Відповідно до ст. 179 КЗпП та ст. 18 Закону №504 після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за бажанням жінки їй надається відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Документальне оформлення
За ст. 20 Закону №504 відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку надається за заявою жінки або батька дитини, баби, діду чи іншого родича, повністю або частково в межах установленого періоду. Надання такої відпустки оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Для оформлення такої відпустки мати дитини або особа, яка фактично доглядає за дитиною, має подати:
- письмову заяву на ім'я власника або уповноваженого ним органу;
- копію свідоцтва про народження дитини (для підтвердження віку дитини).
При цьому у разі надання відпустки по догляду за дитиною до 3 років іншим родичам має бути у наявності довідка з місця роботи (навчання, служби) матері дитини про те, що вона вийшла на роботу до закінчення терміну цієї відпустки.
Нарахування ЄСВ
П. 1 ч. 1 ст. 7 Закону №2464 визначено, що базою нарахування ЄСВ для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі.
А відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону №2464 ЄСВ для роботодавців встановлюється у розмірі 22% до визначеної ст. 7 Закону №2464 бази нарахування єдиного внеску.
Тож якщо працівниця підприємства знаходиться частину календарного місяця у відпустці по догляду за дитиною і його сума декретних менше мінімальної зарплати за частину цього ж місяця, то сума ЄСВ нараховується на рівні мінімального страхового внеску. Така ж ситуація буде виникати у разі звільнення працівниці першим днем роботи після завершення відпустки по догляду чи у разі виходу на роботу після цієї відпустки посеред місяця. Але це все стосується працівниць за основним місцем роботи.
За повні календарні місяці відпустки по догляду за дитиною ЄСВ не нараховується оскільки відсутня база нарахування єдиного внеску. Свого часу податківці наводили своє роз’яснення з цього приводу ось тут>>
Відображення у звіті з ЄСВ
Таблиця 5
У разі якщо особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку, у таблиці 5 Звіту з ЄСВ за звітний місяць зазначається дата початку відпустки.
Також у таблиці 5 звіту з ЄСВ слід буде відображати дату закінчення відпустки по догляду за дитиною до трьох років. Тільки заповнення таблиці 5 звіту з ЄСВ за такий місяць може бути різним в залежності від того, чи буде працювати працівниця після закінчення відпустки, або ж вона забажає звільнитися, чи через стан здоров’я дитини візьме відпустку по догляду за дитиною від трьох до шести років.
Окремо зупинимося на правилах заповнення реквізиту 17 таблиці 5. П. 8 розд. IV Порядку №435 встановлено, що записи про причини звільнення в таблиці 5 мають вноситися у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. В цій же нормі наведено приклад: п. 4 ст. 40 КЗпП України. Тож у реквізиті 17 таблиці 5 звіту з ЄСВ для відображення інформації щодо звільнення працівниці за власним бажанням слід вказати норму ст. 38 КЗпП.
Таблиця 6. У таблиці 6 Звіту з ЄСВ період перебування у відпустці по догляду за дитиною не відображається, якщо за місяць роботодавець жодних виплат не нарахував. Якщо працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку наступного дня після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами (а так зазвичай і відбувається), то така інформація відображається лише в таблиці 5., у таблиці 6 ці відомості не наводять.
Відповідне роз’яснення надавали фахівці ПФУ. З ним можна ознайомитися тут.
Приклад заповнення таблиці 5>>
Бухгалтер, Гурко Олена Володимирівна, вирішила звільнитися за власним бажанням останнім днем відпустки по догляду за дитиною до трьох років. За даними свідоцтва про народження дитини її син народився 16 жовтня 2015 року. Тому останнім днем її відпустки – є 13 жовтня. Підприємство видало два накази за однією датою – 16.10.2018 про закінчення відпустки по догляду за дитиною та про звільнення.
Таблиця 1
У всіх своїх роз’ясненнях податківці вказують, що для заповнення реквізитів звіту з ЄСВ: облікова кількість штатних працівників та середньооблікова кількість штатних працівників потрібно дотримуватися норм Інструкції №286.
Відповідно до п. 2.1 Інструкції №286 в облікову кількість штатних працівників включаються усі наймані працівники, які уклали письмово трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше, а також власники підприємства, якщо, крім доходу, вони отримували заробітну плату на цьому підприємстві, в т.ч. перебувають у відпустках для догляду за дитиною (пп. 2.5.9 Інструкції №286).
Не включаються до облікової кількості штатних працівників працівники, прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (пп. 2.6.1 Інструкції №286), тобто зовнішні сумісники.
Тож працівницю за основним місцем роботи за весь час її відпустки по догляду за дитиною слід включати до облікової кількості штатних працівників.
А от до середньооблікової кількості штатних працівників працівниць, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною включати не потрібно. Адже згідно з пп. 3.2.2 Інструкції №286 при обчисленні середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені у п. 2.4, 2.5 Інструкції, крім працівників, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємства, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку (пп. 2.5.8 – 2.5.9 Інструкції). Облік цих категорій працівників ведеться окремо.
Звільнення працівниці у разі її перебування у відпустці по догляду за дитиною
В деяких випадках працівниці вирішують по закінченню відпустки по догляду за дитиною звільнитися.
Обмежень щодо звільнення працівниці за її бажанням під час перебування у відпустці по догляду за дитиною немає. Наразі тільки роботодавець не має права звільнити працівницю в момент перебування у такій соцвідпустці. Це передбачено ст. 184 КЗпП.
Тож якщо працівниця не бажає виходити на роботу і хоче звільнитися останнім днем відпустки для догляду за дитиною, то можна це зробити. Головне правильно визначитися з останнім днем відпустки. Мінпраці у листі від 17.08.2010 р. №246/13/116-10 вказувало: «жінка, яка перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку, має приступити до роботи після закінчення цієї відпустки на наступний день після дня досягнення дитиною трьох років». Тож виходить останнім днем є день, коли дитині виповнилося три роки. Саме ця дата буде днем звільнення.
Як видати наказ про звільнення та внести записи до трудової книжки у такому разі ми розповідали тут.
І ще два момента щодо звільнення в останній день відпустки по догляду за дитиною, або вже на наступний день.
Як відомо при звільненні працівник має право на отримання компенсації за дні невідгуленої щорічної відпустки.
Але за ст. 181 КЗпП час відпустки по догляду за дитиною до трьох років до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не зараховується. А от відпустка по вагітності та пологах включається до такого стажу. Тому працівниця має право на компенсацію відпустки тільки за час до початку відпустки по догляду за дитиною до трьох років. Якщо вона перед цією відпусткою відгуляла всі дні щорічної відпустки, то компенсації не буде.
Розрахунок компенсації невикористаної відпустки працівниці, яка до дня звільнення перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і якій доходи протягом останніх 12 календарних місяців підприємством не нараховувалися, потрібно проводити на підставі розміру посадового окладу без врахування додаткових надбавок, вказаних у штатному розкладі. Про це ми детально розповідали тут>>
Відображення у звіті з ЄСВ
У разі звільнення останнім днем відпустки по догляду за дитиною у звіті з ЄСВ у таблиці 5 звіту з ЄСВ слід буде відобразити за однією датою дві події: закінчення відпустки по догляду за дитиною та звільнення.
Якщо ж звільнити працівницю не останнім днем відпустки по догляду за дитиною, а на наступний після цього, то доведеться за такий день нараховувати зарплату та показувати його у табелі робочого часу, як робочий.
У такому разі у таблиці 5 буде теж заповнено два рядки (щодо закінчення відпустки по догляду за дитиною та звільнення), але вже за різними датами. Відповідно у такому разі потрібно буде відображати відомості щодо нарахованої зарплати звільненої працівниці у таблиці 6 звіту з ЄСВ.
Переривання відпустки та віддалена робота
Відповідно до статті 179 КЗпП та статті 18 Закону №504 за бажанням жінки у період перебування її у відпустці для догляду за дитиною вона може працювати на умовах неповного робочого часу або вдома.
До того ж ця відпустка може бути використана повністю або частинами.
Переривання і оформлення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку кожного разу здійснюється на підставі наказу (розпорядження) власника.
Стаж за період відпустки
За ст. 181 КЗпП відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку зараховуються як до загального, так і до безперервного стажу роботи і до стажу роботи за спеціальністю. Але час цієї відпустки до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не зараховується.
Нарахування декретних у разі перебування працівниці у відпустці по догляду за дитиною
За ст. 21 Закону №1105 тільки період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку включається до страхового стажу як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску. Тож декретні будуть виплачуватися виходячи з фактичного розраховуваного заробітку, але не нижче мінімальної зарплати. Нагадаємо, що за ч. 2 ст. 26 Закону №1105 сума декретних у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ, та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
За п. 3 Порядку №1266, середньоденна заробітна плата обчислюється шляхом ділення нарахованої за 12 календарних місяців заробітної плати, на яку нараховано ЄСВ, на кількість календарних днів перебування у трудових відносинах у розрахунковому періоді, без урахування календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин.
До поважних причин належать також й відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Оскільки розрахунковий період, на який припадають поважні причини, вилучається із розрахунку, тому місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких перебувала у відпустці для догляду за дитиною до трьох років, вилучаються з розрахункового періоду.
Тому декретні потрібно нараховувати відповідно до п. 12 Порядку №1266 виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) на день початку відпустки з вагітності та пологів. Сам розрахунок декретних у такому випадку проводиться наступним шляхом. Встановлений розмір окладу слід поділити на 30,44 відповідно до п. 5 Порядку №1266.
Окремо розрахувати декретні на рівні мінімальної зарплати також шляхом ділення мінімальної зарплати на 30,44. Далі слід порівняти розмір середньоденної зарплати, обрахованої з фактичних доходів працівниці, із розміром середньоденної зарплати, розрахованої з розміру мінімальної зарплати на дату настання страхового випадку. Якщо фактично розрахований середній заробіток буде менше за розрахунок на підставі мінімальної зарплати, то слід нараховувати декретні з мінімальної зарплати.