Коментар до листа Мінекономіки від 26.02.2024 № 4707-05/14494-09
Тим, хто звільняє працівників у 2024 році, треба пам’ятати кілька досить простих правил. Нагадаємо їх по черзі.
Правило перше: пам’ятаємо про два періоди.
Завдяки змінам, внесеним до Порядку № 100, роботодавцю доводиться окремо рахувати компенсацію за відпустки, що зароблені, але не використані до 31 грудня 2023 року і після.
Тому що для всіх відпусток, які підлягають компенсації у разі звільнення і зароблені до початку 2024 року, розрахунковим періодом буде 2023 рік (з січня по грудень). Або ж менший період, якщо працівник працював на такого роботодавця менше.
А для тих відпусток, які були зароблені у 2024 році, розрахунковим періодом буде 12 календарних місяців, які передують місяцю звільнення. Або ж менший період, якщо працівник працював на такого роботодавця менше. Докладно про те, що входить до розрахункового періоду у такому випадку, зазначено у п. 2 Порядку № 100.
Тобто загалом правила визначення розрахункового періоду не змінилися. Як і раніше, базовим розрахунковим періодом є 12 місяців. І, як і раніше, якщо працівник перебував із роботодавцем у трудових відносинах менше року, то розрахунковим періодом будуть місяці, у яких ці трудові відносини існували, а не цілий рік. Як і раніше, ті періоди, коли працівник фактично не працював і за ним не зберігався заробіток (або зберігався лише частково), із розрахункового періоду виключаються. Тобто все по-старому. Крім одного: для відпусток, зароблених до 2024 року, базовим розрахунковим періодом є 2023 рік.
Приклад. Працівник, якого було прийнято на роботу з 1 квітня 2023 року, звільняється 12 квітня 2024 року. У щорічній основній відпустці протягом періоду роботи він ще не був.
Такий працівник має дні відпустки, зароблені до 31 грудня 2023 року, і дні, зароблені у 2024 році. Отже, компенсацію за невикористані відпустки доведеться поділити на дві частини – за 2023 рік і за 2024 рік, і рахувати її окремо. Для цього роботодавцю доведеться порахувати дві середньоденні зарплати – про це нагадує і Мінекономіки у коментованому листі.
Правило друге: як порахувати кількість днів відпустки.
На жаль, чинне законодавство не про містить чіткої формули того, як порахувати, скільки днів щорічної основної відпустки працівник заробив. Тому роботодавцям доводиться покладатися на роз’яснення від контролерів.
У коментованому листі Мінекономіки зазначає, що при підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно до відпрацьованого часу доцільно скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у Порядку № 100, тобто прив'язку розрахунку днів відпустки робити до календарних днів робочого року, в якому працював працівник.
При цьому треба врахувати 3 нюанси.
Нюанс перший: робочий рік – це 12 місяців з дати прийняття працівника на роботу. Тобто робочий рік зовсім не обов’язково є календарним роком (хіба що працівника прийнято на роботу з 1 січня). Так, у прикладі у працівника першим робочим роком буде період з 1 квітня 2023 року по 31 березня 2024 року. А інші 12 днів квітня 2024 року будуть його другим робочим роком.
Чому це важливо? Тому що рахуємо ми, скільки днів відпустки працівник заробив, орієнтуючись на кількість календарних днів у робочому році. Наприклад, у періоді з 1 квітня 2023 року по 31 березня 2024 року їх буде 366! Тому що на цей період припадає 29 люте 2024 року.
Формула ж буде такою:
Д = (З/(К - С)) х (Ф - С),
де Д – кількість днів невикористаної відпустки;
З – загальна кількість днів щорічної відпустки працівника (встановлюються трудовим або колективним договором, але не менше 24 к.дн.);
К – кількість календарних днів у робочому році (365 або 366, якщо у робочому році є 29 лютого!);
Ф – фактична кількість календарних днів за відпрацьований період;
С – кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на відповідний період. Але під час дії воєнного стану покажчик С ми не застосовуємо, – бо тепер ст. 73 КЗпП тимчасово не діє.
Про те, як рахується, скільки днів відпустки працівник заробив за кожен робочий рік, читайте у прикладі від Держпраці за посиланням.
А тут ще доведеться враховувати й те, що компенсація за дні, зароблені до 2024 року і після, визначатиметься окремо! Тобто, по суті, роботодавцю доведеться рахувати (за тією самою формулою), скільки днів відпустки працівник заробив до 2024 року і після.
Нюанс другий: святкові та неробочі дні під час воєнного стану – враховуються! Зазвичай із формули за Порядком № 100 святкові та неробочі дні ми віднімаємо. Але частиною шостою статті 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який набрав чинності 24.03.2022, у період дії воєнного стану не застосовуються норми, зокрема, статті 73 Кодексу законів про працю України, якою встановлено святкові і неробочі дні.
Нюанс третій: діють спеціальні правила округлення. Для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають оплаті, Мінекономіки рекомендує порівнювати за математичною більшістю/меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цифр.
Отже, якщо під час підрахунку днів невикористаної відпустки в періоді до 31.12.2023 отримуємо, наприклад, число 7,41 к.дн. і в періоді після 31.12.2023 – 2,40 к.дн., а загальна кількість становить 10 календарних днів, то округлюємо дні в періоді до 31.12.2023 до 8 календарних днів і в періоді після 31.12.2023 – до 2 календарних днів.
Якщо при підрахунку днів невикористаної відпустки до 31.12.2023 отримуємо число 7,50 к.дн. і після 31.12.2023 – 2,51 к.дн., а загальна кількість становить 10 календарних днів, то округлюємо дні в періоді до 31.12.2023 до 7 календарних днів і в періоді після 31.12.2023 – до 3 календарних днів.
Таким чином, Мінекономіки пропонує такий алгоритм розрахунку днів заробленої відпустки:
- визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за робочий рік;
- потім одержаний результат множимо на кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді;
- з урахуванням правил округлення визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації.
Подібний алгоритм Мінекономіки вже пропонувало, про що ми писали тут.
А якщо розрахункового періоду взагалі немає?
Так буває, і останнім часом доволі часто: все, наведе нами вище, має сенс, якщо у працівника у 2023 – 2024 рр. була зарплата (лікарняні, декретні тощо). А якщо не було нічого? Наприклад, якщо працівник ще з 2022 року перебуває у відпустці без збереження зарплати?
У такому випадку фактичного розрахункового періоду немає, треба буде брати умовний. Тут теж застосовуватиметься умовна формула: Зср = О х 12 міс. / (К - С), де
Зср – це середньоденна зарплата, з якої визначатиметься сума компенсації;
О – це розмір місячного окладу (тарифної ставки) працівника;
К – кількість календарних днів у розрахунковому періоді (365 або 366, якщо на цей період припадає 29 лютого!);
С – кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на відповідний період. Але під час дії воєнного стану покажчик С ми не застосовуємо, – бо тепер ст. 73 КЗпП тимчасово не діє.
Те, що в цьому випадку середньоденна зарплата рахуватиметься саме так, ви можете переконатися із роз’яснення із прикладом від Держпраці за посиланням.
При цьому треба теж враховувати, як мінімум, два нюанси.
Нюанс перший: два розрахункові періоди. Знову, так. Середньоденну зарплату доведеться рахувати двічі. При цьому врахуйте таке.
Якщо працівник на момент звільнення має зароблені, але не використані відпустки за періоди до 2024 року, то розрахунковим періодом для таких відпусток буде 2023 рік. Отже, у наведеній вище формулі показник К дорівнюватиме 365 календарним дням.
Для відпусток, зароблених і не використаних у 2024 році, розрахунковим періодом буде 12 місяців, які передують місяцю звільнення. І, якщо в цей період потрапляє 29 лютого, то К дорівнюватиме 366 календарним дням.
Нюанс другий: розмір окладу (тарифної ставки). Як не дивно, а Порядок № 100 цей момент упускає, тому доводиться орієнтуватися на ось такі роз’яснення, як у коментованому листі.
Так, фахівці Мінекономіки зазначають, що у випадку, коли фактичного розрахункового періоду немає, для виплати компенсації за невикористані відпустки, право на які набуті працівником до 31.12.2023, розрахунки проводяться виходячи з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового окладу на час розрахунку, зокрема на дату звільнення.
В іншому розʼясненні від 13.02.2024 р. N 4707-05/10901-09 вказується, якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку.