож кандидат на робоче місце може надати:
- «класичний» паспорт у вигляді паперової книжечки;
- пластикову ID-картку з безконтактним електронним носієм.
Але він так само може показати е-паспорт у мобільному застосунку Дія! Е-паспорт має таку ж юридичну силу, як пластикова ID-картка чи паперовий паспорт з 23 серпня 2021 року (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону №5492).
Але кадровику під час формування особової справи необхідна копія паспорта згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5, оформлена належним чином згідно з ДСТУ 4163:2020.
Також працівник надає роботодавцю і документ про реєстраційний номер облікової картки (ідентифікаційний код), якщо не відмовлявся від нього.
Визначення типу трудового договору, який буде укладено з працівником
У ч. 1 ст. 24 КЗпП чітко окреслені випадки, коли необхідно обов’язково укладати трудовий договір у письмовій формі (таблиця 2).
Таблиця 2. Коли обов’язково застосовується письмовий трудовий договір
| Обов’язкове застосування письмового трудового договору | |
| № з/п | Підстава |
| 1 | Організований набір працівників |
| 2 | Укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я |
| 3 | Укладення контракту |
| 4 | у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі; |
| 5 | укладення трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 КЗпП); |
| 6 | укладення трудового договору з фізичною особою; |
| 7 | укладення трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу; |
| 8 | укладення трудового договору з нефіксованим робочим часом; |
| 9 | інші випадки (наприклад, трудовий договір з нерезидентом, ч. 1 ст. 42-2 Закону про зайнятість) |
Зверніть увагу!
У період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору (ст. 2 Закону №2136).
Тобто можна в цей період укладати усі трудові договори звичайним наказом про прийняття на роботу (окрім трудового договору з нерезидентом).
Також згідно зі ст. 60-1 та 60-2 КЗпП на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота та надомна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі.
Оформлення заяви про прийняття на роботу
У випадку укладення трудового договору не у формі контракту (письмового трудового договору), працівнику слід написати заяву про прийняття.
Типової форми цього документа досі не існує, а отже, він складається у довільній формі. Але традиції діловодства вже напрацювали певну практику його складання.
Як правило, заява про прийняття на роботу оформлюється на аркуші паперу А4 або на спеціальному бланку. У такому бланку-заготівці вже міститься надрукована постійна інформація і місце для зазначення змінної інформації.
Заяву слід писати на ім’я керівника підприємства. У заяві про прийняття будуть такі реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа, текст документа, дата документа, підпис. Також у заяві зазначаються основні умови договору, наприклад:
- основне місце роботи чи сумісництво;
- посада, на яку претендує особа;
- дата прийняття на роботу;
- строк, якщо укладається строковий трудовий договір, і причина обмеженого строку трудових відносин;
- режим робочого часу (у випадку бажання фізособи працювати в режимі неповного робочого часу або за індивідуальним графіком тощо).
Зразок 1. Заява про прийняття на роботу
Оформлення наказу про прийняття працівника на роботу
Укладення трудового договору оформлюється наказом про прийняття на роботу. Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489 затверджено типову форму №П-1. Та поряд з цією типовою формою допускається оформлення наказу на бланку підприємства.
Такий наказ обов’язково має підписати посадова особа роботодавця, яка має повноваження приймати на роботу, і фізособа, що приймається на роботу.
Після того як наказ підписано керівником, його слід зареєструвати (присвоїти йому номер). Жодним нормативним актом не встановлено форми реєстрації кадрових наказів. Тож можна користуватися формою книги, наведеною Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 №09-487. А далі, вже після реєстрації наказу, з ним слід ознайомити працівника під підпис. Поряд з підписом на наказі працівник зазначає дату ознайомлення.
Якщо роботодавець розробляє власну форму такого наказу, у ній повинні міститися усі реквізити типової форми №П-1 і всі основні моменти трудового договору. Документ має складатися згідно з Правилами №1000/5 (див. таблицю 3).
Таблиця 3. Реквізити наказу про прийняття на роботу
| Реквізити наказу про прийняття | |
| № з/п | Реквізити |
| 1 | найменування підприємства |
| 2 | назва виду документа (НАКАЗ) |
| 3 | номер та дата наказу |
| 4 | місце складання документа |
| 5 | заголовок до тексту документа («Про прийняття …») |
| 6 | розпорядче слово (НАКАЗУЮ або ПРИЙНЯТИ) |
| 7 | прізвище, ім’я та по батькові особи, яка приймається на роботу |
| 8 | дата прийняття на роботу |
| 9 | дата закінчення трудового договору (якщо укладається строковий трудовий договір) |
| 10 | назва структурного підрозділу, до якого приймається особа |
| 11 | назва професії (посади) відповідно до Класифікатора професій, кваліфікація |
| 12 | умови роботи:
|
| 13 | умови прийняття на роботу:
|
| 14 | повну дату фактичного виходу працівника на роботу — число, місяць, рік; (дата може бути інша ніж та яка зазначається у п. 3 цієї таблиці) |
| 15 | розмір посадового окладу відповідно до штатного розпису |
| 16 | підпис керівника (назва посади, особистий підпис, ініціали, прізвище) |
| 17 | відмітка про ознайомлення з наказом |
| * При укладенні трудового договору в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників (ст. 2 Закону №2136) | |
Зразок 2. Наказ про прийняття на роботу
Формування та подання до ДПС Повідомлення про прийняття на роботу
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ними органу, та повідомлення про прийняття працівника на роботу згідно з Постановою №413.
Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається роботодавцем, до ДПС за місцем обліку його як платника ЄСВ, в електронній формі із електронним підписом відповідальних осіб.
За відсутності технічної можливості подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу засобами електронного зв’язку в електронній формі повідомлення подається у формі документа на папері разом з копією в електронній формі.
Коли укладається трудовий договір з керівником – Повідомлення не подається.
Про заповнення і подання Повідомлення про прийняття на роботу читайте тут:
Про яких працівників треба повідомляти ТЦК та ПФУ?
Якщо новий працівник військовозобов’язаний, про його прийняття на роботу треба повідомити і ТЦК. Проте це не робиться окремо щодо кожного новоприйнятого – дані про всі кадрові зміни щодо всіх військовозобов’язаних подаються разом до 5 числа місяця, наступного після таких змін.
Докладно про це ми розповідали тут:
До ПФУ подають відомості про прийняття на роботу працівників критично важливі роботодавці. Тобто ті, хто бажає бронювати своїх працівників. Такі відомості подаються не пізніше наступного дня після прийняття працівника на роботу.
Докладно про це ми розповідали тут:
Як подати відомості про працівників до ПФУ при бронюванні: покроковий алгоритм від ПФУ.
Оформлення та заповнення особової картки №П-2
Особові картки ведуться за формою №П-2 і залишаються основним обліковим документом працівника організації. Адже відповідно до п. 1.6 Інструкції №286, до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників з-поміж іншого належить і особова картка.
Особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у т. ч. на сумісників) в одному примірнику.
Читайте також:
Інформація, що міститься в особовій картці, є важливою: відомості, внесені до неї, можуть використовуватися архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.
Для особової картки встановлено тривалий строк зберігання – 75 років після звільнення працівника (п. 499 Переліку №578/5).
Формування особової справи працівника
Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.
Порядок формування особових справ регламентує п. 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
Детально про формування особової справи писали тут.
Ознайомлення працівника з внутрішніми актами підприємства
Ознайомлювати працівників з внутрішніми актами роботодавці повинні були завжди.
Але 19.07.2022 внесено зміни до ст. 29 КЗпП, в якій конкретизовано перелік документів, з якими слід працівника ознайомити до початку роботи.
Нормами законодавства не встановлено форму ознайомлення працівників з локальними нормативними актами, тож спосіб ознайомлення слід обрати самостійно. Та, на думку автора, у роботодавця має бути підтвердження від працівників, що вони ознайомилися з документами (див. таблицю 4).
Таблиця 4. Інформація та документи з якою слід ознайомлювати працівників під час прийняття на роботу
| Ознайомлення працівника до початку роботи | |
| № з/п | Документи та інформація |
| 1 | місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження) |
| 2 | трудова функція, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків) |
| 3 | дата початку виконання роботи |
| 4 | визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами; |
| 5 | права та обов’язки, умови праці; |
| 6 | наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис; |
| 7 | правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку; |
| 8 | про положення колективного договору (у разі його укладення); |
| 9 | проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони; |
| 10 | організація професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено); |
| 11 | тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці; |
| 12 | процедура та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець |
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до цієї статті можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату , вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
