Хто може вручати повістку на підприємстві?
Вручення повістки (для уточнення даних, проходження ВЛК, мобілізаційне розпорядження) робить особа, відповідальна за ведення військового обліку. Така особа, яку керівник уповноважує вручати повістки працівникам на підприємстві, повинна мати службове посвідчення уповноваженої особи вручати повістки. Такі висновки випливають з пунктів 31 та 32 Порядку №560.
Призначення представників підприємств, уповноважених вручати повістки, здійснюється наказом відповідного керівника, який є підставою для видачі службового посвідчення особи, уповноваженої вручати повістки. Про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку, видання відповідного наказу та встановлення доплат, читайте у статтях:
- Військовий облік: призначення відповідальної особи та встановлення доплат
- Як вести військовий облік на підприємстві у 2025 році: з чого почати керівнику та відповідальній особі
Службове посвідчення особи, уповноваженої вручати повістки, засвідчується особистим підписом керівника та скріплюється гербовою печаткою.
У додатку 1-1 до Порядку №560 йдеться про Службове посвідчення. Тож аби дотриматися формально цієї норми про наявність посвідчення у особи, яка вручатиме повістки на підприємстві, потрібно або розробити цей документ самостійно, або взяти його з Порядку №560 і адаптувати під себе (зразок, затверджений Порядком №560, див. нижче).
Завантажити бланк Службового посвідчення особи, уповноваженої вручати повістки >>>
Оповіщення працівників за Порядком №1487 та Порядком №560
У пункті 47 Порядку №1487 визначено дії роботодавця, якщо на підприємство надійшло розпорядження від ТЦК (СБУ, розвідки) щодо оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК (СБУ, розвідки).
Керівники підприємств зобов'язані:
- видати наказ (розпорядження) про оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів;
- довести його до відома таких осіб під особистий підпис;
- вручити призовникам, військовозобов'язаним та резервістам повістки(за наявністю) про явку за викликом до Р (М)ТЦК, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу;
- забезпечити здійснення контролю за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов'язаних та резервістів до відповідного Р (М)ТЦК, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу.
Завантажити бланк Наказу про оповіщення щодо виклику до ТЦК та соціальної підтримки >>>
У пункті 13 Порядку №560 зазначено, що керівники підприємств з отриманням розпорядження відповідного голови держадміністрації (військової адміністрації) або відповідного керівника Р (М)ТЦК про проведення заходів мобілізації чи виклик резервістів та військовозобов'язаних:
- видають наказ про проведення оповіщення;
- організовують через відповідальних осіб здійснення оповіщення у робочий час працівників підприємства шляхом вручення повісток під їх особистий підпис;
- повідомляють письмово у триденний строк Р (М)ТЦК про результати оповіщення та виконання резервістами та військовозобов'язаними вимог законодавства;
- забезпечують прибуття резервістів та військовозобов'язаних шляхом їх перевезення від підприємства до пунктів збору Р (М)ТЦК або ВЧ чи звільнення їх від виконання обов'язків з урахуванням часу, необхідного для прибуття та у разі потреби часу на зворотній шлях;
- невідкладно інформують про працівників, які відмовилися від отримання повісток, та працівників, які написали заяви про звільнення.
Що потрібно вказати у наказі керівника про оповіщення?
- підставу та мету видання;
- перелік осіб, які підлягають оповіщенню;
- дату, час та місце їх прибуття;
- способи доставки до ТЦК, який надіслав розпорядження;
- осіб, відповідальних за здійснення оповіщення;
- порядок здійснення контролю за оповіщенням та прибуттям військовозобов'язаних.
Проведення оповіщення працівника, який працює дистанційно (надомно)
У пункті 47 Порядку №1487 зазначено, що дистанційників і надомників слід оповіщати рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Тобто алгоритм у роботодавця такий:
- видає наказ про оповіщення;
- надсилає копію наказу працівнику рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення;
- копіює документи, видані Укрпоштою (Новою поштою такі документи не надсилаються);
- надсилає до ТЦК у триденний строк (три робочі дні) копію наказу про оповіщення, копії підтвердних документів, що працівник є дистанційником (надомником), та копії поштових документів.
Якщо працівник у відпустці (у відрядженні, на лікарняному): як провести оповіщення?
У пункті 47 Порядку №1487 йдеться про те, що працівників, які тимчасово відсутні на роботі, також слід сповістити, якщо на їх ім’я надійшла повістка. У цій ситуації діють аналогічно, як і під час дистанційної роботи.
Алгоритм дій роботодавця:
- видання наказу про оповіщення;
- надсилання копії наказу працівнику рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення;
- копіювання документів, виданих Укрпоштою (Новою поштою такі документи не надсилаються);
- надсилання до ТЦК у триденний строк (три робочі дні) копії наказу про оповіщення, копії підтвердних документів про перебування у відпустці (відрядженні, на лікарняному) та копії поштових документів.
Чи надсилати до ТЦК копії документів, які свідчитимуть про відсутність працівника?
Щоб не було проблем у керівника з ТЦК, обов’язково потрібно надсилати до ТЦК копії документів, які свідчитимуть про відсутність працівника.
Наприклад, у судовій справі №242/2067/23 йдеться про те, що під особистий підпис було оповіщено лише двоє з чотирьох працівників. Один із працівників перебував у відпустці, а інший просто не розписався у наказі.
Суд визнав невиконання керівником процедури ознайомлення працівниками з наказом і правомірним притягнення до адмінштрафу за ч. 2 ст. 210-1 КУпАП.
Керівник повинен був діяти так:
- щодо працівника, який перебуває у відпустці, мав повідомити ТЦК (додати копію наказу про відпустку). І саме тоді, коли надсилалася інформація про результати оповіщення працівників;
- щодо працівника, який відмовився отримати повістку або розписатися в наказі про її отримання, треба було скласти Акт про таку відмову. І повідомити про це ТЦК (із копією акта).
Але самого надсилання копії наказу з наявними та відсутніми підписами про оповіщення, недостатньо. Необхідно пояснити відсутність кожного підпису та, за можливості, підтвердити усі причини документально. Про це ми писали у статті "Працівника викликають до ТЦК: які дії роботодавця?"
В який строк надсилати до ТЦК копії наказів або документи про оповіщення відсутніх працівників?
І в Порядку №1487, і в Порядку №560 зазначено, що надіслати копію відповідних наказів (розпоряджень) та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення необхідно у триденний строк.
Тут важливо орієнтуватися не на робочі, а на календарні дні.
На яку адресу надсилати відсутнім працівникам копії наказу про оповіщення?
На жаль, у Порядку №1487 не зазначено, куди саме надсилати накази працівникам. Якщо з дистанційними і надомними працівниками більш-менш зрозуміло, то як бути з тими, хто перебуває у відпустках, відрядженнях, на лікарняному, неясно.
Якщо працівник перебуває у відпустці, він не зобов’язаний бути лише вдома. Працівник, якого скерували у відрядження, точно не перебуватиме за адресою своєї реєстрації чи місця фактичного поживання. А працівник, який перебуває на лікарняному, може лікуватися як вдома, так і бути на стаціонарному лікуванні.
Втім, слід дотриматися вимог, зазначених у Порядку №1487, аби це не виглядало як невиконання розпорядження ТЦК про оповіщення працівників.
На думку автора, доцільно надсилати копію наказу на адресу, зазначену самим працівником при оновленні контактних даних. (Докладно про оновлення контактних даних згідно Закону №4412 читайте у цій статті).
Зауважте, що згідно з частиною третьою ст. 7 Закону №2136 працівник має забезпечувати можливість комунікації з ним та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати роботодавця про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання).
Таким чином, якщо працівник перебуватиме у довготривалій відпустці поза адресою проживання, він мав би повідомити про те, де саме він буде. Якщо ж працівник цього не зробив, то копію наказу про оповіщення потрібно надіслати на його останню відому адресу. Так само слід діяти, коли працівник хворіє і коли перебуває у відрядженні. Втім, більшість роботодавців та працівників нині спілкуються і за допомогою мобільного та інтернет-зв’язку. Тому не буде зайвим повідомити працівника про зміст наказу (що його на робочому місці чекає повістка) і за допомогою цих альтернативних каналів.
***
Військовий облік на підприємстві: все, що потрібно знати бухгалтеру і кадровику
Щоби ведення військового обліку не стало головним болем бухгалтерів і кадровиків, ми підготували надзвичайно корисну добірку найкращих і найпопулярніших матеріалів на цю тему.
Це — ваш надійний путівник по більш як 25 новинам і статтям на сайті «Дебету-Кредиту».