Відпускні - 2018: покроковий алгоритм розрахунку

Протягом оплачуваних відпусток за працівниками зберігається середній заробіток. Тобто відпускні, по суті, це добуток кількості оплачуваних днів відпустки і середньоденної зарплати, визначеної згідно з Порядком № 100. 

Відобразимо покроково розрахунок відпускних у схемі.

 КРОК 1: Визначення розрахункового періоду

За Порядком №100 розрахунковий період для розрахунку середньої зарплати при оплаті відпускних може бути різним і залежить він від того, який період до надання відпустки був відпрацьований працівником та оплачений роботодавцем.

Зокрема, «базовий» розрахунковий період 12 календарних місяців застосовується для обчислення заробітної плати для оплати:

• щорічної відпустки;
• «навчальної» відпустки;
• творчої відпустки;
• додаткової відпустки, що мають дітей;
• компенсації за невикористані дні відпустки.

Дванадцятимісячний розрахунковий період слід відліковувати з місяця, що передує місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Приклад 1. Працівника прийнято на роботу 05.01.2016 р. З 01.02.2018 р. працівнику надано щорічну відпустку.

В цьому випадку 12 місяців розрахункового періоду для обчислення середньої заробітної плати -  лютий 2017 р. – січень 2018 р.

Проте можуть бути випадки, коли працівник на підприємстві відпрацював менше року. У такій ситуації розрахунковий період буде меншим.

Як правило, в таких випадках середня заробітна плата для оплати відпустки або компенсації за невикористану відпустку обчислюється за фактичний час роботи з першого до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абзац другий п. 2 Порядку № 100).

Тобто до розрахунку береться кількість цілих відпрацьованих місяців до місяця надання відпустки (звісно, якщо в цьому періоді є хоч один повністю відпрацьований і оплачений календарний місяць). 

Приклад 2. Працівника прийнято на роботу 12.09.2017 р.  З 17.01.2018 р. працівник йде у щорічну відпустку.

В цьому випадку розрахунковим періодом буде 3 місяця, жовтень 2017 р. – грудень 2017 р.

Також можлива ситуація, що працівника прийнято на роботу в перший робочий день, який не є першим числом місяця. Наприклад, 03.04.2018 р., а у відпустку він, наприклад, буде йти у серпні 2018 р. Розрахунковим періодом мав би бути травень 2018 р. – липень 2018 р. Та фахівці Мінсоцполітики роз’яснювали: якщо працівника прийнято в перший робочий день місяця, який не є першим числом, місяць прийняття на роботу входитиме до розрахункового періоду. Іншими словами розрахунковим періодом буде 03.04.2018 р. – 31.07.2018 р.

Докладно про неповний розрахунковий період ми писали тут.

Зверніть увагу: деякі фахівці вважають, що щодо розрахунку середньої зарплати для оплати відпускних можна застосовувати наступну норму: «Працівникам,  які пропрацювали на підприємстві,  в  установі,  організації  менше  двох  календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично  відпрацьований  час». Насправді ця норма Порядку №100 стосується лише випадків, коли базовим розрахунковим періодом для розрахунку середньоденної зарплати є 2 календарні місяці. Тобто до відпускних вона немає жодного відношення.

Якщо працівник не відпрацював повністю жодного цілого календарного місяця, то вважається, що у працівника відсутній розрахунковий період для розрахунку відпускних.

І середня заробітна плата в такому випадку обчислюється відповідно до передостаннього абзацу п. 4 Порядку №100, виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Проте Мінсоцполітики пропонує для цього випадку таку формулу розрахунку середньоденної зарплати, що розрахунковий період (щоправда, умовний) в працівника все ж таки з’являється.

Середньоденну заробітну плату в такому випадку слід розраховувати як результат множення суми окладу на 12 (місяців) і ділення отриманого результату на 355 (356) календарних днів за мінусом святкових та неробочих. Докладніше про це у прикладі 3.

Визначення виплат, з яких розраховується середня зарплата

Розрахунковий період визначається не просто так. До розрахунку середньоденної зарплати беруться виплати, які були нараховані на користь працівника у цьому періоді. Склад виплат, які при цьому враховуються, наведено у п. 3 Порядку № 100.

При обчисленні середньої заробітної плати для оплати часу відпустки або виплати компенсації за невикористані дні відпустки включаються:

• основна заробітна плата;
• доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-погодинниками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою; вислугу років та інші);
• виробничі премії (премії, які не мають разового характеру, тобто виплачуються щомісяця, щокварталу, раз у півріччя) та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії;
• винагорода за підсумками річної роботи і за вислугу років;
• індексація;
• виплати за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, службового відрядження тощо), та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Премії у розрахунку відпускних

Премії при розрахунку відпускних включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Навіть ті премії, які нараховані за період більший за один календарний місяць.

А ось одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік (п. 3 Порядку №100).  Отже, головною умовою врахування одноразової винагороди за підсумками роботи за рік та за вислугу років при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження є її нарахування в поточному році за попередній рік.

Якщо ця умова не виконується і винагорода нараховується в поточному році за поточний рік, то така винагорода не включається до розрахунку середньої заробітної плати.

КРОК 2: Визначення виплат та періодів, що включаються/не включаються  до розрахунку середньої заробітної плати за розрахунковий період

Час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших причин не працював і за ним не зберігалась заробітна плата або зберігалася частково, виключається з розрахункового періоду (абзац шостий п. 2 Порядку № 100).

На жаль, ці випадки не конкретизовано у Порядку №100. Та маємо певні листи та роз’яснення Міністерств, що певним чином прояснюють ситуацію.

Зокрема, до розрахункового періоду не включаються:

- відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку відповідно до медичного висновку);

- відпустки без збереження заробітної плати, надані згідно зі ст. 25 і 26 Закону "Про відпустки" (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12);

- час простою не з вини працівника у випадку збереження за ним 2/3 тарифної ставки  (лист Мінпраці від 20.12.2007 р. № 929/13/84-07).

Також, якщо працівник з незалежних від нього причин працював в режимі неповного робочого тижня (наприклад, наказом по підприємству працівника переведено на роботу на умовах неповного робочого тижня в зв’язку з неможливістю забезпечити роботою впродовж нормальної тривалості робочого тижня). Про це Мінсоцполітики зазначало тут.  А ми цей випадок розглянули в прикладі 5 (нижче).

А ось, якщо працівник за власним бажанням (яке підтверджується поданою ним заявою) працює на умовах неповного робочого дня або тижня (і зарплата нараховується йому не в розмірі окладу, а пропорційно відпрацьованому часу), обчислення середньої заробітної плати провадиться на загальних умовах.

Згідно з абзацом четвертим п. 3 Порядку №100 у випадку обчислення середньої заробітної плати для оплати за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам,  які мають дітей або компенсації за невикористані відпустки до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток  (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Відобразимо докладно у таблиці.

КРОК 3: Коригування середнього заробітку

Як  зазначається у абз. 1 п. 10 Порядку №100, коефіцієнт підвищення слід застосовувати у випадках підвищення на підприємстві тарифних ставок і посадових окладів відповідно до актів законодавства чи колективного договору, як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток.

Коефіцієнт підвищення визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), встановленого працівнику після підвищення, на тарифну ставку (посадовий оклад), що була встановлена до підвищення.

Якщо у розрахунковому періоді зарплата підвищувалася декілька разів, коефіцієнтів коригування може бути декілька.

Щодо виплат, які слід коригувати на коефіцієнт підвищення. У п. 10 Порядку зазначається, що коригуються «заробітна плата, включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати».

Докладно з прикладами про застосування коефіцієнту коригування можна ознайомится тут. 

КРОК 4: Визначення середньоденного заробітку

Відповідно до п. 7 Порядку №100 нарахування виплат за час щорічної відпустки, додаткових відпусток  у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або компенсації за невикористані відпустки, тривалість яких розраховується в календарних днях, провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів (за винятком святкових і неробочих днів)

Відобразимо вищезазначене у формулі:

С зп = ЗП : (Д к – Дс –Д пп),

Де, Сзп – середньоденна зарплата для розрахунку відпускних;

ЗП – загальна сума заробітної плати, що нарахована у розрахунковому періоді;

Дк  -кількість днів календарних у розрахунковому періоді;

Дс – кількість днів святкових у розрахунковому періоді;

Дпп – кількість днів протягом яких працівник не працював з поважних причини і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

КРОК 5: Визначення суми відпускних

Для визначення суми відпускних середньоденний заробіток множимо на число календарних днів відпустки. І для того, щоб теорія перетворилася в практику, розглянемо все вищезгадане у додаткових прикладах.

Приклад 3. Обчислення відпускних, якщо у працівника не було розрахункового періоду (виходячи з його окладу).

Працівниця йде у щорічну відпустку у червні 2018 р. на 24 календарні дні одразу після відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Посадовий оклад працівниці на день оформлення відпустки — 4200 грн.

Визначимо кількість календарних днів в умовному розрахунковому періоді з червня 2017 р. по травень 2018 р.: 365 к. дн. — 12 с. н. дн. = 353 к. дн.

Визначимо середньоденну заробітну плату: (4200 грн × 12 міс.) : 353 к. дн. = 142,78 грн.

Сума відпускних становитиме: 142,78 грн × 24 к. дн. = 3426,72 грн.

Приклад 4. Обчислення відпускних, якщо в розрахунковому періоді була відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустка для догляду

Працівниця на підприємстві працює з травня 2015 р. Оклад працівниці за посадою становить 10000,00 грн. Працівниця йде у щорічну відпустку з 05.02.2018 р. до 09.02.2018 р. на 5 к.дн.

Розрахунковий період для обчислення відпускних: лютий 2017 р. – січень 2018 р.

В розрахунковому періоді працівниця перебувала:

• у відпустці для вагітності та пологах з 01.03.2017 р. по 04.07.2017 р.
• у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років – з 05.07.2017 р. по  31.07.2017 р.

З 01.08.2017 року працівниця приступила до роботи.

Визначаємо кількість календарних днів розрахункового періоду.

З розрахункового періоду слід вилучити:

• святкові та неробочі дні, встановлені законодавством, згідно зі ст. 73 КЗпП;
• дні перебування у відпустці для догляду з дитиною до досягнення нею трьох років (27 к. дн. у липні 2017 р.)

Період перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами зараховується до розрахункового періоду.

Отже, кількість календарних днів становитиме 365 к. дн. - 12святк. дн. -27 к.дн. (догл. за дитин.) = 326 к.дн.

Визначаємо сумарний заробіток. Загальний заробіток працівниці за розрахунковий період становить 70 000,00 грн, у т.ч. допомога у зв'язку з вагітністю та пологами  - 20 000,00 грн.  Але така допомога враховується при розрахунку середньоденної зарплати, отже сумарний заробіток - 70000,00 грн.

Визначаємо середньоденний заробіток: 70000,00 грн / 326 = 214,72 грн.

Визначаємо суму відпускних: 214,72грн *5 к.дн = 1073,6 грн

Приклад 5.  Обчислення відпускних, якщо в розрахунковому періоді у працівника були: тимчасова непрацездатність; неповний робочий тиждень; простій не з вини працівника; відпустка без збереження зарплати.

Працівник на підприємстві працює з 2014 року.

Оклад працівника за посадою становить 8000,00 грн. Працівник йде у щорічну відпустку з 12.02.2018 р. по 25.02.2018 р. (14 к.дн.).

Розрахунковий період для обчислення відпускних: лютий 2017 р. – січень 2018 р.

У розрахунковому періоді:

• з 01.02.2017 р. по 28.02.2017 р. – на підприємстві встановлено неповний робочий тиждень із неробочими понеділками.
• з 03.04.2017 р. по 30.04.2017  р. - працівник перебував на лікарняному;
• з 04.09.2017 р. до 18.09.2017 р. – працівник перебував у відпустці без збереження зарплати;
• з 01.11.2017 р. до 30.11.2017 р. – на підприємстві був простій не з вини працівника.

Визначаємо кількість календарних днів, що враховуються у розрахунковий період.

Відповідно до  п. 2 Порядку № 100 з розрахункового періоду слід вилучити:

• святкові та неробочі дні – 12 к.дн.;
• простій не з вини працівника  - 30 к.дн.
• час відпустки без збереження заробітної плати – 15 к.дн;
• ні, які не було відпрацьовано з незалежних від працівника причин (неповний робочий тиждень) – 4 к.дн.

Відповідно до п. 3 Порядку №100 з розрахункового періоду не виключаються  дні тимчасової непрацездатності.

Отже, кількість календарних днів розрахункового періоду 365 к.дн. – 12 с.н. дн.- 30 к.дн – 15 к.дн-4 к.дн = 304 к.дн.

Визначаємо сумарний заробіток працівника. Сумарна зарплата за розрахунковий період з урахуванням лікарняних та без урахування оплати часу простою складає 75000,00 грн.

Визначаємо середньоденний заробіток: 75000,00 грн /304 к.дн. = 246,71 грн.

Визначаємо суму відпускних: 246,71 грн * 14 к.дн. = 3453,94 грн.